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はじめに Smartsheetのダッシュボードは、プロジェクトのステータスやKPIなどの重要な情報を一目で確認できる視覚的なツールです。また、ドキュメントやWebサイトへのリンク、シートやレポートのコレクションなど、よく使うリソースをまとめて管理することで、作業を効率化できます。ダッシュボードでは、ウィジェットと呼ばれるさまざまなツールが提供されていることです。メトリックウィジェットやイメージウィジェットなどのウィジェットを使用すると、ユーザーはダッシュボードを必要なものに正確に適合させることができます。今回は、これらのウィジェットの種類とその内容について紹介します。 ウィジェットの種類 1. メトリックウィジェット システム管理者は、Smartsheet ウィンドウの左下隅にある 「アカウント」アイコンから「プランと請求先状況…」メニューを選択し、アカウント管理にアクセスできます。アカウント管理ダイアログで「アカウント設定」を選択することでアカウント全体に適用される次のような様々なオプションを確認および更新できます。 概要 機能 使用方法 メトリック ウィジェットは、重要な数値や主要業績評価指標 (KPI) をわかりやすい方法で表示するための強力なツールです。 複雑な数値データを視覚的に把握しやすくします。 メトリック ウィジェットをカスタマイズして特定のデータを表示し、目標を設定すると、プロジェクトの進捗状況を完全に把握できます。 ユーザーはメトリック ウィジェットを利用して、完了率 (%)、プロジェクトのマイルストーン、またはプロジェクトの成功に重要な定量データを表示できます。 2. チャートウィジェット 概要 機能 利用方法 チャートウィジェットは、棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなどのさまざまなグラフィック表現を通じてデータを視覚化するように設計されています。 チャートウィジェットを使用して、プロジェクトの進捗状況、リソースの進捗状況、または視覚的に理解しやすい情報を表示します。 ユーザーはさまざまなグラフの種類から選択し、ウィジェットを特定のシートまたはレポートに接続してリアルタイムに更新できるため、正確で最新のビジュアルを確保できます。 3. ショートカットウィジェット 概要 機能 利用方法 ショートカット ウィジェットはクイックナビゲーションツールとして機能し、特定のシート、レポート、またはダッシュボードに簡単にアクセスできます。 カスタマイズ可能なアイコンと名前によりユーザー エクスペリエンスが向上し、ショートカットをすばやく直感的に識別できるようになります。 ユーザーは、頻繁にアクセスするリソースのショートカットを作成して、Smartsheet プラットフォーム内のナビゲーションを合理化できます。 4. レポートウィジェット 概要 機能 利用方法 レポートウィジェットを使用すると、ユーザーは詳細なレポートをダッシュボードに直接埋め込むことができ、複雑のデータセットの包括的なビューが容易になります。 特定のレポートに接続されたウィジェットはリアルタイムの更新を提供し、表示される情報が常に最新であることを保証します。 ユーザーはレポート ウィジェットを組み込んで、ダッシュボードから移動することなく複雑なデータを表示し、統合された詳細な視点を提供できます。 5. タイトルウィジェット 概要 機能 利用方法 タイトル…

はじめに Smartsheetのビジネスプランまたは エンタープライズプランのシステム管理者は、ユーザーを管理し、アカウント内の全員の設定を調整する権限があります。 これは、チームが Smartsheet を効果的かつ安全に使用していることを確認するのに役立ちます。 今回はシステム管理者が使用できるアカウント設定機能を開始する方法を説明します。 アカウント管理設定 システム管理者は、Smartsheet ウィンドウの左下隅にある 「アカウント」アイコンから「プランと請求先状況…」メニューを選択し、アカウント管理にアクセスできます。アカウント管理ダイアログで「アカウント設定」を選択することでアカウント全体に適用される次のような様々なオプションを確認および更新できます。 機能の有効化 このオプションは、アカウント全体に対し各機能の有効・無効を設定できます。 「公開オプション」では以下の権限レベルを設定可能です。 選択肢 説明 シート公開の有効化 このオプションのチェックボックスをオフにすると、公開されているすべてのシートが非公開となります。 またシートを誰でも閲覧できるようにするか、またはアカウントのユーザーのみ閲覧できるようにするかを選択可能です。 レポート公開の有効化 このオプションのチェックボックスをオフにすると、公開されているすべてのレポートが非公開となります。 またレポートを誰でも閲覧できるようにするか、またはアカウントのユーザーのみ閲覧できるようにするかを選択可能です。 ダッシュボード公開の有効化 このオプションのチェックボックスをオフにすると、公開されているすべてのダッシュボードが非公開となります。 またダッシュボードを誰でも閲覧できるようにするか、またはアカウントのユーザーのみ閲覧できるようにするかを選択可能です。 カレンダー公開の有効化 このオプションのチェックボックスをオフにすると、シートのカレンダー ビューをiCal 形式で公開することができなくなります。 稼働日 稼働日、1日の長さ（時間）、非稼働日を設定できます。 この設定は、アカウント上のライセンスユーザーが新しく作成するすべてのシートに適用されます。 ただし既存のシートには適用されません。 自動化の権限 このオプションは、シートへのアクセス権と組織との関係に基づいて、シートから自動通知を受信できるユーザーを制御します。 選択肢 説明 制限 – 高 シートが共有されているユーザーのみ通知されます。 制限 – 中 シートが共有されているユーザーとシート所有者と同じアカウントのユーザーに通知されます。 制限なし 以下のすべてのユーザー二通知されます。 ・シートが共有されているユーザー ・シート所有者と同じアカウントのユーザー ・ワークフローで参照されている任意のメールアドレス 注意事項は以下の通りです。 「制限付き」が設定されている場合は、シート作成時に自動的に制限付きとなりますので、制限を緩和する必要がある場合は、シートの所有者や管理者が手動で個別に設定変更する必要があります。 シートの所有者や管理者が選択できる設定は、アカウント レベルの自動化と同等またはそれ以上のみになります。 アカウント全体をより厳しい制限に設定変更した場合、既存シートは自動的に厳しい制限の設定に切り替わります。ただし、その後アカウント全体の制限を緩和した場合は、シートに対してアカウント全体の設定よりも厳しい制限を手動で設定していない限り、シートの設定は以前の状態に戻ります。…

はじめに 当サイトのコラムに度々掲載されるSmartsheetについてですが、まだまだどのような製品かご存知ない方もいらっしゃると思います。 今回はこのSmartsheetについて、概要と使いこなすための学習サイトをご紹介します。 Smartsheet初心者の方や少し興味をお持ちの方など、まずはご一読ください。 なお、製品を無料で試してみたい方、購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。 ▶︎Smartsheetの無料トライアル 概要 表を基本に多数のプロジェクトを一元管理 Smartsheetは、チームがプロジェクト管理、ワークフロー自動化、迅速な新規ソリューション構築などの作業を共有し、ビジネス目標に到達するためのダイナミックなワークスペースです。 Smartsheetは基本的に使いやすい表計算形式のプラットフォームを採用しており、さらにチームの効率性、有効性、拡張性を高めるコラボレーションソフトウェアをはじめ、さまさまなサードパーティーのソリューションとの統合が盛り込まれており、タスクやリソース、テクノロジーなど必要な全てを1カ所に集約できます。 個人やチーム間のやり取りもSmartsheet上に集約 チーム内で業務に関連した会話のやり取りがSmartsheet 上で行えます。業務の可視性が向上し、迅速に意思決定できるようになります。 グリッドビュー、カードビュー、ガントビュー、カレンダービューの4種類のビューがあり、それぞれで作業状況を記録・編集・表示できます。作業に合わせ、分かりやすいビューを使って、状況を簡単に共有できます。 フォームでデータを取得し、ワークフローや反復作業を自動化できます。 ダッシュボードやレポートをすぐに作成して共有できます。 お気に入りのチャットツールとのインテグレーションにより、重要な仕事に集中できるようになります。 Smartsheetは広大なエコシステムを持っており、貴社のSoR（Systems of Record）や日常的に使用している生産性アプリケーションにも接続でき、組織全体の全ての作業を単一のプラットフォームに集約できます。 シンプル＆パワフルな自動化フロー Smartsheetでは、チームメンバーで共有可能な、シンプルでパワフルな自動化ワークフローを、数分で導入できます。アラートの送信、承認や更新の要求、シートの変更や事前に設定した時間をトリガーとした行のロックなど、作業の中で繰り返し行われるプロセスを自動化できます。 直感的なビジュアルエディターで複数のアクションや条件付きパスを組み合わせることで、ビジネスユーザーが独自のワークフローを自動化できるようになります。ビジネスニーズに対応したソリューションの迅速な構築を、コード不要の使いやすいプラットフォームで実現できます。 さらに、Smartsheetは管理者に可視性とエンタープライズレベルセキュリティーコントロールを提供しますので、小規模なチーム企業規模の展開まで、安心してご利用いただけます。 ユーザーやグループの管理、使用状況レポート、エンタープライズ構成オプションの間の合理的なナビゲーションを提供します。 シンプルな管理画面で、誰がライセンスを持っているのか、どのグループに属しているのか、どのインテグレーションにアクセスできるのか簡単に把握できます。 Smartsheetのベストプラクティスに基づいた推奨ステップを利用してアカウント構成を最適化することで、セキュリティーとアカウント設定の可視性を向上できます。組織の内外を問わず、コラボレーションする人たちがチームとして共同作業できるようになります。 Smartsheetのユースケース：コンテンツ制作管理 例えばコンテンツ制作作業にSmartsheetを使う場合、ディレクターはプロジェクトシートから制作プロセスを監督することができます。 自動化されたアラートやリマインダーを使用して、デザイナーがスケジュール通りに作業できるようにします。 レポートやダッシュボードにコンテンツタスクを含めることで、可視性を高めます。同僚、ベンダー、およびクライアントはシートにアクセスせずに、校正内容をを確認できるようになります。 固定可能なアノテーションや会話、および個々の承認を介して詳細なフィードバックを提供できます。何かを更新するときには自動ロックが利用できますし、バージョンの混乱も解消できるため、同時に複数の人が校正に入れます。こうしてプロセスのボトルネックを回遊できます。 マーケティングの業務に利用する場合、マーケティングチームの連携、フレキシブルなワークフローの構築が可能です。そして、戦略の立案からキャンペーンの実施と管理まで、あらゆるアクティビティーを一元管理できるようになります。戦略や実行状況についてチームメンバー、経営層、パートナー、エージェンシーその他の関係者とも、適切な権限・アクセス制限をした上で共有できます。その結果として、マーケティングエージェンシーとしての御社の活動を成功に導きます。 smartsheetプラットフォームはインテグレーション機能により、Adobe Creative Cloud、Slack、Google Workspace、JiraなどのSaaSと接続することができます。 Smartsheetはデジタル資産管理とリソース管理の機能を一つのバッケージにまとめた唯一の業務管理プラットフォームです。 学習サイト https://help.smartsheet.com/ja 自分のペースで進められるガイド付きの学習トラックで 、よくある質問のトピックや紹介ビデオを組み合わせて、Smartsheet の各機能がどのように組み合わされているかを順番に確認できます。 レベル 1: 今すぐスタート トピック 1 Smartsheet の概要 トピック 2 シートを作成する トピック 3…

はじめに Smartsheetのワークフローで「行の移動」アクションを使用すると、特定の条件が満たされたときに、行をソースシートから別のシートに自動的に移動することができます。これによりシートをより適切に整理し、タスク管理の時間を節約しすることができます。また、シートの行数が制限に近づいた場合にも役立ちます。 この記事ではSmartsheetの「行の移動」機能の利用例と具体的な設定方法について解説します。 必要な権限 ワークフローで「行の移動」アクションを設定するには、ソースシートと宛先シートの両方で所有者または管理者の権限が必要となります。またライセンスユーザーである必要があります。 「行の移動」機能の利用例 たとえば、Smartsheetのフォームを使用し、さまざまな製品のマーケティング コンテンツに関するユーザーからのフィードバックを収集しているとします。ですが、既に対応済のフィードバックも含めデータが溜まり始めているためシートの管理が煩雑になっています。 そこで、過去30日以内に投稿されたデータのみを管理出来るようシートを整理・合理化したいと考えています。 過去のデータを参照できるように、すべてのデータをを保存する必要があるため、他のシートへのアーカイブが必要になりまが、現在はシート間で手動でコピーして貼り付けしています。 このようなケースでは「行の移動」機能を利用することで、プロセスを自動化することが可能です。 「行の移動」アクションの設定方法 上記利用例のプロセスを実現するための具体的な設定方法について説明します。 「自動化」メニューをクリックし「ゼロからワークフローの作成」を選択します。 ワークフローを作成するには、最初に名前を付ける必要があります。 ルール ウィンドウの上部にあるフィールドに名前を入力します。 「トリガー」で「日付が達した場合」を指定します。 トリガーの実行タイミングはデフォルトは「１回実行」になっていますが、今回はに毎週金曜日に実行したいため「カスタム」を選択します。 「カスタムの定期的なパターン」ダイアログで以下を設定します。 次の間隔で繰り返す：1週間 繰り返しパターン：金曜日 終了：なし トリガーの実行時間を指定します。（ここでは18:00に設定します。） 「条件」で以下を設定します。 Submitted On：≠次の日数以内(過去)：30 「アクション」で「行を移動」を選択します。 「+ シートの選択」が表示されますのでクリックします。 「対象シートの選択」ダイアログが表示されますので、検索窓からキーワードを入力し移動先のシートを指定します。 最後に「保存」をクリックしてワークフローの設定は完了です。 まとめ Smartsheetの「行の移動」機能は、プロジェクトの管理において強力で効率的なソリューションを提供します。この機能により、行をシームレスに再配置し、プロセスを合理化し、コラボレーションを強化することができます。その結果、時間を節約し、エラーを減らし、生産性を向上させることができます。タスクの整理、進捗状況の追跡、データの整合性の維持など、どんな場面でもこの機能はワークフローを最適化し、目標達成の可能性を広げます。是非ご活用ください！ Implement DigitalではSmartsheet導入・運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

はじめに 多忙な日々の業務の中で、効率的なコラボレーションと効果的なプロジェクト管理が成功に不可欠です。 組織やチームが目標を達成できるようにするためのプロジェクト管理プラットフォームであるSmartsheetは、包括的な機能とツールセットを提供します。 その強力な機能の中には、作業の進捗状況、リソースの割り当て、チームのパフォーマンスに対する貴重な可視性を提供するワークインサイト機能があります。 今回は、Smartsheet のワークインサイトの世界を詳しく掘り下げ、プロジェクトの管理方法に革命をもたらし、ワークフローを合理化する方法を紹介します。 ワークインサイトとは？ ワークインサイトは、作業プロセスの全体的なビューを提供するSmartsheet 内の高度な分析ツールです。 これにより、主要な指標を追跡し、情報に基づいた意思決定を推進するための貴重なインサイトを得ることができます。 ワーク インサイトは、チームのアクティビティ、リソースの使用状況、タスクの進捗状況に関する詳細な情報を提供することで、業務の最適化、生産性の向上、組織全体のコラボレーションの強化を可能にします。 必要な権限 Smartsheet のワークインサイトは、シートに対する特定の権限を持つライセンス ユーザーが利用できる機能です。 シートを共有または編集できる管理者、所有者、および編集者は、この機能を利用して作業プロセスを可視化できます。 Smartsheetは、これらの権限のある個人にアクセスを許可することで、適切な関係者がリソース割り当ての最適化、プロジェクトの進捗状況の追跡、コラボレーションの強化に必要なインサイトを確実に得られるようにします。 主な機能とメリット リアルタイム ダッシュボード ワークインサイトは、プロジェクトのさまざまな側面をリアルタイムで可視化する直感的なダッシュボードを提供します。 これらのカスタマイズ可能なダッシュボードを使用すると、プロジェクトのステータス、タスクの完了率、リソースの割り当てなどの重要な指標を監視できます。 明確な視覚化と最新のデータにより、ボトルネックを迅速に特定し、問題に積極的に対処し、データに基づいた意思決定を行うことができます。 リソースの割り当てと管理 リソースを効率的に管理することは、プロジェクトの成功に不可欠です。 ワークインサイトを使用すると、組織全体のリソース使用率を追跡できるため、潜在的なキャパシティの問題を特定し、リソースを効果的に割り当てることができます。 従業員のワークロードの包括的な概要を把握することで、リソースの割り当てを最適化し、ワークロードのバランスをとり、チームが最高のパフォーマンスで稼働できるようにすることができます。 チームパフォーマンス分析 チームのパフォーマンスを理解することは、生産性を最適化し、改善すべき領域を特定するために重要です。 ワークインサイトは、個人およびチーム レベルの貢献を評価するのに役立つパフォーマンス分析を提供します。 タスクの完了率、納期厳守、応答性などの指標を分析することで、パフォーマンスの高い個人を認識し、パフォーマンスのギャップに対処し、継続的な改善の文化を促進することができます。 プロジェクトの追跡とコラボレーション ワークインサイトを使用すると、プロジェクトの進行状況を簡単に追跡できます。 プロジェクトのタイムライン、タスクの依存関係、マイルストーンを視覚化することで、プロジェクトのステータスの包括的な概要を得ることができます。 この可視性により、潜在的なリスクを特定し、タイムラインを積極的に調整し、関係者に常に情報を提供することができます。 さらに、ワークインサイトは透明性とコラボレーションを促進することで、チーム メンバー間の効果的なコミュニケーションを促進し、責任と説明責任を共有する文化を促進します。 ワークインサイトの使用方法 ワークインサイトを使用するには、シートの右側にあるワークインサイトのアイコンをクリックします。なお、シートで初めてワークインサイトを有効にする場合、過去のデータを全て分析するのに数分かかることがあります。 デフォルトでは自動的に以下のような3つのインサイトが表示されます。 列スナップショット 選択した列の値によって分割された行数がグラフで表示されます。 「担当者ごとのアサイン件数」などを確認できます。 時系列 日、週、月、単位で追加された行数がグラグで表示されます。 「今週追加された新規リクエスト数」などを確認できます。 クロス修正 2つの列の値にまたがる行数がテーブル形式で表示されます。 「担当者ごとステータスごとの件数」などを確認できます。 各インサイトでは、インサイトの名称・対象の列・対象の期間を変更することができますので様々な視点で分析を行うことが可能です。 データのフィルター 各インサイトでデータをフィルターする場合、次の 2種類の条件が選択可能です。…