Smartsheetの承認リクエストを利用したワークフローについて
はじめに
Smartsheetの自動承認リクエストは、タスクやプロジェクトを進行する上で承認が必要なケースで自動的にリクエストを行う機能です。また承認者はリクエスターからの依頼内容を確認し承認・却下を行いますが、そのときに結果をリクエスターに通知することも出来ますのでワークフローをスムーズに進行することが出来ます。
タスクやプロジェクトの承認を得るために、単一のオートメーションを使用することも、カスタマイズして他のオートメーションと統合し、体系的なワークフローを構築することも可能です。
さらにモバイルアプリからも承認リクエストを行うことができますので、時間の節約、エラーの減少、承認プロセスのスピードアップを図ることができます。
ワークフローの設定方法
まずワークフローを設定するシートの概要について説明します。
リクエスターは「リクエスト内容」「リクエスト詳細」「リクエスター」「承認者」を記入した後に「リクエスト送信」のチェックをオンにします。すると承認者に承認リクエストの通知が自動的に実行されます。承認者はリクエスト内容を確認し「承認ステータス」で「承認済み」または「却下済み」を選択します。その後リクエスターに承認ステータスが通知されるという仕組みになっています。
それではこのシートにワークフローを設定していきましょう。
1.「自動化」＞「ゼロからワークフローを作成…」をクリックします。
2. ワークフローの名称を入力し、トリガーで以下を設定します。
次の場合：「リクエスト送信」次に変更：「オン」
これによりリクエスターが「リクエスト送信」をオンにしたときに次に指定するアクションが実行されます。
3.「アクションを選択」で「承認をリクエスト」を選択します。
4.「承認をリクエスト」で以下を設定します。
「セルに含まれている連絡先に送信」「承認者」
これにより承認リクエストが指定された承認者に通知されます。
「次の場所に回答を保存」「承認ステータス」
これにより「承認ステータス」に承認者の回答が保存されます。
5. 承認された場合のアクションを追加します。
「承認された場合」＞「アクションの追加」をクリックします。
6.「アクションを選択」で「ユーザーにアラート送信」を選択します。
7.「ユーザーにアラート送信」で以下を設定します。
「セルに含まれている連絡先に送信」「リクエスター」
これにより承認されたときにリクエスターに通知されます。
8. 却下された場合のアクションを追加します。
「却下された場合」＞「アクションの追加」をクリックします。
9. 「アクションを選択」で「ユーザーにアラート送信」を選択します。
10.「ユーザーにアラート送信」で以下を設定します。
「セルに含まれている連絡先に送信」「リクエスター」
これにより却下されたときにリクエスターに通知されます。
11. 最後に「保存」をクリックしてワークフローの設定は完了です。
注意事項
- 複数のワークフローで承認欄や値が再利用されている場合、重複してアラートが表示されることがあります。
- 自動化を経由したことに気づかず、手動でシートの承認ステータスを変更した場合、ワークフローが思い通りに動作しなくなる可能性があります。理想的には、ソースシートの承認状況カラムをロックするか、承認が必要な人以外と直接シートを共有しないようにすることです。
まとめ
今回はSmartsheetの自動承認リクエストを利用したワークフローを紹介しました。是非活用いただきビジネス全体の生産性を向上させてください。
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