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はじめに Smartsheetのワークフローで「行の移動」アクションを使用すると、特定の条件が満たされたときに、行をソースシートから別のシートに自動的に移動することができます。これによりシートをより適切に整理し、タスク管理の時間を節約しすることができます。また、シートの行数が制限に近づいた場合にも役立ちます。 この記事ではSmartsheetの「行の移動」機能の利用例と具体的な設定方法について解説します。 必要な権限 ワークフローで「行の移動」アクションを設定するには、ソースシートと宛先シートの両方で所有者または管理者の権限が必要となります。またライセンスユーザーである必要があります。 「行の移動」機能の利用例 たとえば、Smartsheetのフォームを使用し、さまざまな製品のマーケティング コンテンツに関するユーザーからのフィードバックを収集しているとします。ですが、既に対応済のフィードバックも含めデータが溜まり始めているためシートの管理が煩雑になっています。 そこで、過去30日以内に投稿されたデータのみを管理出来るようシートを整理・合理化したいと考えています。 過去のデータを参照できるように、すべてのデータをを保存する必要があるため、他のシートへのアーカイブが必要になりまが、現在はシート間で手動でコピーして貼り付けしています。 このようなケースでは「行の移動」機能を利用することで、プロセスを自動化することが可能です。 「行の移動」アクションの設定方法 上記利用例のプロセスを実現するための具体的な設定方法について説明します。 「自動化」メニューをクリックし「ゼロからワークフローの作成」を選択します。 ワークフローを作成するには、最初に名前を付ける必要があります。 ルール ウィンドウの上部にあるフィールドに名前を入力します。 「トリガー」で「日付が達した場合」を指定します。 トリガーの実行タイミングはデフォルトは「１回実行」になっていますが、今回はに毎週金曜日に実行したいため「カスタム」を選択します。 「カスタムの定期的なパターン」ダイアログで以下を設定します。 次の間隔で繰り返す：1週間 繰り返しパターン：金曜日 終了：なし トリガーの実行時間を指定します。（ここでは18:00に設定します。） 「条件」で以下を設定します。 Submitted On：≠次の日数以内(過去)：30 「アクション」で「行を移動」を選択します。 「+ シートの選択」が表示されますのでクリックします。 「対象シートの選択」ダイアログが表示されますので、検索窓からキーワードを入力し移動先のシートを指定します。 最後に「保存」をクリックしてワークフローの設定は完了です。 まとめ Smartsheetの「行の移動」機能は、プロジェクトの管理において強力で効率的なソリューションを提供します。この機能により、行をシームレスに再配置し、プロセスを合理化し、コラボレーションを強化することができます。その結果、時間を節約し、エラーを減らし、生産性を向上させることができます。タスクの整理、進捗状況の追跡、データの整合性の維持など、どんな場面でもこの機能はワークフローを最適化し、目標達成の可能性を広げます。是非ご活用ください！ Implement DigitalではSmartsheet導入・運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

はじめに 多忙な日々の業務の中で、効率的なコラボレーションと効果的なプロジェクト管理が成功に不可欠です。 組織やチームが目標を達成できるようにするためのプロジェクト管理プラットフォームであるSmartsheetは、包括的な機能とツールセットを提供します。 その強力な機能の中には、作業の進捗状況、リソースの割り当て、チームのパフォーマンスに対する貴重な可視性を提供するワークインサイト機能があります。 今回は、Smartsheet のワークインサイトの世界を詳しく掘り下げ、プロジェクトの管理方法に革命をもたらし、ワークフローを合理化する方法を紹介します。 ワークインサイトとは？ ワークインサイトは、作業プロセスの全体的なビューを提供するSmartsheet 内の高度な分析ツールです。 これにより、主要な指標を追跡し、情報に基づいた意思決定を推進するための貴重なインサイトを得ることができます。 ワーク インサイトは、チームのアクティビティ、リソースの使用状況、タスクの進捗状況に関する詳細な情報を提供することで、業務の最適化、生産性の向上、組織全体のコラボレーションの強化を可能にします。 必要な権限 Smartsheet のワークインサイトは、シートに対する特定の権限を持つライセンス ユーザーが利用できる機能です。 シートを共有または編集できる管理者、所有者、および編集者は、この機能を利用して作業プロセスを可視化できます。 Smartsheetは、これらの権限のある個人にアクセスを許可することで、適切な関係者がリソース割り当ての最適化、プロジェクトの進捗状況の追跡、コラボレーションの強化に必要なインサイトを確実に得られるようにします。 主な機能とメリット リアルタイム ダッシュボード ワークインサイトは、プロジェクトのさまざまな側面をリアルタイムで可視化する直感的なダッシュボードを提供します。 これらのカスタマイズ可能なダッシュボードを使用すると、プロジェクトのステータス、タスクの完了率、リソースの割り当てなどの重要な指標を監視できます。 明確な視覚化と最新のデータにより、ボトルネックを迅速に特定し、問題に積極的に対処し、データに基づいた意思決定を行うことができます。 リソースの割り当てと管理 リソースを効率的に管理することは、プロジェクトの成功に不可欠です。 ワークインサイトを使用すると、組織全体のリソース使用率を追跡できるため、潜在的なキャパシティの問題を特定し、リソースを効果的に割り当てることができます。 従業員のワークロードの包括的な概要を把握することで、リソースの割り当てを最適化し、ワークロードのバランスをとり、チームが最高のパフォーマンスで稼働できるようにすることができます。 チームパフォーマンス分析 チームのパフォーマンスを理解することは、生産性を最適化し、改善すべき領域を特定するために重要です。 ワークインサイトは、個人およびチーム レベルの貢献を評価するのに役立つパフォーマンス分析を提供します。 タスクの完了率、納期厳守、応答性などの指標を分析することで、パフォーマンスの高い個人を認識し、パフォーマンスのギャップに対処し、継続的な改善の文化を促進することができます。 プロジェクトの追跡とコラボレーション ワークインサイトを使用すると、プロジェクトの進行状況を簡単に追跡できます。 プロジェクトのタイムライン、タスクの依存関係、マイルストーンを視覚化することで、プロジェクトのステータスの包括的な概要を得ることができます。 この可視性により、潜在的なリスクを特定し、タイムラインを積極的に調整し、関係者に常に情報を提供することができます。 さらに、ワークインサイトは透明性とコラボレーションを促進することで、チーム メンバー間の効果的なコミュニケーションを促進し、責任と説明責任を共有する文化を促進します。 ワークインサイトの使用方法 ワークインサイトを使用するには、シートの右側にあるワークインサイトのアイコンをクリックします。なお、シートで初めてワークインサイトを有効にする場合、過去のデータを全て分析するのに数分かかることがあります。 デフォルトでは自動的に以下のような3つのインサイトが表示されます。 列スナップショット 選択した列の値によって分割された行数がグラフで表示されます。 「担当者ごとのアサイン件数」などを確認できます。 時系列 日、週、月、単位で追加された行数がグラグで表示されます。 「今週追加された新規リクエスト数」などを確認できます。 クロス修正 2つの列の値にまたがる行数がテーブル形式で表示されます。 「担当者ごとステータスごとの件数」などを確認できます。 各インサイトでは、インサイトの名称・対象の列・対象の期間を変更することができますので様々な視点で分析を行うことが可能です。 データのフィルター 各インサイトでデータをフィルターする場合、次の 2種類の条件が選択可能です。…