Category: Smartsheet

はじめに プロジェクト管理では、プロジェクトの主要指標を明確かつ簡潔に把握することが重要です。Smartsheet のシートサマリーレポートは、複数のシートから重要な情報を集約して視覚化し、高レベルのポートフォリオ ビューを提供する強力な手段です。このガイドでは、シートサマリーレポートを効果的に作成して活用する手順を説明します。 シートサマリーレポートとは？ シートサマリーレポートを作成する手順を説明します。 作成メニューからレポートを作成 シートまたはワークスペースで右上の「作成」をクリックしメニューで「レポート」を選択します。 Create Reportダイアログが表示されますのでNameにレポート名を入力します。 Report Typeで「Sheet Summary Report」を選択し「OK」をクリックします。 レポート基準を定義 元のシート：このレポートに取り込むシートとサマリーを指定します。個々のシート、フォルダー、またはワークスペース全体を選択できます。 表示する列：レポートに表示するサマリー フィールドまたはシステム列を選択します。 フィルター条件：レポートに表示するサマリー情報のパラメーターを定義します。 グループ：類似の値をグループにまとめて、行を論理的なカテゴリに整理します。 集計：Extract key information, such as the count of completed projects. 並び替え：完了したプロジェクトの数などの重要な情報を抽出します。 最初のステップは常に元のシートを選択することです。次に、表示する列を選択します。 その後、フィルター条件、グループ、集計、並べ替えの各ツールを使用して、データを整理していきます。 カスタムシートサマリーフィールドの編集 元になるシートに戻ることなく、レポート内のフィールドを直接編集できます。これにより、ポートフォリオビューの更新と維持が容易になります。 変更したい行の左側のセルの省略記号をクリックし「編集」を選択します。 元のシートにカスタムフィールドがある場合は、シートサマリーフォームが開きます。 フォームの内容を変更し「保存」をクリックします。 シートサマリーレポートのメリット 統合ビュー：複数のシートのデータを 1 つのレポートに集約して、包括的なサマリーを表示します。 リアルタイム更新：レポートは設定した基準に基づいて自動的に更新されるため、常に最新の情報が得られます。 コミュニケーションの強化：チャートとダッシュボードでデータを視覚化し、関係者に進捗状況を効果的に伝えます。 カスタマイズ性：ニーズに最も関連性の高い情報を表示するようにレポートをカスタマイズ出来ます。 効果的な使用のヒント 定期的な更新：正確なレポートを維持するために、ソース シートが定期的に更新されていることを確認します。 フィルターの賢く利用：フィルターを適用して、最も重要なデータ ポイントに焦点を当てます。 ダッシュボードの活用：レポートをダッシュ​​ボードに埋め込むことで、データをよりインタラクティブかつ視覚的に表現できます。 シートサマリー数式を使用して主要なプロジェクト指標を計算する シートサマリー数式を使用すると、サマリー フィールドで計算を実行し、プロジェクトメトリックに関するより深い洞察を得ることができます。たとえば、タスクの平均完了時間、費やした予算の合計、完了したタスクの割合を計算できます。 シートサマリーの領域に、等号…

はじめに Smartsheet では、使用方法の効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Data Shuttle」についてご紹介します。 Data Shuttle の概要 既存システムとSmartsheet間のシンプルなデータ接続 Data Shuttleについて Smartsheet Data Shuttle を使用すると、エンタープライズ ソフトウェア システムから Smartsheet にデータをインポートできます。 Data Shuttleでのアップロードワークフローの作成 アップロード ワークフローを作成して、外部データ ソースを接続し、Smartsheet にアップロード、編集、書き込みします。 Data Shuttle でのオフロード ワークフローの作成 Data Shuttle オフロード ワークフローを使用すると、Smartsheet から他の Smartsheet 添付ファイル/ストレージにシートを簡単にオフロードできます Data Shuttleワークフローの管理 Data Shuttle ワークフローを使用して、Smartsheet またはその他のアプリケーション内でデータをアップロードまたはオフロードします。 Data Shuttle のユースケースと FAQ Data Shuttle を使用するには: ターゲット シートの所有者、管理者、または編集者の権限を持つユーザーである必要がありますData Shuttle Premium Application per ……

はじめに Smartsheetは、ワークフローの合理化とコラボレーションを強化し、プロジェクトの可視性を向上させるために設計された強力な作業管理および自動化プラットフォームです。今回は複数のプランを統合管理するEnterprise Plan Managers機能について紹介します。 Enterprise Plan Manager(EPM)の概要 会社が拡大するにつれて、多くの部門がタスク管理のために Smartsheetを個別に実装していることにがあります。このような場合、複数のプランを 1 つに統合し、そのプランで必要なセキュリティ制御を構成して、Smartsheetのプラン全体にセキュリティとガバナンスのルールを一元的に適用することができます。 Enterprise Plan Manager (EPM) を使用すると、会社内のすべての Smartsheetプランがセキュリティ、ガバナンス、コンプライアンスの標準に準拠していることを確認できるようになります。 EPMを使用して以下の2レベルのプラン階層を作成します。 メインプラン：このプランはメインのプランになりポリシーを確立します。これ以外のプランはファミリーとしてこのメインプランに追加されます。 マネージドプラン：これらのプランではメインプランからガバナンスガイドラインが引き継がれます。  重要: Enterprise Plan Managerを使用するには、メイン プランの管理者である必要があります。 メインプランを指定する 通常メインプランは、既存のプランか、Smartsheetエンタープライズ プランを作成することで指定します。メインプランでは、ドメイン検証、ユーザープロビジョニング、および認証を制御します。管理センターから、これらのポリシーを設定し、組織内の他のプランをファミリーとして追加できます。 管理センターからEnterprise Plan Managerにアクセスする メイン プランを指定するには、Smartsheetのテクニカルアカウントマネージャーまたはカスタマー サクセスマネージャーにお問い合わせください。 ※メインプランでプラン管理タスクを実行するには、 [組織/団体ビュー] を使用します。またIT チーム内のユーザーを管理するには、[メイン プラン] ビューを使用します。ビューの切り替えは管理センターの左側メニューの下部にあるビュー スイッチャーを使用します。 ドメインを検証する メインプランの管理者が検証すると、メイン連絡先の電子メール アドレスがドメインと一致するすべてのプランが Smartsheet にリストされます。 メインプラン以外のプランは、マネージドプランになり、メイン プランの設定が引き継がれます。 この手順では、検証済みのドメインで Smartsheet を使用しているユーザーのみが表示されます。他のユーザーのプランには影響しません。 複数のドメインを検証できます。 認証を構成する 組織の全てのユーザーがSmartsheet にアクセスするために使用するサインイン方法を設定します。…

はじめに Smartsheet では、2024 前半期に使用方法の効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつかの製品強化が行われました。今回は第2回目として「AI機能」と、「ワークロード追跡機能」についてご紹介します。 Smartsheetの新機能ピックアップ（2024前半期）part1はこちら AIを使用して数式やテキストを生成する Smartsheet は、最初の AI 機能を正式にリリースしました。 https://youtu.be/LB884SmePyM ジェネレーティブAIを使用して、複雑な関数や構文を学習することなく、実用的な数式を作成し、テキストを分析、処理、またはドラフトできます。 Smartsheet は、データの分析、KPI の計算、情報の整理を簡単に行うことができる強力な数式と関数を長い間提供してきました。今回追加されたAI機能は、概念を説明するだけで、AIが残りの処理を行い、シート内で直接列を参照する実用的な数式を生成できます。これにより、シンプルで効率的な数式作成が可能です。 また、AIテキストと要約機能は、シート データを活用して、説得力のある広告コピーの作成、特定のインサイトの抽出、センチメントの分析、テキストの翻訳、タスクの要約などが行えます。 なおこのAI機能は、 エンタープライズ プランのライセンス ユーザーが利用できます。 ワークロードの追跡 複数のプロジェクトを同時に管理し、タスクの割り当て、チームメンバーの作業負荷、プロジェクトの責任に関する不確実性を解決するために2つの新しいワークロード追跡機能が追加されました。 これらの機能は、チームのパフォーマンスを向上させ、プロジェクトの実行を効率化するように設計されています。 ワークロード ヒートマップ このヒートマップは、チームの空き状況を視覚的にスナップショット表示し、タスクを割り当てるメンバーが実際に作業を引き受けられるかどうかの確認ができます。 合理化された意思決定に役立つでしょう。 ワークロードスケジュール この機能により、ヒートマップの拡張ビューが導入され、チーム メンバーが関与しているプロジェクトの概要と、過剰割り当ての理由を特定する詳細な全画面表示が提供されます。このビューでは、タスクの再割り当て、タスクのタイムラインの調整、および割り当ての割合の微調整により、チーム メンバー間でバランスの取れたワークロード分散を確保することで、割り当て超過を効果的に解決できます。 ワークロードの追跡機能は、Smartsheet ビジネス プランまたはエンタープライズ プランのライセンス ユーザーが利用できます。 まとめ 今後もさらに、Smartsheet のエキサイティングな機能や機能強化の最新情報をお届けします。重要な作業を最大化するのに役立てていただければ幸いです。Implement DigitalではSmartsheetの導入・実装・運用を支援するサービスを提供しています。ご興味がありましたらお問い合わせください。 また、製品を無料で試してみたい方、ご購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。▶︎ ︎Smartsheetの無料トライアル

はじめに Smartsheetのユーザー自動プロビジョニング (UAP) は、認証済みドメインに属するユーザーを、Smartsheetアカウントに自動的に追加する機能です。これにより、手動でのユーザー作成やアカウントへの追加が不要になり、管理者の負担を軽減できます。ユーザー自動プロビジョニングを有効にすると、認証済みドメインに属する新しいユーザーが Smartsheet にログインすると、そのユーザーはアカウントのユーザー リストに自動的に追加されます。 ユーザー自動プロビジョニングの利点 ユーザー自動プロビジョニングを使用すると、以下の利点があります。 管理者の負担軽減：手動でのユーザー作成やアカウントへの追加が不要になるため、管理者の負担を軽減できます。 セキュリティの強化：ユーザーが常に認証済みドメインに属していることが保証されるため、セキュリティを強化できます。 コンプライアンスの向上：ユーザーデータが常に最新の状態に保たれるため、コンプライアンス要件を満たしやすくなります。 コストの削減：ID管理システムとSmartsheetの間でユーザー情報を同期する手動のプロセスを自動化できるため、コストを削減できます。 指定可能な自動プロビジョニング動作 指定可能なプロビジョニング動作は以下になります。  動作項目 説明 Off 自動プロビジョニングを無効化します。 On:Add as free user 無料（ライセンスなし）ユーザーとして追加されます。 On:Add as licensed user ライセンスユーザーとして追加されます。 ユーザー自動プロビジョニングの管理方法 (1)Admin Centerにログインします。(2)左側のメニューから「設定＞自動プロビジョニング」をクリックします。(3)検証済みのアクティブなドメインのリストは、こちらで確認できます。(4)自動プロビジョニング動作を指定します。ユーザーを無料 (ライセンスなし) ユーザーまたはライセンス ユーザーとして追加したり無効化するには、ドロップダウンオプションを使用します。 ※ユーザー自動プロビジョニングを通じてプランに自動的に追加されたユーザーは、引き続きユーザー管理インターフェースから制御できます。 ユーザー自動プロビジョニングのベストプラクティス Smartsheet のユーザー自動プロビジョニングを最大限に活用するには、以下のベストプラクティスを検討してください。 要件を定義する：ユーザー自動プロビジョニングを導入する前に、組織のニーズと要件を明確に定義してください。どのドメインを認証するか、どのようなユーザー属性を同期するか、どのようなアクセス許可を付与するかなどを決定する必要があります。 ID管理システムを準備する：ユーザー自動プロビジョニングを使用する前に、ID 管理システムがSCIM(System for Cross-domain Identity Management)をサポートしていることを確認してください。また、ID管理システムでユーザー自動プロビジョニングのために必要なユーザーと属性を作成する必要があります。 テスト環境を構築する：ユーザー自動プロビジョニングを本番環境に導入する前に、テスト環境で設定と動作を検証することをお勧めします。 段階的に導入する：最初からすべてのドメインでユーザー自動プロビジョニングを有効にするのではなく、段階的に導入することをお勧めします。これにより、問題が発生した場合に影響範囲を限定することができます。 ユーザーに通知する：ユーザー自動プロビジョニングを導入する前に、影響を受けるユーザーに通知し、変更内容を説明する必要があります。 設定を定期的に確認する：組織のニーズが変化するにつれて、ユーザー自動プロビジョニングの設定を定期的に確認して更新する必要があります。 ユーザーからのフィードバックを収集する：ユーザーからのフィードバックを収集し、ユーザー自動プロビジョニングのエクスペリエンスを向上させるために使用します。 ユーザー自動プロビジョニングの注意点 ユーザー自動プロビジョニングは、Enterpriseプランでご利用いただける機能です。 ユーザー自動プロビジョニングを有効にすると、すべての認証済みドメインに属するユーザーがSmartsheet アカウントに自動的に追加されます。…

はじめに Smartsheet では、2024 前半期に使用方法の効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつかの製品強化が行われました。今回は「ダッシュボード ビルダーの機能強化」と、「ダッシュボードのテーマ追加」についてご紹介します。 ダッシュボードビルダーの機能強化 洞察力に富んだ魅力的なダッシュボードの設計がさらに簡単になりました。最近の更新では、複数のウィジェットを同時に編集したり、ウィジェットをキャンバスに対して中央揃えしたり、リッチテキストウィジェットに電子メールが追加されたときにmailtoリンクを自動的に作成したりできるため、構築プロセスが簡素化されます。これで、必要なときにいつでも見栄えの良い機能的なダッシュボードをすばやく作成できます。 ダッシュボードの中央揃えを使用すると、ウィジェットをダッシュボードキャンバス自体に対して配置できるため、ウィジェットを配置するときにダッシュボードの正確な中央がどこにあるかがわかります。 リッチテキストウィジェットにメールアドレスを追加すると、自動的にmailtoリンクに変換されます。ダッシュボードの閲覧者がこのリンクをクリックすると、デフォルトのメールクライアントが開き、メッセージを簡単に作成してそのメールアドレスに送信できます。 マルチウィジェット編集では、複数のダッシュボードウィジェットを同時に変更できるため、時間を大幅に節約し、選択したすべてのウィジェットのルックアンドフィールを統一できます。 ダッシュボードのテーマ追加 Smartsheet ダッシュボードが、視覚的に魅力的なダッシュボードをこれまで以上に迅速かつ簡単に作成できるようになりました。 8つのカラー テーマが追加1. Deep Space2. Sunny Surf3. Forest4. Rainbow5. Starry Night6. Pastel7. Retro8. Standard これらの新しいテーマを使用すると、ブランド アイデンティティや個人のスタイルを反映した色をダッシュボードに簡単に取り入れることができます。大胆で鮮やかな色合いを好む場合でも、繊細で洗練されたトーンを好む場合でも、あらゆる好みに合うテーマがあります。 自分のビジョンに最も適したテーマを選ぶだけで、ダッシュボード全体に自動的に適用されるようになります。数回クリックするだけで、ダッシュボードが魅力的なデータ表示に変わります。 まとめ 今後もさらに、Smartsheet のエキサイティングな機能や機能強化の最新情報をお届けします。重要な作業を最大化するのに役立てていただければ幸いです。 Implement DigitalではSmartsheetの導入・実装・運用を支援するサービスを提供しています。ご興味がありましたらお問い合わせください。 また、製品を無料で試してみたい方、ご購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。▶︎ ︎Smartsheetの無料トライアル

はじめに システム管理者として組織のSmartsheetアカウントを維持および管理することは、スムーズな運用を確保し、プラットフォームの機能を最大化するために非常に重要です。 グローバル設定の調整からユーザーの追加と管理に至るまで、継続的なアカウント管理には、ユーザー エクスペリエンスとセキュリティを最適化するためのさまざまなタスクが含まれます。今回は、継続的なSmartsheetアカウント管理の重要な側面を詳しく説明し、管理者がプロセスを合理化し、生産性を向上させるための貴重な洞察と戦略をご提供します。 必要な権限 システム管理者とグループ管理者が管理センターにアクセスできます。 管理センターの概要 管理センターはプランの詳細へのアクセス、残りのライセンスの監視、保留中のタスクの管理、最適なパフォーマンスのためのアカウント設定の調整などを行えます。 管理センターにアクセスするには、左下のアバターアイコンをクリックすると表示されるメニューから「管理センター」を選択してください。 管理センターのホーム 管理センターホームには、残りのライセンス、保留中のタスク、アカウント設定など、プランとユーザーの概要が表示されます。 これにより、プランの洞察とユーザー アカウント情報 (権限ベースや管理者アクセスの種類など) へのアクセスが提供されます。 完全なユーザータイプのレポートを取得できます。 中段以降に表示されている「設定」では各項目の設定状況を把握することが出来ます。右側にあるバブルがブルーで表示されている場合はその設定項目がアクティブ、グレーの場合は非アクティブであることを示しています。またグリーンのアップグレードアイコンが表示されている場合は、その設定を使用するにはアップグレードが必要であること、イエローの警告アイコンは注意が必要なことを示しており、マウスオーバーすると詳細情報が表示されます。 管理センターのメニュー 管理センターの左上のメニューアイコンをクリックすると以下のメニューが表示されます。 ライセンス要求リクエスト ライセンス要求リクエストは、ライセンスを要求したプラン内のすべての無料ユーザーが一覧表示されます。 この一覧には、リクエスト者の名前、メール アドレス、要求日、リクエストに含まれたメッセージが表示されます。 右側のアクションを使用して、ライセンス要求を却下またはライセンスの付与を行うことが出来ます。 まとめ 継続的なアカウント管理のための効果的な戦略を実施することで、システム管理者は組織でのSmartsheetの使用を最適化し、チーム全体のコラボレーションと生産性を向上させることができます。 管理者は、管理センターの機能、ユーザー管理のベスト プラクティス、アカウントのセキュリティ対策を明確に理解することで、安全で効率的な作業環境を維持しながら、組織が Smartsheet プラットフォームから最大限の価値を確実に引き出すことができます。 Implement DigitalではSmartsheetの導入・実装・運用を支援するサービスを提供しています。ご興味がありましたらお問い合わせください。 また、製品を無料で試してみたい方、ご購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。 ▶︎Smartsheetの無料トライアル

はじめに Smartsheetでは、2024年4月末までに新しい電子メールベースのワンタイム パスコード (OTP) ログイン方法が導入されます。 これまでのパスワードベースのログイン方法では非常に脆弱なため、Smartsheetのインスタンスを保護するための追加の措置とのことです。 概要 従来のパスワード ログイン方法とは異なり、電子メールベースの OTP は2 要素認証の一種で、一度限りの一時的なコードを生成し、ログインの試行ごとに電子メールに送信します。OTP では電子メールにアクセスして一時的なコードを取得する必要があり、それによってフィッシング攻撃、パスワードの盗難、不正利用がより困難になります。このようにして、不正利用の危険性を大幅に減らし、ユーザー認証のセキュリティを強化します。 注意事項 OTP は 10 分間のみ有効です。システム管理者はこの設定を編集できません。 ユーザーがコードを 3 回続けて誤って入力した場合は、10 分間待機してから新しい OTP をリクエストする必要があります。 電子メールのフィルター設定で notification@system.smartsheet.com からの Smartsheet メールの受信をブロックしている場合、ユーザーは電子メールで OTP を受け取ることができません。 電子メールベースの OTP によって Google、Microsoft、Apple などの既存のシングル サインオン (SSO) 方法が変わることはなく、追加のログイン オプションとして機能します。 電子メール配信の遅延によりユーザーが複数の OTP を受け取った場合でも、新しいコードのリクエストにより古いコードが期限切れになることはありません。ただし、いずれの場合も有効期限は 10 分です。また、常に最新のコードを使用することをお勧めします。 関連情報 ▶︎電子メールベースのワンタイム パスコード (OTP) の概要 ▶︎トラブルシューティング: 電子メールベースの OTP まとめ 電子メールベースの OTP がリリースされると、現在利用しているログイン方法と併せて、安全な方法で Smartsheet…

はじめに Smartsheetの管理者はアカウント全体に対し、ロゴやカラーテーマを設定し、組織のブランディングに合わせた外観を適用することが出来ます。また個人のワークスペースにも同様に適用可能です。 今回はこれらのカスタムブランディング機能について説明します。 必要な権限 システム管理者は、アカウント全体に対するデフォルトのロゴとカラーテーマを構成できます。またユーザー個人の設定を許可するかどうかの設定を行うことも可能です。 アイテム所有者と管理者は、作成する新しい Smartsheetアイテム (シート、レポート、ワークスペース、ダッシュボード) のデフォルトのロゴとカラーテーマを選択できます。 アカウント全体への設定方法 左下隅の「アカウント」＞「管理センター」を選択します。 管理センターの右側にある「ブランディングとパーソナライズ」の以下から設定を行ってください。 アカウントの色 アカウント全体に対するカラーテーマを設定します。 組織のブランドアイデンティティに合わせた色を選択してください。 アカウントロゴ カスタムロゴをアップロードします。 あなたの会社をよく表す高品質の画像であることを確認してください。 ブランディングのロック ユーザーが個人のブランド設定を適用できないようにします。 組織全体で一貫性を維持したい場合に役立ちます。 変更を加えた後、「保存」をクリックします。 なおこれらの設定は、既存のSmartsheet アイテムや自分が所有者ではないアイテムには遡って影響を与えません。 個人用の設定方法 注意：システム管理者が個人用設定で上書きできないようにしている場合はこの機能は利用できません。 左下隅の「アカウント」＞「個人の色とロゴ」を選択します。 独自のSmartsheetエクスペリエンスをカスタマイズします。 背景色とタスクバーの色を選択できます。あなたのお好みの色をお選びください。 カスタムロゴの画像ファイルをアップロードします。 サポートされているファイルの種類とサイズ変更の可能性を必ず確認してください。 「保存」をクリックしてブランディングを適用します。 ワークスペースに適用する方法 ワークスペースは、個人のブランドではなく組織レベルのブランドを継承します。 カラーテーマとロゴを設定した後に作成されたワークスペースの場合、新しい設定が自動的に継承されます。 なお設定前のワークスペースにブランドを適用する場合は以下の手順となります。 該当のワークスペースを選択し右クリックします。 「ワークスペースの色とロゴ」を選択します。 個人への設定方法と同様に、カラー テーマとロゴを設定します。 「保存」をクリックします。 サポートされているファイルの種類 PNG GIF：アニメーションGIF はアップロードできますが、グリッド上で再生はされません。 最初のフレームはプレビューです。 グリッド内の画像をダブルクリックすると、アニメーションが再生されます。 JPG：RGB形式のJPGが利用可能ですが、CMYK形式のJPGはサポートされていません。 まとめ 今回はSmartsheetのカスタムブランディング機能について紹介しました。参考になれば幸いです！ Implement DigitalではSmartsheet導入・運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

はじめに Smartsheetを利用したプロジェクト管理では、Smartsheet の関数を活用することでプロジェクト データを整理・分析・追跡する能力が大幅に向上します。 今回はSmartsheetでよく使う関数10選と題し有用な関数を紹介します。 よく使う関数10選 1. SUM 概要 説明 構文 SUMはセル範囲の合計を計算します。 一般的に指定された範囲内の数値または値を合計するために使用され、合計を迅速かつ効率的に取得する方法を提供します。 – プロジェクト費用の概要を簡単に計算出来ます。 – 予算の追跡が容易になり、財務管理が向上します。 =SUM(number1, [number 2…]) 2. COUNTIF 概要 説明 構文 COUNTIFは指定された条件を満たす範囲内のセルの個数を返します。これは、特定の基準を超える販売数をカウントするなど、特定の基準を満たすエントリの数を判断するときに役立ちます。 – 効率的なリソース割り当てが可能になります。 – チーム管理を改善するためのワークロード分散を強調します。 =COUNTIF(range,criteria) 3. IF 概要 説明 構文 IFは論理式を評価し、trueの場合は 1 つの値を返し、false の場合は別の値を返すことができます。 これは、条件ステートメントを作成するための基本的なツールであり、指定された基準に基づいた動的な意思決定を可能にします。 – プロジェクトのステータス決定を自動化します。 – 進捗状況の追跡を簡素化します。 =IF(Logical_expression, value_if_true, [value_if_false]) 4. VLOOKUP 概要 説明 構文 VLOOKUP は「垂直検索」の略で、テーブル配列の最初の列の値を検索し、別の列から同じ行の値を返すために使用されます。…