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はじめに Smartsheetでデータを整理して表示するには、並び替えとフィルターの２つの機能を使用します。 並び替え機能は、シート全体または一部を昇順または降順に並び替えることが出来る機能です。例えば列内の最大値や最小値をすばやく見つけたい場合に便利です。ただし、一度保存すると元に戻すことはできません。 一方、フィルター機能は、特定の条件に基づいて情報を表示または非表示にすることができる機能です。フィルターを保存し、他のユーザーにそのフィルターを共有することも可能です。 並べ替えとフィルターは同時に使用することはできませんので、両方の機能を把握した上で事前にどちらが最適かを検討しておくと良いでしょう。 Smartsheetの並び替え機能 Smartsheetの並び替え機能は、シート全体または一部を昇順または降順に並び替えることが出来る機能です。データを並べ替える場合、以下の2つの方法があります。 シート内のすべての行を並び替え シート内の選択した行を並び替え シート内のすべての行を並び替え シート内の任意の列ヘッダーを右クリックし「行の並び替え…」を選択します。 並び替えダイアログが表示されますので、希望する列を指定し「OK」をクリックします。 選択範囲の行のみを並び替え 対象の行を選択します。 選択した行で右クリックし「行の並び替え…」を選択します。 並び替えダイアログが表示されますので、希望する列を指定し「OK」をクリックします。 並び替えの注意点 並べ替えは、シートの既存の行に対してのみ実行されます。 新しい行が追加された場合は、再度並べ替える必要があります。 並び替えを実施後にシートを保存すると、元に戻すことはできません。（再度並び替えを実施する必要があります。）このため、 想定通りの順序で並べ替えされていることを確認した上でシートを保存するようにしてください。 シートにフィルターが適用されている場合、並べ替えを実施することはできません。 事前にフィルターが適用されていないことを確認してください。 子アイテムがある場合、子アイテムは並べ替えられますが、親行の下からは移動しません。 同様に親子関係が維持されたまま並べ替えられます。 (親行の下に子アイテムがある状態) Smartsheetのフィルター機能 Smartsheetのフィルター機能は、特定の条件に基づいて情報を表示または非表示にすることができる機能です。 「無題のフィルター」と「有題のフィルター」 フィルターには「無題のフィルター」と「有題のフィルター」があります。 「無題のフィルター」はシートにアクセス出来るユーザーであれば誰でも作成し使用することができますが、シートに保存することはできません。また複数の無題のフィルターを作成することもきません。 一方、「有題のフィルター」はシートに編集者以上の権限があるユーザーであれば作成可能で、保存して後で利用することもできます。また複数作成したり他のユーザーに共有することも可能です。 以下に各操作の権限別実行可不可をまとめています。 操作 閲覧者 編集者 所有者または管理者 「無題のフィルター」の作成 ○ ○ ○ 作成したフィルターの適用 ○ ○ ○ 「有題のフィルター」の作成 ✕ ○ ○ シートの全共同作業者に共有すべきフィルターを指定 ✕ ✕ ○ フィルターの作成と適用 「無題のフィルター」の作成方法 ツールバーの「フィルター」をクリックします。…

はじめに Smartsheetの自動承認リクエストは、タスクやプロジェクトを進行する上で承認が必要なケースで自動的にリクエストを行う機能です。また承認者はリクエスターからの依頼内容を確認し承認・却下を行いますが、そのときに結果をリクエスターに通知することも出来ますのでワークフローをスムーズに進行することが出来ます。 タスクやプロジェクトの承認を得るために、単一のオートメーションを使用することも、カスタマイズして他のオートメーションと統合し、体系的なワークフローを構築することも可能です。 さらにモバイルアプリからも承認リクエストを行うことができますので、時間の節約、エラーの減少、承認プロセスのスピードアップを図ることができます。 ワークフローの設定方法 まずワークフローを設定するシートの概要について説明します。 リクエスターは「リクエスト内容」「リクエスト詳細」「リクエスター」「承認者」を記入した後に「リクエスト送信」のチェックをオンにします。すると承認者に承認リクエストの通知が自動的に実行されます。承認者はリクエスト内容を確認し「承認ステータス」で「承認済み」または「却下済み」を選択します。その後リクエスターに承認ステータスが通知されるという仕組みになっています。 それではこのシートにワークフローを設定していきましょう。 1.「自動化」＞「ゼロからワークフローを作成…」をクリックします。 2. ワークフローの名称を入力し、トリガーで以下を設定します。 次の場合：「リクエスト送信」次に変更：「オン」 これによりリクエスターが「リクエスト送信」をオンにしたときに次に指定するアクションが実行されます。 3.「アクションを選択」で「承認をリクエスト」を選択します。 4.「承認をリクエスト」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「承認者」 これにより承認リクエストが指定された承認者に通知されます。 「次の場所に回答を保存」「承認ステータス」 これにより「承認ステータス」に承認者の回答が保存されます。 5. 承認された場合のアクションを追加します。 「承認された場合」＞「アクションの追加」をクリックします。 6.「アクションを選択」で「ユーザーにアラート送信」を選択します。 7.「ユーザーにアラート送信」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「リクエスター」 これにより承認されたときにリクエスターに通知されます。 8. 却下された場合のアクションを追加します。 「却下された場合」＞「アクションの追加」をクリックします。 9. 「アクションを選択」で「ユーザーにアラート送信」を選択します。 10.「ユーザーにアラート送信」で以下を設定します。 「セルに含まれている連絡先に送信」「リクエスター」 これにより却下されたときにリクエスターに通知されます。 11. 最後に「保存」をクリックしてワークフローの設定は完了です。 注意事項 複数のワークフローで承認欄や値が再利用されている場合、重複してアラートが表示されることがあります。 自動化を経由したことに気づかず、手動でシートの承認ステータスを変更した場合、ワークフローが思い通りに動作しなくなる可能性があります。理想的には、ソースシートの承認状況カラムをロックするか、承認が必要な人以外と直接シートを共有しないようにすることです。 まとめ 今回はSmartsheetの自動承認リクエストを利用したワークフローを紹介しました。是非活用いただきビジネス全体の生産性を向上させてください。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。