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はじめに 当サイトのコラムに度々掲載されるSmartsheetについてですが、まだまだどのような製品かご存知ない方もいらっしゃると思います。 今回はこのSmartsheetについて、概要と使いこなすための学習サイトをご紹介します。 Smartsheet初心者の方や少し興味をお持ちの方など、まずはご一読ください。 なお、製品を無料で試してみたい方、購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。 ▶︎Smartsheetの無料トライアル 概要 表を基本に多数のプロジェクトを一元管理 Smartsheetは、チームがプロジェクト管理、ワークフロー自動化、迅速な新規ソリューション構築などの作業を共有し、ビジネス目標に到達するためのダイナミックなワークスペースです。 Smartsheetは基本的に使いやすい表計算形式のプラットフォームを採用しており、さらにチームの効率性、有効性、拡張性を高めるコラボレーションソフトウェアをはじめ、さまさまなサードパーティーのソリューションとの統合が盛り込まれており、タスクやリソース、テクノロジーなど必要な全てを1カ所に集約できます。 個人やチーム間のやり取りもSmartsheet上に集約 チーム内で業務に関連した会話のやり取りがSmartsheet 上で行えます。業務の可視性が向上し、迅速に意思決定できるようになります。 グリッドビュー、カードビュー、ガントビュー、カレンダービューの4種類のビューがあり、それぞれで作業状況を記録・編集・表示できます。作業に合わせ、分かりやすいビューを使って、状況を簡単に共有できます。 フォームでデータを取得し、ワークフローや反復作業を自動化できます。 ダッシュボードやレポートをすぐに作成して共有できます。 お気に入りのチャットツールとのインテグレーションにより、重要な仕事に集中できるようになります。 Smartsheetは広大なエコシステムを持っており、貴社のSoR（Systems of Record）や日常的に使用している生産性アプリケーションにも接続でき、組織全体の全ての作業を単一のプラットフォームに集約できます。 シンプル＆パワフルな自動化フロー Smartsheetでは、チームメンバーで共有可能な、シンプルでパワフルな自動化ワークフローを、数分で導入できます。アラートの送信、承認や更新の要求、シートの変更や事前に設定した時間をトリガーとした行のロックなど、作業の中で繰り返し行われるプロセスを自動化できます。 直感的なビジュアルエディターで複数のアクションや条件付きパスを組み合わせることで、ビジネスユーザーが独自のワークフローを自動化できるようになります。ビジネスニーズに対応したソリューションの迅速な構築を、コード不要の使いやすいプラットフォームで実現できます。 さらに、Smartsheetは管理者に可視性とエンタープライズレベルセキュリティーコントロールを提供しますので、小規模なチーム企業規模の展開まで、安心してご利用いただけます。 ユーザーやグループの管理、使用状況レポート、エンタープライズ構成オプションの間の合理的なナビゲーションを提供します。 シンプルな管理画面で、誰がライセンスを持っているのか、どのグループに属しているのか、どのインテグレーションにアクセスできるのか簡単に把握できます。 Smartsheetのベストプラクティスに基づいた推奨ステップを利用してアカウント構成を最適化することで、セキュリティーとアカウント設定の可視性を向上できます。組織の内外を問わず、コラボレーションする人たちがチームとして共同作業できるようになります。 Smartsheetのユースケース：コンテンツ制作管理 例えばコンテンツ制作作業にSmartsheetを使う場合、ディレクターはプロジェクトシートから制作プロセスを監督することができます。 自動化されたアラートやリマインダーを使用して、デザイナーがスケジュール通りに作業できるようにします。 レポートやダッシュボードにコンテンツタスクを含めることで、可視性を高めます。同僚、ベンダー、およびクライアントはシートにアクセスせずに、校正内容をを確認できるようになります。 固定可能なアノテーションや会話、および個々の承認を介して詳細なフィードバックを提供できます。何かを更新するときには自動ロックが利用できますし、バージョンの混乱も解消できるため、同時に複数の人が校正に入れます。こうしてプロセスのボトルネックを回遊できます。 マーケティングの業務に利用する場合、マーケティングチームの連携、フレキシブルなワークフローの構築が可能です。そして、戦略の立案からキャンペーンの実施と管理まで、あらゆるアクティビティーを一元管理できるようになります。戦略や実行状況についてチームメンバー、経営層、パートナー、エージェンシーその他の関係者とも、適切な権限・アクセス制限をした上で共有できます。その結果として、マーケティングエージェンシーとしての御社の活動を成功に導きます。 smartsheetプラットフォームはインテグレーション機能により、Adobe Creative Cloud、Slack、Google Workspace、JiraなどのSaaSと接続することができます。 Smartsheetはデジタル資産管理とリソース管理の機能を一つのバッケージにまとめた唯一の業務管理プラットフォームです。 学習サイト https://help.smartsheet.com/ja 自分のペースで進められるガイド付きの学習トラックで 、よくある質問のトピックや紹介ビデオを組み合わせて、Smartsheet の各機能がどのように組み合わされているかを順番に確認できます。 レベル 1: 今すぐスタート トピック 1 Smartsheet の概要 トピック 2 シートを作成する トピック 3…

はじめに Smartsheetのワークフローで「行の移動」アクションを使用すると、特定の条件が満たされたときに、行をソースシートから別のシートに自動的に移動することができます。これによりシートをより適切に整理し、タスク管理の時間を節約しすることができます。また、シートの行数が制限に近づいた場合にも役立ちます。 この記事ではSmartsheetの「行の移動」機能の利用例と具体的な設定方法について解説します。 必要な権限 ワークフローで「行の移動」アクションを設定するには、ソースシートと宛先シートの両方で所有者または管理者の権限が必要となります。またライセンスユーザーである必要があります。 「行の移動」機能の利用例 たとえば、Smartsheetのフォームを使用し、さまざまな製品のマーケティング コンテンツに関するユーザーからのフィードバックを収集しているとします。ですが、既に対応済のフィードバックも含めデータが溜まり始めているためシートの管理が煩雑になっています。 そこで、過去30日以内に投稿されたデータのみを管理出来るようシートを整理・合理化したいと考えています。 過去のデータを参照できるように、すべてのデータをを保存する必要があるため、他のシートへのアーカイブが必要になりまが、現在はシート間で手動でコピーして貼り付けしています。 このようなケースでは「行の移動」機能を利用することで、プロセスを自動化することが可能です。 「行の移動」アクションの設定方法 上記利用例のプロセスを実現するための具体的な設定方法について説明します。 「自動化」メニューをクリックし「ゼロからワークフローの作成」を選択します。 ワークフローを作成するには、最初に名前を付ける必要があります。 ルール ウィンドウの上部にあるフィールドに名前を入力します。 「トリガー」で「日付が達した場合」を指定します。 トリガーの実行タイミングはデフォルトは「１回実行」になっていますが、今回はに毎週金曜日に実行したいため「カスタム」を選択します。 「カスタムの定期的なパターン」ダイアログで以下を設定します。 次の間隔で繰り返す：1週間 繰り返しパターン：金曜日 終了：なし トリガーの実行時間を指定します。（ここでは18:00に設定します。） 「条件」で以下を設定します。 Submitted On：≠次の日数以内(過去)：30 「アクション」で「行を移動」を選択します。 「+ シートの選択」が表示されますのでクリックします。 「対象シートの選択」ダイアログが表示されますので、検索窓からキーワードを入力し移動先のシートを指定します。 最後に「保存」をクリックしてワークフローの設定は完了です。 まとめ Smartsheetの「行の移動」機能は、プロジェクトの管理において強力で効率的なソリューションを提供します。この機能により、行をシームレスに再配置し、プロセスを合理化し、コラボレーションを強化することができます。その結果、時間を節約し、エラーを減らし、生産性を向上させることができます。タスクの整理、進捗状況の追跡、データの整合性の維持など、どんな場面でもこの機能はワークフローを最適化し、目標達成の可能性を広げます。是非ご活用ください！ Implement DigitalではSmartsheet導入・運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

はじめに 多忙な日々の業務の中で、効率的なコラボレーションと効果的なプロジェクト管理が成功に不可欠です。 組織やチームが目標を達成できるようにするためのプロジェクト管理プラットフォームであるSmartsheetは、包括的な機能とツールセットを提供します。 その強力な機能の中には、作業の進捗状況、リソースの割り当て、チームのパフォーマンスに対する貴重な可視性を提供するワークインサイト機能があります。 今回は、Smartsheet のワークインサイトの世界を詳しく掘り下げ、プロジェクトの管理方法に革命をもたらし、ワークフローを合理化する方法を紹介します。 ワークインサイトとは？ ワークインサイトは、作業プロセスの全体的なビューを提供するSmartsheet 内の高度な分析ツールです。 これにより、主要な指標を追跡し、情報に基づいた意思決定を推進するための貴重なインサイトを得ることができます。 ワーク インサイトは、チームのアクティビティ、リソースの使用状況、タスクの進捗状況に関する詳細な情報を提供することで、業務の最適化、生産性の向上、組織全体のコラボレーションの強化を可能にします。 必要な権限 Smartsheet のワークインサイトは、シートに対する特定の権限を持つライセンス ユーザーが利用できる機能です。 シートを共有または編集できる管理者、所有者、および編集者は、この機能を利用して作業プロセスを可視化できます。 Smartsheetは、これらの権限のある個人にアクセスを許可することで、適切な関係者がリソース割り当ての最適化、プロジェクトの進捗状況の追跡、コラボレーションの強化に必要なインサイトを確実に得られるようにします。 主な機能とメリット リアルタイム ダッシュボード ワークインサイトは、プロジェクトのさまざまな側面をリアルタイムで可視化する直感的なダッシュボードを提供します。 これらのカスタマイズ可能なダッシュボードを使用すると、プロジェクトのステータス、タスクの完了率、リソースの割り当てなどの重要な指標を監視できます。 明確な視覚化と最新のデータにより、ボトルネックを迅速に特定し、問題に積極的に対処し、データに基づいた意思決定を行うことができます。 リソースの割り当てと管理 リソースを効率的に管理することは、プロジェクトの成功に不可欠です。 ワークインサイトを使用すると、組織全体のリソース使用率を追跡できるため、潜在的なキャパシティの問題を特定し、リソースを効果的に割り当てることができます。 従業員のワークロードの包括的な概要を把握することで、リソースの割り当てを最適化し、ワークロードのバランスをとり、チームが最高のパフォーマンスで稼働できるようにすることができます。 チームパフォーマンス分析 チームのパフォーマンスを理解することは、生産性を最適化し、改善すべき領域を特定するために重要です。 ワークインサイトは、個人およびチーム レベルの貢献を評価するのに役立つパフォーマンス分析を提供します。 タスクの完了率、納期厳守、応答性などの指標を分析することで、パフォーマンスの高い個人を認識し、パフォーマンスのギャップに対処し、継続的な改善の文化を促進することができます。 プロジェクトの追跡とコラボレーション ワークインサイトを使用すると、プロジェクトの進行状況を簡単に追跡できます。 プロジェクトのタイムライン、タスクの依存関係、マイルストーンを視覚化することで、プロジェクトのステータスの包括的な概要を得ることができます。 この可視性により、潜在的なリスクを特定し、タイムラインを積極的に調整し、関係者に常に情報を提供することができます。 さらに、ワークインサイトは透明性とコラボレーションを促進することで、チーム メンバー間の効果的なコミュニケーションを促進し、責任と説明責任を共有する文化を促進します。 ワークインサイトの使用方法 ワークインサイトを使用するには、シートの右側にあるワークインサイトのアイコンをクリックします。なお、シートで初めてワークインサイトを有効にする場合、過去のデータを全て分析するのに数分かかることがあります。 デフォルトでは自動的に以下のような3つのインサイトが表示されます。 列スナップショット 選択した列の値によって分割された行数がグラフで表示されます。 「担当者ごとのアサイン件数」などを確認できます。 時系列 日、週、月、単位で追加された行数がグラグで表示されます。 「今週追加された新規リクエスト数」などを確認できます。 クロス修正 2つの列の値にまたがる行数がテーブル形式で表示されます。 「担当者ごとステータスごとの件数」などを確認できます。 各インサイトでは、インサイトの名称・対象の列・対象の期間を変更することができますので様々な視点で分析を行うことが可能です。 データのフィルター 各インサイトでデータをフィルターする場合、次の 2種類の条件が選択可能です。…

はじめに プロジェクト管理では、クリティカルパスとドライビングパスを特定することがプロジェクトの成功にとって重要です。 これらのパスは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの期限に間に合うように期限までに完了する必要があるタスクを決定するのに役立ちます。 Smartsheetは、主要なクラウドベースのコラボレーションおよび作業管理ツールであり、プロジェクトマネージャーがクリティカルパスとドライビングパスを習得するのに役立つ高度な機能を提供します。 クリティカルパス分析(CPA)とは？ クリティカルパス分析は、プロジェクトスケジュール内のクリティカルパスを特定するプロジェクト管理手法です。 クリティカルパスは、プロジェクトを期限までに確実に完了するために、期限までに完了する必要がある一連のタスクです。プロジェクトマネージャーがプロジェクトのタイムラインに最も影響を与えるタスクを特定し、それに応じて優先順位を付けるのに役立ちます。 Smartsheetのクリティカルパス機能を使用すると、プロジェクトマネージャーはプロジェクトスケジュール内のクリティカルパスを自動的に識別できます。 この機能を使用するには、ガント チャートビューでクリティカルパスの切り替えをオンにするだけです。 Smartsheet ではクリティカルパスタスクが赤色で強調表示されるため、それらのタスクを簡単に特定して優先順位を付けることができます。 必要な設定 クリティカルパス機能を利用するには、シートをガントビューで表示する必要があります。 上部のツールバーからガントビューを選択し、ガントビューに切り替えてください。 任意の列ヘッダーを右クリックし、[プロジェクト設定の編集] を選択します。 「依存関係の有効化」がオンになっていることを確認します。また「先行タスクの列」「期間」に適切な列が指定されていることも合わせて確認してください。 ※「依存関係の有効化」オンになっていないとクリティカルパス機能を利用することができません。 各タスクに「期間」「開始日」「終了日」「先行タスク」が適切に設定されていることを確認します。 ※クリティカルパス機能を活用するには、「先行タスク」でタスク間の関係をどのように定義するか が大きな鍵となります。 クリティカルパスを表示または非表示にする方法 クリティカルパスを表示するには、シートの右上隅にある「クリティカルパス」 アイコンをクリックします。 プロジェクトのクリティカルパスを構成するすべてのタスクとマイルストーンが赤色で表示され、その重要性が強調されます。 クリティカルパスを非表示にするには、再度「クリティカルパス」アイコンをクリックしてください。 サマリーパスとは？ サマリーパスはクリティカルパスの一種で、シート全体のクリティカルパスを表示するのではなく、選択した親タスクのクリティカルパスをより細かく表示するものです。 サマリーパスを表示または非表示にする方法 サマリーパスを表示するには、該当の親タスクをクリックします。 「サマリーパスを表示」オプションを選択します。 選択した親タスク内の子タスクについて赤色で表示され、その重要性が強調されます。 サマリーパスを非表示にするには、親タスクをクリック後、「サマリーパスを非表示」オプションを選択してください。 ドライビングパスとは？ ドライビングパスは、タスクの開始日に影響を与える他のタスクを表示するものです。 ドライビングパスを確認し、重要なタスクの開始日に影響するタスクをいち早く見つけましょう。 サマリーパスを表示または非表示にする方法 ドライビングパスを表示するには、該当の子タスクをクリックします。 「影響を与えている先行タスクの表示」オプションを選択します。 ドライビングパスのタスク バーのが紺色になり、ガント チャートで表示されるようになります。 ドライビングパスを非表示にするには、子タスクをクリック後、「影響を与えている先行タスクの非表示」オプションを選択してください。 まとめ Smartsheetには、プロジェクトの依存関係を有効にすることで、重要な依存関係を視覚的に確認できる3つの方法が用意されています。 クリティカルパスは、どのタスクがプロジェクトの完了日に影響を与えるかを表示します。 サマリーパスは、どのサブタスクが特定のサマリー行、つまり親行の完了日に影響を与えるかを表示します。 ドライビングパスには、タスクの開始日に影響を与える先行タスクが表示されます。 これらの機能を活用することで、プロジェクトの期限に間に合うようにタスクを決定し、プロジェクトの効率的な管理を実現できます。 Implement DigitalではSmartsheet導入・運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

はじめに 人々に校正をレビューしてもらい、タイムリーにフィードバックを提供してもらうのは面倒な場合がありますが、ありがたいことに Smartsheet の校正機能を使用すると、コンテンツを即座にレビューして複数の関係者に承認してもらうことができます。 Smartsheet の校正機能ではファイルをアップロードしてチェックしてもらい、同僚、ベンダー、クライアントなどの他の人に意見を求めることができます。 自分の考えについて話し、コメントを強調表示し、それに同意するかどうかを示すことができます。 Smartsheetの校正機能では以下のことができます。 コンテンツ内のタイプミスを見つける 画像のデザイン、色、フォント、レイアウトについてフィードバックを得る オーナーや顧客のあなたの作業について承認を得る 校正機能の権限 シートの所有者、管理者、編集者はレビュー用に校正を追加することができます。 また無料ユーザーを含むすべてのユーザーが、校正をレビューしてフィードバックを提供できますが、校正をアップロードしてフィードバックをリクエストするにはライセンスが必要となります。 校正可能なファイル種別 ファイルの種類に関するいくつかの重要な注意事項を確認しましょう。 ファイル種別 サポートされているファイル 注意事項 画像 jpg、jpeg、png、bmp、gif 単一画像または複数画像のプレビューと注釈を完全にサポート 動画 mp4、avi、mov 単一動画のプレビューと注釈の完全なサポート Adobe pdf 単一PDFのプレビューと注釈の完全なサポート Microsoft doc、docx、dot、rtf、xls、xlt、xlsx、xltx、ppt、pot、pps、pptx、potx、ppsx 単一ドキュメントのプレビューと注釈の完全なサポート Smartsheetアイテムに添付されたファイル Smartsheetアイテムに添付できる任意のファイルタイプ コンテンツを直接プレビューしたり、注釈を付けたりすることはできません。 フィードバックをリクエストしたり、コメントを残したり、変更を承認またはリクエストしたり、バージョンを管理したり、校正を完了としてマークしたりすることができます。 校正機能の使用方法 (1)校正の追加 校正はSmartsheetのすべてのシートで利用できる中心的な機能です。 校正用のファイルを追加するには、該当する行の 「校正を追加」アイコンをクリックします。 (2)コラボレーション 校正のコラボレーションには 2 つのオプションがあります。 1 つ目はメンションを通じて行われます。 ユーザーが @でメンションされると、校正が含まれる行に直接移動する通知を受け、校正のレビューを開始できるようになります。 2 つ目はシート外での共同作業と承認のために外部レビューリンクが送信されます。 それでは画像をアップロードしてみます。 「アップロード」ボタンからファイルを選択し画像をアップロードします。 画像をアップロードしたら、レビュー担当者にこのファイルをレビューしてもらう必要があります。 これを行うには、上部に「招待」ボタンをクリックします。 ここで、校正レビューの宛先、件名、メッセージをカスタマイズできます。…

はじめに Smartsheetでは、数式と関数を使用して、単一のシート内または複数のシートを跨いで計算や参照を実行することができます。また記号やドロップダウンフィールドを自動化することもできます。前回は基本編として数式と関数の設定方法の概要を紹介しましたが、今回は応用編として子階層のデータを取得する方法、設定した数式を他の行にも適用する方法、シート間の数式の使用方法を紹介したいと思います。 子階層のデータを取得する Smartsheetは階層でインデントを設定出来ますが、親階層のセルで子階層のデータを関数で取得することが出来ます。 (1)具体的にはCHILDREN()関数を使用しますが、例えば子階層の合計値をSUM関数で取得する場合は以下のような数式を設定します。 =SUM(CHILDREN()) 以下は子階層「商品1」〜「商品5」の定価合計値を親階層に設定する例です。 (2)数式を設定すると以下のように子階層の合計値が表示されます。 設定した数式を他の行にも適用する 設定した数式を他の行にも適用するには、いくつか方法があります。 ドラッグフィル ドラッグフィルは値または数式を1つのセルから他のセルにコピーします。 なお、数式でドラッグフィルを使用すると、セル参照は自動的に新しい配置が反映されます。 例えば上記のようなシートがあり「商品1」の「割引後価格」を以下のような数式で設定します。 =定価1 – (定価1 * 割引率1) 設定した「商品1」の「割引後価格」をドラッグフィルで「商品2」〜「商品5」にも適用してみましょう。 (1)該当セルを選択し、右下にカーソルを合わせると十字マークが表示されます。 (2)そのままドラッグしながらコピーしたい列までカーソルを移動しドロップします。 「商品5」の数式を確認すると、セル参照が新しい配置(5行目)が反映されていることが確認出来ます。 列の数式 列の数式を使用すると、すべての行に数式を適用することができます。 ただし数式に行番号が指定されたセルを指定することは出来ませんので、@row、列参照、 シート間参照を使用する必要があります。 それでは「消費税」を列の数式で設定する例で説明していきます。 (1)「商品1」の消費税を以下の数式で設定します。 =割引後価格@row – (割引後価格@row * 0.1) ※数式に行番号を指定すると列の数式が設定出来ませんので”@row”を指定しています。 (2)数式を設定したセルを選択後、右クリックしメニューの「列の数式に変換」を指定します。 (3)「商品2」〜「商品5」の「消費税」が表示されました。 ※列の数式が設定されると列ヘッダに「fxマーク」が表示されます。（この列が列の数式を設定していることを把握出来ます。） 列の数式を編集したい場合は、セルを選択後、右クリックでメニューを表示し「列の編集」を、「列の数式」から「セルの数式」に戻したい場合は、「セルの式に変換」をクリックします。 シート間の数式 Smartsheet では数式を使用して複数のシート間で計算を実行することも可能です。 今回は以下のようなシートで東京の売上高を別シートの売上データから集計する数式を設定していきます。 (1)東京の売上高セルを選択し=SUM(まで入力します。 (2)「別のシートを参照」をクリックします。 (3)「別シートを参照」ダイアログが表示されますので、「東京エリアの売上」シートを検索し選択します。 (4)売上高の行をすべて選択し「参照の挿入」をクリックします。 (5)SUM関数の数式が完成していることを確認し、Enterキーを入力します。 (6)以下のように東京の売上高の数式が完成しました。 まとめ 今回はSmartsheetの数式と関数の応用的な使用方法について説明しました。数式を使用して計算やデータ処理を自動化し、プロジェクト管理を効率化することができます。是非活用してください。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

はじめに Smartsheetでは、数式と関数を使用して、単一のシート内または複数のシートを跨いで計算や参照を実行することができます。また記号やドロップダウンフィールドを自動化することもできます。本記事では数式と関数の基本的な使い方を紹介します。 権限レベル Smartsheetでは、シートのオーナーや管理者はシート全体を完全に制御でき、ロックされたフィールドとロックされていないフィールドの両方で数式の作成や編集が可能です。一方、編集者はロックされていないフィールドのみで数式を作成および編集することができます。ロックされたフィールドとは、保護されたセルであり、最初に保護を解除しなければ変更できません。 数式を設定可能なフィールドタイプ Smartsheetでは、以下のフィールドタイプで数式を設定できます。 文字列/数値フィールド 連絡先リストフィールド 日付フィールド ドロップダウンリストフィード チェックボックスフィールド 記号フィールド ％割り当てフィールド ただし、フィールドが依存関係やリソース管理に使用されている場合、ユーザーは数式を設定できません。 数式の設定が制限されたフィールドタイプ Smartsheetには、数式を設定できないフィールドがいくつかあります。 リソース管理で使用されている連絡先リストフィールド システムフィールド デフォルトカラム 「添付ファイル」「コメント」「行アクションインジケーター」 依存関係とリソース管理に使用されるフィールド 「開始日」「終了日」「期間」「先行タスク」「%完了」 Smartsheetで数式を作成する際には、これらの制限を念頭に置くことが重要です。これにより、エラーや予期しない結果を回避することができます。 演算子と関数 演算子 Smartsheetの数式では以下の演算子を使用出来ます。 演算子 説明 + 追加 – 減算 * 乗算 / 除算 ^ 指数 < より小さい > より大きい >= より大きいか等しい <= より小さいか等しい = 等しい <> 等しくない 関数 SmartsheetはSUM、AGV、IFなど様々な関数が使用出来ます。 使用可能な関数については、Smartsheet 関数リストを参照してください。 数式の設定方法…

はじめに Smartsheetのアラート・リマインダーを使用することは、時間を節約し、重要な情報が関係者に適時共有されることを保証する効果的な方法です。 本記事ではSmartsheetこのアラート・リマインダー機能を活用する方法について説明します。 アラート アラートは、シート内の重要な情報の変更や更新をリアルタイムで通知する反応型の方法です。これにより、新しい動向に迅速に対応し、タスクや責任を管理することができます。 リマインダー リマインダーは、シート内の重要なタスクについて自分自身や他の人にプロアクティブにリマインドする方法です。重要な日付や時間に対してタスク所有者に事前通知することで、急ぎの対応を避け、プロジェクトがスケジュール通りに進行することを確認できます。 シート全体に定期的なリマインダーを設定する あなたのチームはシートのアイテムを更新することにはかなり優れていますが、更新を行うことを忘れることがあります。また、プロジェクトが必要な日付に近づいているときには、アラートを受け取りたいと思っています。そこで 毎週金曜日に未完了タスクの担当者にリマインダーを通知するワークフローを作成していきます。 ワークフローはゼロから作成する方法とテンプレートギャラリーから選択して作成する方法がありますが、今回はテンプレートギャラリーを利用します。 自動化メニューの「テンプレートからワークフローを作成…」を選択します。 テンプレートの中から「特定の日付にユーザーにリマインダーを送信」を選択します。 リマインダーワークフローを選択したため、アクションパネルはすでに「ユーザーにアラート送信」が選択されています。なぜなら、誰かにアラートを送信することとリマインダーを設定することは同じアクションだからです。 ワークフローに名前を付けてトリガーを定義します。このワークフローは毎週金曜日に実行したいので、トリガーが「日付に達した場合」に設定されていることを確認した上で「1回実行」ドロップダウンから「カスタム」を選択します。 デフォルトはすでに「次の間隔で繰り返す」は1週間に設定されています。したがって、「繰り返しパターン」ドロップダウンから「金曜日」を選択するだけです。なお、このリマインダーを金曜日以外の別の曜日にも送信したい場合は、複数の曜日を選択できることも出来ます。 リマインダーを通知送する時間を指定します。ここでは17:00を選択します。なお、タイムゾーンはシートオーナーのタイムゾーンであることを知っておくことが重要です。 ワークフローの条件を1つ設定しましょう。条件パネルで、「フィールドを選択」から「ステータス」を選択し、「未開始」と「進行中」の値を設定します。 リマインダーの通知先を担当者に設定します。「特定のユーザーに送信」のドロップダウンから「セル内に含まれているの連絡先に送信」を選択して列を設定してください。 最後に保存をクリックし、ワークフローの作成は完了です。 注意点 設定した条件を満たすシート内のすべての行に対してワークフローが同時にトリガーされます。 日付のない行は、日付フィールドベースのワークフローに含まれません。 トリガーのタイムゾーンは、シートのオーナーのタイムゾーンと同じになります。 シートが空の場合、ワークフローをリマインダーを通知しません。 行レベルで一回のみのリマインダーを設定する シート内の特定の行に対し一度だけリマインダーを通知することも可能です。この場合は対象の行全体を選択後、右クリックで行のメニューを表示し「リマインダーの設定…」を選択します。 これにより「新しいリマインダー」ダイアログが開き、1回限りのリマインダーを設定できます。このウィンドウでは、この行に割り当てられたユーザーが、締め切り前にリマインダーを受け取るよう指定できます。これにより、締め切りが過ぎる前に必要なフィールドを更新することができます。 このリマインダーはシートに共有された人または任意の連絡先列に送信することができます。複数選択連絡先列がある場合、行レベルのリマインダーは、セル内のすべての名前に送信されます。 次に、必要な日付列を指定する必要があります。 「日付リンク」をクリックし、任意の日付列を選択するか、このアラートを送信する特定の日付を指定できます。 リマインダーが設定された行には、行アクション指示列にベルアイコンが表示されます。一度限りのリマインダーは繰り返しのないタスクに適していますが、チームがタスクを適切に更新するようにする必要があります。 まとめ アラートやリマインダーをワークフローで自動化することで、的確かつ正確な情報を受け取り、ユーザーがその情報を最新の状態に保つことができます。全体的にこれらの自動化を使用することで、エラーや遅延、締め切りの見落としなどのリスクを最小限に抑えながら、より速く効率的に作業することができます。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

Smartsheetの会話機能とは？ Smartsheetの会話機能は、チーム内の重要なコミュニケーションをリアルタイムで管理・監視することができます。会話はSmartsheetの行、シート、ワークスペースのレベルで利用することができます。 ユーザーは、@（アットマーク）でメンションし、シート上で直接リアルタイムに返信、またはアプリケーションを切り替えることなくメールから返信することができます。 シートを共有している全員が、自分の仕事の流れの中で、コメントを追ったり、見たり、返信したりすることができます。 全員が同じ情報を参照することで、会話の生産性が向上し、チームの連携が保たれます。 必要な権限 シートにアクセス権限があれば、会話のコメントを表示または印刷することができます。 以下のアクションを実行するには、追加の権限レベルが必要です。 アクション 必要な権限 コメントの作成または返信 シートの所有者、管理者、編集者、またはコメント作成者のアクセス権が必要です。 コメントの編集または削除 自分が作成したコメントを削除することはできますが、すべてのコメントやコメントスレッドを削除できるのはシートの所有者と管理者だけです。 コメントの追加またはアクセス方法 シート、レポート、またはワークスペースのコメントにアクセスするには、右側にあるメニューから「会話」をクリックすると会話パネルを表示することができます。 シートレベルまたは行レベルのコメントにアクセスするには、以下の方法で会話パネルを表示します。 グリットビュー 対象の行を選択し、一番左の列で、「コメントを追加」または「コメント」アイコンを選択します。 カードビュー 対象のカードを選択し後、右クリックし「コメント…」を選択します。なお既にそのカードにコメントがある場合は、カードの下部にコメントアイコンが表示されます。 注意 レポートの会話パネルは、シートのコメントにアクセスする方法と同様となりまが、シートとは異なり、行レベルのコメントのみが表示されます。 「すべて」「シート」および「未読」のタブは非表示になっています。 会話パネル内の分類 会話パネルでは、シート内のコメントが次のカテゴリに分類されて表示されます。 行 シート すべて 未読 ワークスペースでコメントにアクセスする ワークスペースでは、「コメントの追加」または「コメントのサマリー リストを表示」を選択して、ワークスペース内のコメントにアクセスできます。 ここではワークスペースに関連するコメントのみが表示されます。 特定のシートのコメントを表示するには、そのシートを開く必要があります。 コメントに関するヒント コメントは、投稿または返信された日付に基づいて、会話ペインまたはコメントフォームに時系列で表示されます。 最新のコメントは、会話ペインまたはコメントフォームの一番下に表示されます。 コメントに返信すると、そのコメントと返信 (スレッド) が会話ペインやコメントフォームの最上部に表示されます。 スレッド内の返信は、古い返信から順に表示されます。つまり、最新の返信がスレッドの最後に表示されます。 新しいコメントが付いた行には、新しいコメントの通知が表示されます。 会話ペイン内のコメントは、以下の分類で表示されます。 分類 説明 行 特定の行に関するコメント シート シート全体に関するコメント すべて シートおよび行に関するすべてのコメント 未読 未読のコメント まとめ…

はじめに Smartsheetのセルリンクは、複数のシートからリアルタイムにデータを結合、共有したい場合に役立つ機能です。セルリンクを使用することで、1つまたは複数のソースシートから指定された値を読み取り専用形式でサマリーシートに抽出できます。セルがリンクされているため、ソースシートの情報が変更された場合、サマリーシートのデータが自動的に更新されます。 セルリンクは、異なるシートからデータをマージする場合に役立ちます。セルリンクの主な用途は、ロールアップシートの作成、クロスプロジェクトの日付依存関係の維持、または複数のシート全体でデータが最新であることを保証することです。ただし、リンク処理はデータが含まれるセル、または以前にデータが含まれていたセルにのみ適用されます。またシート全体、行、列をリンクすることはできません。 必要な権限 セルリンクを作成する場合、ソースシートを見るためには少なくとも閲覧者レベルの権限が必要であり、宛先シートに対しては編集者レベル以上の権限が必要です。 リンクタイプ セルリンクには２種類のリンクタイプがあります。 インバウンドリンク インバウンドリンクは、別のシートから値を参照する「リンク先リンク」であることを示します。 また、このような「リンク先リンク」を含むシートは「リンク先シート」ということになります。 インバウンドリンクは以下のようにセルの右側に青色の矢印が表示されます。 アウトバウンドリンク アウトバウンドリンクは。別のシートで値が参照されている「リンク元リンク」であることを示します。 また、このような「リンク元リンク」を含むシートは「リンク元シート」ということになります。 アウトバウンドリンクは複数のシートへリンクすることができ、セルの右側に灰色の矢印が表示されます。 インバウンドリンクの作成（リンク先シートから） リンク先シートからリンク元シート、セルを指定してインバウンドリンクを作成する手順を説明します。 セルを選択し、ツールバーの「セルリンク」をクリックします。 （右クリックで表示されるメニューから「別シートのセルをリンク…」で良いです。） 「別シートのセルをリンク」ダイアログが表示されますので、左側の「データソースの選択」でシートを選択します。 ダイアログの右側で参照するセルを選択し「リンクの作成」をクリックします。 リンク先シートにセルリンク作成されます。 インバウンドリンクの作成（リンク元シートから） リンク元シートから該当のセルを指定してインバウンドリンクを作成する手順を説明します。 複数のリンク先がある場合には、こちらの方法が効率的となります。 リンク元シートで該当のセルを選択し、右クリックもしくはショートカットで範囲をコピーします。 リンク先シートを開き、リンクを作成するセルを選択後、右クリックし「条件付き貼り付け…」をクリックします。 「条件付き貼り付け」ダイアログが表示されますので「コピーされたセルへのリンク」を選択後、「OK」をクリックします。 複数のリンク先シートがある場合は、(2)以降を繰り返します。 セルリンク作成に関するヒント インバウンドリンクを作成すると自動的にリンク元シートにアウトバウンドリンクが作成されます。 リンク先シートでリンクされたセルはリンク元シートと同じ順序で表示されます。 同じリンク元シートから最大500個のインバウンドリンクを作成できます。 リンク先シートでのインバウンドリンクの合計数は最大で20,000個となります。 セルリンクの編集と削除 シート所有者と、編集者または管理者の権限を持つ場合、セル リンクの編集と削除を行うことができます。 インバウンドリンク インバウンドリンクを編集する場合、該当セルをダブルクリックすると「別シートのセルをリンク」が表示されますので、新しいセルを選択します。 また、インバウンドリンクを削除する場合は、該当セルを右クリックし「リンクの削除」を選択します。（リンクは解除されますが、セルの値はそのまま残ります。） インバウンドリンクの編集と削除は複数のセルを選択することで同時に行うことができます。 アウトバウンドリンク アウトバウンドリンクの削除は1つずつ行う必要があります。 該当セルを選択します。 セルの上にカーソルを置くと、削除リンクが表示されます。 「削除」をクリックします。 リンクができないセルタイプ 添付ファイルまたはディスカッションカラムにはリンクを作成することができません。 プロジェクトまたはガントシートで依存関係が有効になっている場合、次の種類のセルでリンクを作成することはできません。 列の数式を持つセル 終了日 先行タスク 親ロールアップ（開始日、終了日、期間、完了率） 依存関係を持つ開始日 まとめ…