Tag: Smartsheet

はじめに 人々に校正をレビューしてもらい、タイムリーにフィードバックを提供してもらうのは面倒な場合がありますが、ありがたいことに Smartsheet の校正機能を使用すると、コンテンツを即座にレビューして複数の関係者に承認してもらうことができます。 Smartsheet の校正機能ではファイルをアップロードしてチェックしてもらい、同僚、ベンダー、クライアントなどの他の人に意見を求めることができます。 自分の考えについて話し、コメントを強調表示し、それに同意するかどうかを示すことができます。 Smartsheetの校正機能では以下のことができます。 コンテンツ内のタイプミスを見つける 画像のデザイン、色、フォント、レイアウトについてフィードバックを得る オーナーや顧客のあなたの作業について承認を得る 校正機能の権限 シートの所有者、管理者、編集者はレビュー用に校正を追加することができます。 また無料ユーザーを含むすべてのユーザーが、校正をレビューしてフィードバックを提供できますが、校正をアップロードしてフィードバックをリクエストするにはライセンスが必要となります。 校正可能なファイル種別 ファイルの種類に関するいくつかの重要な注意事項を確認しましょう。 ファイル種別 サポートされているファイル 注意事項 画像 jpg、jpeg、png、bmp、gif 単一画像または複数画像のプレビューと注釈を完全にサポート 動画 mp4、avi、mov 単一動画のプレビューと注釈の完全なサポート Adobe pdf 単一PDFのプレビューと注釈の完全なサポート Microsoft doc、docx、dot、rtf、xls、xlt、xlsx、xltx、ppt、pot、pps、pptx、potx、ppsx 単一ドキュメントのプレビューと注釈の完全なサポート Smartsheetアイテムに添付されたファイル Smartsheetアイテムに添付できる任意のファイルタイプ コンテンツを直接プレビューしたり、注釈を付けたりすることはできません。 フィードバックをリクエストしたり、コメントを残したり、変更を承認またはリクエストしたり、バージョンを管理したり、校正を完了としてマークしたりすることができます。 校正機能の使用方法 (1)校正の追加 校正はSmartsheetのすべてのシートで利用できる中心的な機能です。 校正用のファイルを追加するには、該当する行の 「校正を追加」アイコンをクリックします。 (2)コラボレーション 校正のコラボレーションには 2 つのオプションがあります。 1 つ目はメンションを通じて行われます。 ユーザーが @でメンションされると、校正が含まれる行に直接移動する通知を受け、校正のレビューを開始できるようになります。 2 つ目はシート外での共同作業と承認のために外部レビューリンクが送信されます。 それでは画像をアップロードしてみます。 「アップロード」ボタンからファイルを選択し画像をアップロードします。 画像をアップロードしたら、レビュー担当者にこのファイルをレビューしてもらう必要があります。 これを行うには、上部に「招待」ボタンをクリックします。 ここで、校正レビューの宛先、件名、メッセージをカスタマイズできます。…

はじめに Smartsheetでは、数式と関数を使用して、単一のシート内または複数のシートを跨いで計算や参照を実行することができます。また記号やドロップダウンフィールドを自動化することもできます。前回は基本編として数式と関数の設定方法の概要を紹介しましたが、今回は応用編として子階層のデータを取得する方法、設定した数式を他の行にも適用する方法、シート間の数式の使用方法を紹介したいと思います。 子階層のデータを取得する Smartsheetは階層でインデントを設定出来ますが、親階層のセルで子階層のデータを関数で取得することが出来ます。 (1)具体的にはCHILDREN()関数を使用しますが、例えば子階層の合計値をSUM関数で取得する場合は以下のような数式を設定します。 =SUM(CHILDREN()) 以下は子階層「商品1」〜「商品5」の定価合計値を親階層に設定する例です。 (2)数式を設定すると以下のように子階層の合計値が表示されます。 設定した数式を他の行にも適用する 設定した数式を他の行にも適用するには、いくつか方法があります。 ドラッグフィル ドラッグフィルは値または数式を1つのセルから他のセルにコピーします。 なお、数式でドラッグフィルを使用すると、セル参照は自動的に新しい配置が反映されます。 例えば上記のようなシートがあり「商品1」の「割引後価格」を以下のような数式で設定します。 =定価1 – (定価1 * 割引率1) 設定した「商品1」の「割引後価格」をドラッグフィルで「商品2」〜「商品5」にも適用してみましょう。 (1)該当セルを選択し、右下にカーソルを合わせると十字マークが表示されます。 (2)そのままドラッグしながらコピーしたい列までカーソルを移動しドロップします。 「商品5」の数式を確認すると、セル参照が新しい配置(5行目)が反映されていることが確認出来ます。 列の数式 列の数式を使用すると、すべての行に数式を適用することができます。 ただし数式に行番号が指定されたセルを指定することは出来ませんので、@row、列参照、 シート間参照を使用する必要があります。 それでは「消費税」を列の数式で設定する例で説明していきます。 (1)「商品1」の消費税を以下の数式で設定します。 =割引後価格@row – (割引後価格@row * 0.1) ※数式に行番号を指定すると列の数式が設定出来ませんので”@row”を指定しています。 (2)数式を設定したセルを選択後、右クリックしメニューの「列の数式に変換」を指定します。 (3)「商品2」〜「商品5」の「消費税」が表示されました。 ※列の数式が設定されると列ヘッダに「fxマーク」が表示されます。（この列が列の数式を設定していることを把握出来ます。） 列の数式を編集したい場合は、セルを選択後、右クリックでメニューを表示し「列の編集」を、「列の数式」から「セルの数式」に戻したい場合は、「セルの式に変換」をクリックします。 シート間の数式 Smartsheet では数式を使用して複数のシート間で計算を実行することも可能です。 今回は以下のようなシートで東京の売上高を別シートの売上データから集計する数式を設定していきます。 (1)東京の売上高セルを選択し=SUM(まで入力します。 (2)「別のシートを参照」をクリックします。 (3)「別シートを参照」ダイアログが表示されますので、「東京エリアの売上」シートを検索し選択します。 (4)売上高の行をすべて選択し「参照の挿入」をクリックします。 (5)SUM関数の数式が完成していることを確認し、Enterキーを入力します。 (6)以下のように東京の売上高の数式が完成しました。 まとめ 今回はSmartsheetの数式と関数の応用的な使用方法について説明しました。数式を使用して計算やデータ処理を自動化し、プロジェクト管理を効率化することができます。是非活用してください。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

はじめに Smartsheetでは、数式と関数を使用して、単一のシート内または複数のシートを跨いで計算や参照を実行することができます。また記号やドロップダウンフィールドを自動化することもできます。本記事では数式と関数の基本的な使い方を紹介します。 権限レベル Smartsheetでは、シートのオーナーや管理者はシート全体を完全に制御でき、ロックされたフィールドとロックされていないフィールドの両方で数式の作成や編集が可能です。一方、編集者はロックされていないフィールドのみで数式を作成および編集することができます。ロックされたフィールドとは、保護されたセルであり、最初に保護を解除しなければ変更できません。 数式を設定可能なフィールドタイプ Smartsheetでは、以下のフィールドタイプで数式を設定できます。 文字列/数値フィールド 連絡先リストフィールド 日付フィールド ドロップダウンリストフィード チェックボックスフィールド 記号フィールド ％割り当てフィールド ただし、フィールドが依存関係やリソース管理に使用されている場合、ユーザーは数式を設定できません。 数式の設定が制限されたフィールドタイプ Smartsheetには、数式を設定できないフィールドがいくつかあります。 リソース管理で使用されている連絡先リストフィールド システムフィールド デフォルトカラム 「添付ファイル」「コメント」「行アクションインジケーター」 依存関係とリソース管理に使用されるフィールド 「開始日」「終了日」「期間」「先行タスク」「%完了」 Smartsheetで数式を作成する際には、これらの制限を念頭に置くことが重要です。これにより、エラーや予期しない結果を回避することができます。 演算子と関数 演算子 Smartsheetの数式では以下の演算子を使用出来ます。 演算子 説明 + 追加 – 減算 * 乗算 / 除算 ^ 指数 < より小さい > より大きい >= より大きいか等しい <= より小さいか等しい = 等しい <> 等しくない 関数 SmartsheetはSUM、AGV、IFなど様々な関数が使用出来ます。 使用可能な関数については、Smartsheet 関数リストを参照してください。 数式の設定方法…

はじめに Smartsheetのアラート・リマインダーを使用することは、時間を節約し、重要な情報が関係者に適時共有されることを保証する効果的な方法です。 本記事ではSmartsheetこのアラート・リマインダー機能を活用する方法について説明します。 アラート アラートは、シート内の重要な情報の変更や更新をリアルタイムで通知する反応型の方法です。これにより、新しい動向に迅速に対応し、タスクや責任を管理することができます。 リマインダー リマインダーは、シート内の重要なタスクについて自分自身や他の人にプロアクティブにリマインドする方法です。重要な日付や時間に対してタスク所有者に事前通知することで、急ぎの対応を避け、プロジェクトがスケジュール通りに進行することを確認できます。 シート全体に定期的なリマインダーを設定する あなたのチームはシートのアイテムを更新することにはかなり優れていますが、更新を行うことを忘れることがあります。また、プロジェクトが必要な日付に近づいているときには、アラートを受け取りたいと思っています。そこで 毎週金曜日に未完了タスクの担当者にリマインダーを通知するワークフローを作成していきます。 ワークフローはゼロから作成する方法とテンプレートギャラリーから選択して作成する方法がありますが、今回はテンプレートギャラリーを利用します。 自動化メニューの「テンプレートからワークフローを作成…」を選択します。 テンプレートの中から「特定の日付にユーザーにリマインダーを送信」を選択します。 リマインダーワークフローを選択したため、アクションパネルはすでに「ユーザーにアラート送信」が選択されています。なぜなら、誰かにアラートを送信することとリマインダーを設定することは同じアクションだからです。 ワークフローに名前を付けてトリガーを定義します。このワークフローは毎週金曜日に実行したいので、トリガーが「日付に達した場合」に設定されていることを確認した上で「1回実行」ドロップダウンから「カスタム」を選択します。 デフォルトはすでに「次の間隔で繰り返す」は1週間に設定されています。したがって、「繰り返しパターン」ドロップダウンから「金曜日」を選択するだけです。なお、このリマインダーを金曜日以外の別の曜日にも送信したい場合は、複数の曜日を選択できることも出来ます。 リマインダーを通知送する時間を指定します。ここでは17:00を選択します。なお、タイムゾーンはシートオーナーのタイムゾーンであることを知っておくことが重要です。 ワークフローの条件を1つ設定しましょう。条件パネルで、「フィールドを選択」から「ステータス」を選択し、「未開始」と「進行中」の値を設定します。 リマインダーの通知先を担当者に設定します。「特定のユーザーに送信」のドロップダウンから「セル内に含まれているの連絡先に送信」を選択して列を設定してください。 最後に保存をクリックし、ワークフローの作成は完了です。 注意点 設定した条件を満たすシート内のすべての行に対してワークフローが同時にトリガーされます。 日付のない行は、日付フィールドベースのワークフローに含まれません。 トリガーのタイムゾーンは、シートのオーナーのタイムゾーンと同じになります。 シートが空の場合、ワークフローをリマインダーを通知しません。 行レベルで一回のみのリマインダーを設定する シート内の特定の行に対し一度だけリマインダーを通知することも可能です。この場合は対象の行全体を選択後、右クリックで行のメニューを表示し「リマインダーの設定…」を選択します。 これにより「新しいリマインダー」ダイアログが開き、1回限りのリマインダーを設定できます。このウィンドウでは、この行に割り当てられたユーザーが、締め切り前にリマインダーを受け取るよう指定できます。これにより、締め切りが過ぎる前に必要なフィールドを更新することができます。 このリマインダーはシートに共有された人または任意の連絡先列に送信することができます。複数選択連絡先列がある場合、行レベルのリマインダーは、セル内のすべての名前に送信されます。 次に、必要な日付列を指定する必要があります。 「日付リンク」をクリックし、任意の日付列を選択するか、このアラートを送信する特定の日付を指定できます。 リマインダーが設定された行には、行アクション指示列にベルアイコンが表示されます。一度限りのリマインダーは繰り返しのないタスクに適していますが、チームがタスクを適切に更新するようにする必要があります。 まとめ アラートやリマインダーをワークフローで自動化することで、的確かつ正確な情報を受け取り、ユーザーがその情報を最新の状態に保つことができます。全体的にこれらの自動化を使用することで、エラーや遅延、締め切りの見落としなどのリスクを最小限に抑えながら、より速く効率的に作業することができます。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

Smartsheetの会話機能とは？ Smartsheetの会話機能は、チーム内の重要なコミュニケーションをリアルタイムで管理・監視することができます。会話はSmartsheetの行、シート、ワークスペースのレベルで利用することができます。 ユーザーは、@（アットマーク）でメンションし、シート上で直接リアルタイムに返信、またはアプリケーションを切り替えることなくメールから返信することができます。 シートを共有している全員が、自分の仕事の流れの中で、コメントを追ったり、見たり、返信したりすることができます。 全員が同じ情報を参照することで、会話の生産性が向上し、チームの連携が保たれます。 必要な権限 シートにアクセス権限があれば、会話のコメントを表示または印刷することができます。 以下のアクションを実行するには、追加の権限レベルが必要です。 アクション 必要な権限 コメントの作成または返信 シートの所有者、管理者、編集者、またはコメント作成者のアクセス権が必要です。 コメントの編集または削除 自分が作成したコメントを削除することはできますが、すべてのコメントやコメントスレッドを削除できるのはシートの所有者と管理者だけです。 コメントの追加またはアクセス方法 シート、レポート、またはワークスペースのコメントにアクセスするには、右側にあるメニューから「会話」をクリックすると会話パネルを表示することができます。 シートレベルまたは行レベルのコメントにアクセスするには、以下の方法で会話パネルを表示します。 グリットビュー 対象の行を選択し、一番左の列で、「コメントを追加」または「コメント」アイコンを選択します。 カードビュー 対象のカードを選択し後、右クリックし「コメント…」を選択します。なお既にそのカードにコメントがある場合は、カードの下部にコメントアイコンが表示されます。 注意 レポートの会話パネルは、シートのコメントにアクセスする方法と同様となりまが、シートとは異なり、行レベルのコメントのみが表示されます。 「すべて」「シート」および「未読」のタブは非表示になっています。 会話パネル内の分類 会話パネルでは、シート内のコメントが次のカテゴリに分類されて表示されます。 行 シート すべて 未読 ワークスペースでコメントにアクセスする ワークスペースでは、「コメントの追加」または「コメントのサマリー リストを表示」を選択して、ワークスペース内のコメントにアクセスできます。 ここではワークスペースに関連するコメントのみが表示されます。 特定のシートのコメントを表示するには、そのシートを開く必要があります。 コメントに関するヒント コメントは、投稿または返信された日付に基づいて、会話ペインまたはコメントフォームに時系列で表示されます。 最新のコメントは、会話ペインまたはコメントフォームの一番下に表示されます。 コメントに返信すると、そのコメントと返信 (スレッド) が会話ペインやコメントフォームの最上部に表示されます。 スレッド内の返信は、古い返信から順に表示されます。つまり、最新の返信がスレッドの最後に表示されます。 新しいコメントが付いた行には、新しいコメントの通知が表示されます。 会話ペイン内のコメントは、以下の分類で表示されます。 分類 説明 行 特定の行に関するコメント シート シート全体に関するコメント すべて シートおよび行に関するすべてのコメント 未読 未読のコメント まとめ…

はじめに Smartsheetのセルリンクは、複数のシートからリアルタイムにデータを結合、共有したい場合に役立つ機能です。セルリンクを使用することで、1つまたは複数のソースシートから指定された値を読み取り専用形式でサマリーシートに抽出できます。セルがリンクされているため、ソースシートの情報が変更された場合、サマリーシートのデータが自動的に更新されます。 セルリンクは、異なるシートからデータをマージする場合に役立ちます。セルリンクの主な用途は、ロールアップシートの作成、クロスプロジェクトの日付依存関係の維持、または複数のシート全体でデータが最新であることを保証することです。ただし、リンク処理はデータが含まれるセル、または以前にデータが含まれていたセルにのみ適用されます。またシート全体、行、列をリンクすることはできません。 必要な権限 セルリンクを作成する場合、ソースシートを見るためには少なくとも閲覧者レベルの権限が必要であり、宛先シートに対しては編集者レベル以上の権限が必要です。 リンクタイプ セルリンクには２種類のリンクタイプがあります。 インバウンドリンク インバウンドリンクは、別のシートから値を参照する「リンク先リンク」であることを示します。 また、このような「リンク先リンク」を含むシートは「リンク先シート」ということになります。 インバウンドリンクは以下のようにセルの右側に青色の矢印が表示されます。 アウトバウンドリンク アウトバウンドリンクは。別のシートで値が参照されている「リンク元リンク」であることを示します。 また、このような「リンク元リンク」を含むシートは「リンク元シート」ということになります。 アウトバウンドリンクは複数のシートへリンクすることができ、セルの右側に灰色の矢印が表示されます。 インバウンドリンクの作成（リンク先シートから） リンク先シートからリンク元シート、セルを指定してインバウンドリンクを作成する手順を説明します。 セルを選択し、ツールバーの「セルリンク」をクリックします。 （右クリックで表示されるメニューから「別シートのセルをリンク…」で良いです。） 「別シートのセルをリンク」ダイアログが表示されますので、左側の「データソースの選択」でシートを選択します。 ダイアログの右側で参照するセルを選択し「リンクの作成」をクリックします。 リンク先シートにセルリンク作成されます。 インバウンドリンクの作成（リンク元シートから） リンク元シートから該当のセルを指定してインバウンドリンクを作成する手順を説明します。 複数のリンク先がある場合には、こちらの方法が効率的となります。 リンク元シートで該当のセルを選択し、右クリックもしくはショートカットで範囲をコピーします。 リンク先シートを開き、リンクを作成するセルを選択後、右クリックし「条件付き貼り付け…」をクリックします。 「条件付き貼り付け」ダイアログが表示されますので「コピーされたセルへのリンク」を選択後、「OK」をクリックします。 複数のリンク先シートがある場合は、(2)以降を繰り返します。 セルリンク作成に関するヒント インバウンドリンクを作成すると自動的にリンク元シートにアウトバウンドリンクが作成されます。 リンク先シートでリンクされたセルはリンク元シートと同じ順序で表示されます。 同じリンク元シートから最大500個のインバウンドリンクを作成できます。 リンク先シートでのインバウンドリンクの合計数は最大で20,000個となります。 セルリンクの編集と削除 シート所有者と、編集者または管理者の権限を持つ場合、セル リンクの編集と削除を行うことができます。 インバウンドリンク インバウンドリンクを編集する場合、該当セルをダブルクリックすると「別シートのセルをリンク」が表示されますので、新しいセルを選択します。 また、インバウンドリンクを削除する場合は、該当セルを右クリックし「リンクの削除」を選択します。（リンクは解除されますが、セルの値はそのまま残ります。） インバウンドリンクの編集と削除は複数のセルを選択することで同時に行うことができます。 アウトバウンドリンク アウトバウンドリンクの削除は1つずつ行う必要があります。 該当セルを選択します。 セルの上にカーソルを置くと、削除リンクが表示されます。 「削除」をクリックします。 リンクができないセルタイプ 添付ファイルまたはディスカッションカラムにはリンクを作成することができません。 プロジェクトまたはガントシートで依存関係が有効になっている場合、次の種類のセルでリンクを作成することはできません。 列の数式を持つセル 終了日 先行タスク 親ロールアップ（開始日、終了日、期間、完了率） 依存関係を持つ開始日 まとめ…

はじめに Smartsheetでデータを整理して表示するには、並び替えとフィルターの２つの機能を使用します。 並び替え機能は、シート全体または一部を昇順または降順に並び替えることが出来る機能です。例えば列内の最大値や最小値をすばやく見つけたい場合に便利です。ただし、一度保存すると元に戻すことはできません。 一方、フィルター機能は、特定の条件に基づいて情報を表示または非表示にすることができる機能です。フィルターを保存し、他のユーザーにそのフィルターを共有することも可能です。 並べ替えとフィルターは同時に使用することはできませんので、両方の機能を把握した上で事前にどちらが最適かを検討しておくと良いでしょう。 Smartsheetの並び替え機能 Smartsheetの並び替え機能は、シート全体または一部を昇順または降順に並び替えることが出来る機能です。データを並べ替える場合、以下の2つの方法があります。 シート内のすべての行を並び替え シート内の選択した行を並び替え シート内のすべての行を並び替え シート内の任意の列ヘッダーを右クリックし「行の並び替え…」を選択します。 並び替えダイアログが表示されますので、希望する列を指定し「OK」をクリックします。 選択範囲の行のみを並び替え 対象の行を選択します。 選択した行で右クリックし「行の並び替え…」を選択します。 並び替えダイアログが表示されますので、希望する列を指定し「OK」をクリックします。 並び替えの注意点 並べ替えは、シートの既存の行に対してのみ実行されます。 新しい行が追加された場合は、再度並べ替える必要があります。 並び替えを実施後にシートを保存すると、元に戻すことはできません。（再度並び替えを実施する必要があります。）このため、 想定通りの順序で並べ替えされていることを確認した上でシートを保存するようにしてください。 シートにフィルターが適用されている場合、並べ替えを実施することはできません。 事前にフィルターが適用されていないことを確認してください。 子アイテムがある場合、子アイテムは並べ替えられますが、親行の下からは移動しません。 同様に親子関係が維持されたまま並べ替えられます。 (親行の下に子アイテムがある状態) Smartsheetのフィルター機能 Smartsheetのフィルター機能は、特定の条件に基づいて情報を表示または非表示にすることができる機能です。 「無題のフィルター」と「有題のフィルター」 フィルターには「無題のフィルター」と「有題のフィルター」があります。 「無題のフィルター」はシートにアクセス出来るユーザーであれば誰でも作成し使用することができますが、シートに保存することはできません。また複数の無題のフィルターを作成することもきません。 一方、「有題のフィルター」はシートに編集者以上の権限があるユーザーであれば作成可能で、保存して後で利用することもできます。また複数作成したり他のユーザーに共有することも可能です。 以下に各操作の権限別実行可不可をまとめています。 操作 閲覧者 編集者 所有者または管理者 「無題のフィルター」の作成 ○ ○ ○ 作成したフィルターの適用 ○ ○ ○ 「有題のフィルター」の作成 ✕ ○ ○ シートの全共同作業者に共有すべきフィルターを指定 ✕ ✕ ○ フィルターの作成と適用 「無題のフィルター」の作成方法 ツールバーの「フィルター」をクリックします。…

はじめに Smartsheetの自動承認リクエストは、タスクやプロジェクトを進行する上で承認が必要なケースで自動的にリクエストを行う機能です。また承認者はリクエスターからの依頼内容を確認し承認・却下を行いますが、そのときに結果をリクエスターに通知することも出来ますのでワークフローをスムーズに進行することが出来ます。 タスクやプロジェクトの承認を得るために、単一のオートメーションを使用することも、カスタマイズして他のオートメーションと統合し、体系的なワークフローを構築することも可能です。 さらにモバイルアプリからも承認リクエストを行うことができますので、時間の節約、エラーの減少、承認プロセスのスピードアップを図ることができます。 ワークフローの設定方法 まずワークフローを設定するシートの概要について説明します。 リクエスターは「リクエスト内容」「リクエスト詳細」「リクエスター」「承認者」を記入した後に「リクエスト送信」のチェックをオンにします。すると承認者に承認リクエストの通知が自動的に実行されます。承認者はリクエスト内容を確認し「承認ステータス」で「承認済み」または「却下済み」を選択します。その後リクエスターに承認ステータスが通知されるという仕組みになっています。 それではこのシートにワークフローを設定していきましょう。 1.「自動化」＞「ゼロからワークフローを作成…」をクリックします。 2. ワークフローの名称を入力し、トリガーで以下を設定します。 次の場合：「リクエスト送信」次に変更：「オン」 これによりリクエスターが「リクエスト送信」をオンにしたときに次に指定するアクションが実行されます。 3.「アクションを選択」で「承認をリクエスト」を選択します。 4.「承認をリクエスト」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「承認者」 これにより承認リクエストが指定された承認者に通知されます。 「次の場所に回答を保存」「承認ステータス」 これにより「承認ステータス」に承認者の回答が保存されます。 5. 承認された場合のアクションを追加します。 「承認された場合」＞「アクションの追加」をクリックします。 6.「アクションを選択」で「ユーザーにアラート送信」を選択します。 7.「ユーザーにアラート送信」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「リクエスター」 これにより承認されたときにリクエスターに通知されます。 8. 却下された場合のアクションを追加します。 「却下された場合」＞「アクションの追加」をクリックします。 9. 「アクションを選択」で「ユーザーにアラート送信」を選択します。 10.「ユーザーにアラート送信」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「リクエスター」 これにより却下されたときにリクエスターに通知されます。 11. 最後に「保存」をクリックしてワークフローの設定は完了です。 注意事項 複数のワークフローで承認欄や値が再利用されている場合、重複してアラートが表示されることがあります。 自動化を経由したことに気づかず、手動でシートの承認ステータスを変更した場合、ワークフローが思い通りに動作しなくなる可能性があります。理想的には、ソースシートの承認状況カラムをロックするか、承認が必要な人以外と直接シートを共有しないようにすることです。 まとめ 今回はSmartsheetの自動承認リクエストを利用したワークフローを紹介しました。是非活用いただきビジネス全体の生産性を向上させてください。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

Smartsheetのレガシーリソース管理とは？ Smartsheetのレガシーリソース管理は、チームの活動を追跡し、作業している全ての人がプロジェクトにどのように割り当てられているかをリアルタイムに把握できる機能です。 以下は個別プロジェクトでのリソースビューの例となりますが、このようにリソース単位で配分を確認することが出来ます。 それでは、レガシーリソース管理を使用するための具体的な設定方法を説明していきます。 リソースとリソース管理者の設定 リソースの設定 リソース管理で追跡できるのは、ユーザー管理で追加されたユーザーだけです。具体的にはライセンスユーザー、ライセンスなしユーザー、招待されたユーザーで且つアクティブユーザーである必要があります。システム管理者は「ユーザー管理」メニューからユーザーの確認、追加および管理を行うことが出来ますので、必要なリソースを追加してください。 リソース管理者の設定 リソースビューを確認することが出来るのは、リソース管理者のみです。「ユーザー管理」で該当ユーザーを選択し、リソース管理者に設定してください。（リソース管理者はライセンス ユーザーである必要があります。） リソース管理の有効化 リソース管理者は、対象シートで管理者レベルの権限を持っていれば、シートのリソース管理を有効化し、リソースビューを閲覧することが出来るようになります。 リソースをタスクに割り当てることができるよう、シートに「連絡先リスト」の列があることを確認します。 任意の列ヘッダーの右側にある列メニューをクリックし、「プロジェクト設定の編集」を選択します。 プロジェクト設定のダイアログで「依存関係の有効化」チェックボックスを選択します。 「リソース管理」タブをクリックし、リソース管理の「Lagacy Resouece Management」を選択し、「OK」をクリックします。 リソースビューの表示 個別プロジェクトシートでのリソースビューの表示 プロジェクトシートからリソース ビューを開くには、ガントビューに切り替えてから、右上隅にある「リソースビュー」アイコンをクリックします。 （「リソースビュー」アイコンはリソース管理者のみ表示されます。） リソースへの配分が超過している場合は、左隅に赤い警告アイコンが表示されます。また、このアイコンをクリックすると配分されているタスクを確認することが出来ます。 複数プロジェクトでのリソースビューの表示 「参照」メニューの「リソースビュー」＞「新しいリソースビューを作成する」でプロジェクトをまたがるリソースビューを作成することが出来ます。 「新しいリソースビュー」ダイアログが表示されますので、リソースビューの「名前」を入力し、対象のリソースを選択します。 なおユーザー別以外では、プロジェクト別、グループ別で作成することも可能です。 まとめ 今回はSmartsheetのレガシーリソース管理について紹介しました。レガシーリソース管理機能を利用することで、チームメンバーが生産的かつ効率的に仕事を完了するためのリソース状況を確認することができますので活用頂ければと思います。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

Smartsheetのフォーム機能は使いやすく、作成されたデータは様々な用途に使用できます。ウェビナーの登録、顧客からのフィードバック、社内チケット システム、経営陣からの承認要求など、さまざまな目的でデータを送信または収集するのに非常に便利です。この記事では、Smartsheetのフォーム機能とは何か、また、具体的な設定方法について説明しています。 前提条件 フォームの作成と編集を行うにはSmartsheetライセンスを持ちシートの所有者および管理者の権限が必要となります。 フォームの作成 まず、フォームを追加したいシートを開きます。次にメニュータブの「フォーム」を選択し、「フォームの作成…」をクリックします。 フォームビルダー フォームビルダーが開きますので、フォームに必要な各種設定を行います。  デフォルトではシートのカラムと同じ項目がフィールドとして設定されます。（数式を含むカラムやシステムで生成されたカラムは例外的にフォームビルダーに表示されません。） まずは「タイトル」と「説明」を変更していきます。デフォルトのタイトルはシートのタイトルがそのまま表示されるため、ここでは「お客様お問い合わせフォーム」に変更し、説明文も追加していきます。 タイトルの部分を選択すると右側に「フォームタイトル」が表示されますので、「タイトル」と「説明」を入力します。 フィールド設定 次に必要なフィールドを追加したり、不要なフィールドを削除したり、あるいは順番を入れ替えたりしていきます。 新しいフィールドを追加するには「+新しいフィールド」をクリックし、表示されるダイアログで「名前」と「フィールドタイプ」を指定し「OK」をクリックします。 設定したフィールドが左側のメニューに表示されますので、ドラッグ・アンド・ドロップでフォームの配置したい場所に追加します。 今回のケースでは「お名前」は入力必須としたいため、フィールド設定で「必須」をオンにしています。 それ以外では以下のよう設定も可能ですので、必要に応じて利用してください。 非表示：フィールドを非表示にします。 検証：入力値を検証します。（数値のみなど） 表示形式：シングルラインかマルチラインかを指定出来ます。 ロジック設定 ロジック設定を使用すると、入力した内容に基づいて特定フィールドを表示することが出来ますので、必要な質問にのみに答えてもらうよう最適化することが出来ます。  今回は「お問い合わせ種別」をフィールドタイプ「ドロップダウンリスト」で設定し「製品に関するお問い合わせ」「その他のお問い合わせ」を選択出来るようにし「製品に関するお問い合わせ」の場合には「製品名」を表示します。  「お問い合わせ種別」のフィールド設定＞ロジックで「ロジックの追加」をクリックします。 「お問い合わせ種別」が「製品に関するお問い合わせ」の場合に「製品名」を表示するように設定します。 フォームの表示 一通りフィールドの設定が完了したら、実際のフォームみてみましょう。  「保存」をクリックし変更内容の保存してから「フォームを開く」をクリックします。 以下のようにフォームが表示されることを確認できます。 ロゴ・背景の変更 フォームのロゴは上部に表示されているSmartsheetのロゴをクリックすることで変更出来ます。 また、左上の「背景」をクリックすることで変更出来ます。 その他の設定 その他の設定としては、以下のように「テーマとブランド」「セキュリティ」「フォーム送信後の動作」「エントリーの電子メールの送信」があります。必要に応じて設定してください。 それでは、最終的なフォームを見てみましょう。だいぶ見た目のカスタマイズが出来ることをご理解いただけたのではないでしょうか？ まとめ この記事では、Smartsheetのフォーム機能を利用して新しいフォームを作成する方法、権限レベル、フォームビルダー、フィールド設定、ロジック設定、ロゴ・背景の設定などについて説明しました。今後は、手動でデータを収集する代わりに、Smartsheetのフォームを使用して、ビジネス全体の生産性を向上させてください。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。