Smartsheetの「行の移動」機能でシートの整理を行う

はじめに

Smartsheetのワークフローで「行の移動」アクションを使用すると、特定の条件が満たされたときに、行をソースシートから別のシートに自動的に移動することができます。これによりシートをより適切に整理し、タスク管理の時間を節約しすることができます。また、シートの行数が制限に近づいた場合にも役立ちます。

この記事ではSmartsheetの「行の移動」機能の利用例と具体的な設定方法について解説します。

必要な権限

ワークフローで「行の移動」アクションを設定するには、ソースシートと宛先シートの両方で所有者または管理者の権限が必要となります。またライセンスユーザーである必要があります。

「行の移動」機能の利用例

たとえば、Smartsheetのフォームを使用し、さまざまな製品のマーケティングコンテンツに関するユーザーからのフィードバックを収集しているとします。ですが、既に対応済のフィードバックも含めデータが溜まり始めているためシートの管理が煩雑になっています。

そこで、過去30日以内に投稿されたデータのみを管理出来るようシートを整理・合理化したいと考えています。過去のデータを参照できるように、すべてのデータをを保存する必要があるため、他のシートへのアーカイブが必要になりまが、現在はシート間で手動でコピーして貼り付けしています。

このようなケースでは「行の移動」機能を利用することで、プロセスを自動化することが可能です。

「行の移動」アクションの設定方法

上記利用例のプロセスを実現するための具体的な設定方法について説明します。

「自動化」メニューをクリックし「ゼロからワークフローの作成」を選択します。

ワークフローを作成するには、最初に名前を付ける必要があります。ルールウィンドウの上部にあるフィールドに名前を入力します。

「トリガー」で「日付が達した場合」を指定します。

トリガーの実行タイミングはデフォルトは「１回実行」になっていますが、今回はに毎週金曜日に実行したいため「カスタム」を選択します。

「カスタムの定期的なパターン」ダイアログで以下を設定します。

次の間隔で繰り返す：1週間

繰り返しパターン：金曜日

終了：なし

トリガーの実行時間を指定します。（ここでは18:00に設定します。）

「条件」で以下を設定します。

Submitted On：≠次の日数以内(過去)：30

「アクション」で「行を移動」を選択します。

「+ シートの選択」が表示されますのでクリックします。

「対象シートの選択」ダイアログが表示されますので、検索窓からキーワードを入力し移動先のシートを指定します。

最後に「保存」をクリックしてワークフローの設定は完了です。

まとめ

Smartsheetの「行の移動」機能は、プロジェクトの管理において強力で効率的なソリューションを提供します。この機能により、行をシームレスに再配置し、プロセスを合理化し、コラボレーションを強化することができます。その結果、時間を節約し、エラーを減らし、生産性を向上させることができます。タスクの整理、進捗状況の追跡、データの整合性の維持など、どんな場面でもこの機能はワークフローを最適化し、目標達成の可能性を広げます。是非ご活用ください！

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