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はじめに 「このタスク、完了したらあの人に通知して…」「毎週金曜には進捗レポートをまとめて…」プロジェクト管理や日々の業務では、こうした定型的な作業が数多く発生します。一つひとつは小さくても、積み重なると大きな時間的負担となり、時には通知漏れや更新忘れといったミスにも繋がります。もし、そんな「いつもやっている作業」を自動化できたらどうでしょう？今回は、多くの企業で導入されているプロジェクト管理ツール「Smartsheet」の強力な機能である「自動化」に焦点を当て、その概要から具体的なメリット、そして活用する上での注意点までを、分かりやすく解説します。 そもそもSmartsheetの「自動化」って何？ Smartsheetの自動化機能は、一言で言えば特定の条件（トリガー）が発生したときに、あらかじめ設定したアクションを自動的に実行する機能です。プログラミングの知識は一切不要で、「もし〇〇が起きたら、△△を実行する」というルールを設定するだけで、誰でも簡単にワークフローを構築できます。【自動化の具体例】アラートと通知: タスクのステータスが「完了」になったら、関係者に自動で通知メールを送信する。 タスクの期限が3日前に迫ったら、担当者にリマインダーを送る。 更新リクエスト: 新しい行（問い合わせなど）が追加されたら、担当者に詳細情報の入力を依頼する。 承認リクエスト: 予算申請の金額が入力されたら、上長に承認を依頼する通知を送る。承認・却下の結果はシートに自動で記録される。 行の移動・コピー・ロック: ステータスが「完了」になったタスク行を、別の「完了済みシート」に自動で移動させる。 承認された行をロックして、誤って編集されないようにする。 【実践編】5ステップで簡単！自動化ワークフローの作り方 では、実際にどのように自動化を設定するのでしょうか。ここでは、タスク管理シートで「ステータスが『完了』になったら、関係者に通知する」という最も基本的なワークフローを作成する手順を例に解説します。 ステップ1：自動化メニューを開く まず、自動化を設定したいシートを開き、画面上部のメニューバーから「自動化」>「ゼロから作成」をクリックします。 ステップ2：トリガー（きっかけ）を設定する ワークフローの編集画面が開きます。最初に「このワークフローをいつ実行しますか？」と聞かれます。これがトリガー（きっかけ）の設定です。今回は「ステータスが変更されたとき」がトリガーなので、「行が変更された場合」を選択し、「完了」という特定のステータスを指定します。 トリガーブロックの「実行するタイミング」で「行が変更された場合」を選択します。 「列の選択」で「ステータス」列を指定します。 「値」で「完了」を選択します。 ステップ3：アクション（実行する内容）を選択する 次に、トリガーが満たされたときに何を実行するか（アクション）を設定します。今回は関係者への通知が目的なので、「ユーザーにアラートを送信」を選びます。 ステップ4：アクションの詳細を設定する 誰に、どのような内容の通知を送るかを具体的に設定します。 送信先: 通知を送る相手を指定します。「担当者」列に入っている人や、特定のメールアドレスを選択できます。 メッセージをカスタマイズ: 通知メールの件名や本文を自由に編集できます。{{列名}}のように二重中括弧で列名を囲むと、その行のデータを件名や本文に自動で挿入できて便利です。（例：{{タスク名}}が完了しました） ステップ5：ワークフローに名前を付けて保存 最後に、このワークフローが何をするものか分かりやすい名前（例：「完了タスクの通知」）を左上の入力欄につけて、右下の「保存」ボタンをクリックすれば完了です！ 【応用】こんなアクションも追加できる！ Smartsheetの自動化では、以下のような多彩なアクションを組み合わせることも可能です。 アクションの種類 主なアクション 用途の例 関係者に通知する アラートを送信 更新リクエストを送信 承認リクエストを送信 変更の通知、情報の入力依頼、申請の承認依頼 シートを変更する 行をロック/ロック解除 行を移動 行をコピー 日付を記録 完了した行を編集不可にする、アーカイブシートに移動、操作ログを記録 データを変更する 担当者を割り当てる セルの値を変更 新規タスクに担当者を自動で設定、ステータス変更時に日付を自動入力 その他のアクション ドキュメントを生成 シートの情報を使って、PDFやDocuSignで契約書や請求書を自動作成（有償）…

はじめに 2025年にリリースされたSmartsheetの新機能と、今後リリースが予定されている機能についてご紹介します。 2025年（5月現在）にリリースされた主な新機能 Smartsheetは、ユーザーエクスペリエンスの向上、コラボレーションの強化、業務効率化を目的とした多くの新機能を2025年にリリースしました。 新しいビューの導入と強化 テーブルビュー直感的でモダンなグリッドスタイルのインターフェースで、リアルタイムの共同作業、スマートな業務管理、大規模なデータ処理に対応します。自動保存、クイック検索・フィルタリング、改善された数式編集などの機能が含まれています。(一般提供開始: 2025年4月1日) タイムラインビュープロジェクトを時系列で追跡し、製品リリーススケジュールなど日付ベースのイニシアチブ管理に適したビューです。 ボードビュースプリントプランニングなど、アジャイルおよびカンバンベースのワークフローを効率化します。カード上で直接チェックボックスを操作できるようになりました。(2025年4月16日) データ連携と管理の強化 データ統合パネル (テーブルビュー内)シートを外部データソースに接続するための新しい方法が提供されました。(2025年4月10日) チェックボックス機能の向上ユーザーエクスペリエンスと生産性を向上させる新しいチェックボックス機能が発表されました。(2025年4月22日) コラボレーションとコミュニケーション機能の向上 未読コメントフィルターコミュニケーションを効率化し、重要な情報を見逃さないようにするためのフィルター機能です。(2025年4月10日または4月15日) 新しいビューでの会話における絵文字絵文字リアクションやメッセージへの絵文字挿入が可能になり、コミュニケーションがより豊かになりました。(2025年5月12日) APIの機能強化 ユーザー削除APIの強化プランからユーザーを削除するためのAPIコントロールが強化されました。(一般提供開始: 2025年4月30日) ユーザーの非アクティブ化・再アクティブ化APIの強化ユーザーのステータス管理に関するAPIコントロールが向上しました。(一般提供開始: 2025年4月1日) 操作性と生産性の向上 新しい合理化されたコンテンツ作成エクスペリエンス新規アイテムの作成、ファイルのインポート、ピボットの構築、削除済みコンテンツの復元などの操作が効率化されました。(2025年4月7日) ファイルライブラリの承認機能レビューサイクルを簡素化し、フィードバックを効率化します。(2025年5月1日) ワークスペースパネルでのエクスポート機能ワークスペースから直接データをエクスポートできるようになりました。(2025年5月13日) フィルターの適用と無効化の容易化重要な情報に焦点を当てやすくなりました。(2025年2月20日) ボード上のスイムレーンの整理の容易化ボードビューの整理がより簡単になりました。(2025年2月19日) AIを活用した機能 データの集計やグラフの作成、タスクの洗い出しなどを効率化する生成AI機能が搭載されました。 その他 コレクション機能ワークスペース内の情報を整理し、特定の情報や作業に集中できるようにアクセス制御を容易にする機能です。 Resource Management と Smartsheet の連携強化ワークフローの効率化が図られました。(2025年1月23日) 管理センターの合理化低アクセスのレポートが削除され、管理センターが使いやすくなりました。(2025年3月11日) 今後リリース予定の主な機能 Smartsheetは、今後も継続的にプラットフォームの強化を予定しています。 データリンク複雑な数式を必要とせずに、シート間でシームレスなデータ参照を可能にする機能です。 動的なドロップダウンチームが構造化データとやり取りする方法を効率化する機能です。 列リンク機能Smartsheet全体での列のリンクと参照を簡素化し、重複を削減する機能です。 AI搭載の数式ジェネレーターテーブルビューの数式編集エクスペリエンスの一部として提供予定で、複雑な数式の作成を支援します。 Microsoft Teams との連携におけるアクセス許可の更新2025年5月に実施予定です。 これらの新機能や改善により、Smartsheetはチームの業務遂行能力と生産性の向上をさらに支援していくことを目指しています。詳細や最新情報については、Smartsheetの公式ウェブサイトや製品リリースニュースをご確認ください。 ＜ご参考＞ Smartsheet 製品リリース ニュース https://jp.smartsheet.com/content-center/product-news/release-notes Smartsheet コミュニティ –…

はじめに Smartsheet ダッシュボード内に動的なグラフを作成すると、データの傾向や指標をリアルタイムで視覚化できるため、より情報に基づいた意思決定が可能になります。グラフをダッシュ​​ボードに効果的に統合するためのステップバイステップ ガイドをご紹介します。 1. レポートウィジェットを追加する まず、ダッシュボードにチャート ウィジェットを追加します。 ダッシュボードの右上にある「鉛筆アイコン」（ダッシュボードの編集）をクリックします。 右側のツールバーで、「+」アイコンをクリックして「グラフ」を選択します。 注意: ダッシュボードを編集するために必要な権限があることを確認してください。 2. データソースを選択する グラフを設定する前に、グラフが表すデータを選択する必要があります。 「データとグラフタイプ」セクションで「データの追加」をクリックします。 表示されるダイアログの左側で目的のデータを含むシートまたはレポートを選択します。 同じダイアログの右側でデータ範囲を選択したら、「OK」をクリックします。  ヒント: 後でデータ範囲を変更する必要がある場合は、ウィジェットを編集し、「データの編集」をクリックして調整します。 3. 適切なグラフタイプを選択する データを選択したら、それを表す最適なグラフの種類を決定します。Smartsheet は、データの構造に基づいてグラフの種類を提案する場合があります。ただし、「グラフ ウィジェットの編集」フォームの右側にあるオプションから別の種類を選択することもできます。 グラフタイプ 説明 折れ線グラフ 平滑線グラフ ステップライングラフ 時間の経過に伴う数値の変化を示すのに最適です。 縦棒グラフ 横棒グラフ 積み上げ縦棒グラフ 積み上げ横棒グラフ 数値を直接比較するのに適しています。 円グラフ ドーナツグラフ 個々の数値がデータセット全体とどのように関連しているかを示すのに最適です。 注意：グラフが期待どおりに表示されない場合は、「行/列の切り替え」を選択してみてください。また、円グラフとドーナツグラフではゼロ値が表示されないことに注意してください。 4. サポートされているグラフタイプを理解する Smartsheet ではさまざまな種類のグラフが提供されています。 折れ線グラフ 平滑線グラフ ステップライングラフ 横棒グラフ 積み上げ横棒グラフ 列 積み上げ縦棒グラフ 円グラフ ドーナツグラフ 散布図  グラフウィジェットは以下の列タイプのみをサポートします。…

はじめに Smartsheetでは、使用方法の効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Resource Management」についてご紹介します。 Resource Managementの特徴 Resource Managementは、プロジェクトのリソース管理を効率化するためのツールで、特にチームメンバーやリソースの可視化、計画、調整に役立ちます。主な特徴は以下の通りです。 1. リソースの可視化 リソースの稼働状況をリアルタイムで把握できます。チームメンバーの作業負荷、進行中のプロジェクト、タスクの割り当てなどを一目で確認できます。 ガントチャートやカレンダーでリソースの利用状況を視覚的に表示でき、リソースの重複や不足を早期に発見できます。 2. リソース計画と予測 プロジェクトに必要なリソースを計画し、最適な配分を行えます。リソースの過剰割り当てや不足を避けるための予測機能が充実しており、リソースの最適化が可能です。 3. リアルタイムの更新とコラボレーション プロジェクトメンバーや管理者は、リアルタイムでリソースの状況を更新・共有できます。これにより、チーム全体の協力体制が強化されます。 コメントやアクション項目をタスクに直接追加でき、チーム内でのコミュニケーションが円滑になります。 4. リソースの追跡とレポート作成 リソースの進捗を追跡し、効果的なレポートを生成できます。タスクの進行状況やリソースの利用状況を分析することで、プロジェクトの効率性を向上させることができます。 5. リソースのスキルマッチング チームメンバーのスキルを管理し、プロジェクトに最適なリソースを割り当てることができます。これにより、スキルに合ったタスクを割り当てることができ、パフォーマンスの向上が期待できます。 6. 統合とAPI連携 Smartsheetは他のツールやアプリケーションと連携が可能で、既存のワークフローに組み込みやすくなっています。例えば、Google WorkspaceやMicrosoft Officeとの統合、Zapierなどの自動化ツールを使って他のシステムとデータを連携できます。 7. リソースのパフォーマンス分析 リソースの稼働状況やパフォーマンスをデータとして蓄積し、分析することで、今後のプロジェクトに活かせるインサイトを得ることができます。 8. リソースプールの管理 複数のプロジェクトや部門を跨いでリソースを管理することができ、リソースプールの最適化が行えます。これにより、リソースの過剰割り当てや不足を防ぎ、全体的なリソース利用の効率を向上させます。  これらの機能を通じて、SmartsheetのResource Managementはリソースの管理や最適化を効果的に支援し、プロジェクトの成功に貢献できます。 詳しくは下記をご欄ください。https://jp.smartsheet.com/platform/resource-management?utm_source=chatgpt.com Resource Managementの新機能 2024年12月にSmartsheet と Resource Management の間のプロジェクト フェーズを統合する新機能を導入し、2 つの製品間でより統一されたシームレスなエクスペリエンスを実現できるようになりました。ユーザーは、Smartsheet でフェーズ列を設定し、開始、計画、実行などのフェーズをResource Managementに直接同期できるようになりました。この統合により、フェーズレベルでの時間、予算、リソース使用率の詳細な分析が可能になり、効率が向上し、意思決定が向上します。 フェーズ列を設定するには、シートの右側のナビゲーションにある [Resource Management] アイコンをクリックします。新しいシートの場合は、オプションの列まで下にスクロールし、[フェーズ] で [新しい列を追加] をクリックします。すでにResource Managementに接続されている既存のシートの場合は、メニュー…