Smartsheetのオプション機能紹介 – Dynamic View編プロパティトークンをエクステンションやルールで使い分ける

はじめに

Smartsheetでは、効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Dynamic View」についてご紹介します。

Smartsheetのオプション機能であるDynamic Viewは、シート全体のアクセス権を付与することなく、特定の関係者と必要な情報だけを安全に共有・編集するための強力なツールです。これにより、プロセスの機密性を維持しながら、部門横断的なコラボレーションを円滑に進めることができます。

Dynamic Viewは、SmartsheetのBusinessプランおよびEnterpriseプランで利用可能なアドオン（追加）機能です。基本的なシート共有機能とは異なり、行レベルや列レベルで、ユーザーごとに表示・編集できる情報を動的に制御します。

例えば、プロジェクトリーダーはプロジェクト全体の情報を把握しつつ、外部の協力会社や個々の担当者には、それぞれに関連するタスクの情報だけを表示・編集させるといった使い方が可能です。これにより、機密情報への不必要なアクセスを防ぎ、セキュアな環境で共同作業を実現します。

Dynamic Viewは、きめ細かなアクセス制御と使いやすさを両立させる、以下のような特徴を備えています。

Dynamic Viewは、その特性を活かして様々なビジネスプロセスで活用されています。

ベンダー・外部パートナー管理:
- 発注管理において、各ベンダーには自社に関連する注文情報のみを公開し、価格や納期などを直接更新してもらいます。他のベンダーの情報は完全に非表示にできます。
作業リクエストとチケット管理:
- IT部門や総務部門へのサポートリクエストを一元管理。起票者には自分のリクエストの状況のみが見え、担当者は割り当てられたチケットに対応します。
人事評価プロセス:
- 従業員、マネージャー、人事部門など、関係者ごとに閲覧・入力できる項目を制限しながら、評価プロセスを円滑に進めます。従業員は自身の評価のみを、マネージャーは部下の評価を入力・閲覧できます。
クリエイティブ制作の依頼:
- 制作依頼フォームからの入力をトリガーに、担当デザイナーに必要な情報だけを共有し、制作物の進捗管理を行います。

これらの例のように、Dynamic Viewは、関係者が多く、かつ個々の権限を細かく管理する必要がある業務において、セキュリティと効率を大幅に向上させます。