Smartsheetのオプション機能紹介 – Dynamic View編
はじめに
Smartsheetでは、効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Dynamic View」についてご紹介します。
Smartsheetのオプション機能であるDynamic Viewは、シート全体のアクセス権を付与することなく、特定の関係者と必要な情報だけを安全に共有・編集するための強力なツールです。これにより、プロセスの機密性を維持しながら、部門横断的なコラボレーションを円滑に進めることができます。
Dynamic Viewの概要
Dynamic Viewは、SmartsheetのBusinessプランおよびEnterpriseプランで利用可能なアドオン（追加）機能です。基本的なシート共有機能とは異なり、行レベルや列レベルで、ユーザーごとに表示・編集できる情報を動的に制御します。
例えば、プロジェクトリーダーはプロジェクト全体の情報を把握しつつ、外部の協力会社や個々の担当者には、それぞれに関連するタスクの情報だけを表示・編集させるといった使い方が可能です。これにより、機密情報への不必要なアクセスを防ぎ、セキュアな環境で共同作業を実現します。
主な特徴
Dynamic Viewは、きめ細かなアクセス制御と使いやすさを両立させる、以下のような特徴を備えています。
- 詳細なアクセス権設定: ユーザーのIDや設定した条件に基づき、特定の行や列のデータを「表示のみ」「編集可能」「非表示」に設定できます。
- シンプルなビューの提供: 各ユーザーには関連する情報のみが表示されるため、情報過多による混乱を防ぎ、作業に集中しやすくなります。
- プロセスに沿ったガイダンス: マルチステップのプロセスにおいて、明確なガイダンスやガードレールを設定し、ユーザーを導くことができます。
- 機密性の維持: 元となるシートへのアクセスを許可しないため、データの全体像を公開することなく、必要な部分だけを共有できます。
- 自動化との連携: Smartsheetの自動化ワークフローと組み合わせることで、リクエストの承認、タスクの割り当て、進捗の更新などを効率化できます。
利用事例
Dynamic Viewは、その特性を活かして様々なビジネスプロセスで活用されています。
- ベンダー・外部パートナー管理:
- 発注管理において、各ベンダーには自社に関連する注文情報のみを公開し、価格や納期などを直接更新してもらいます。他のベンダーの情報は完全に非表示にできます。
- 作業リクエストとチケット管理:
- IT部門や総務部門へのサポートリクエストを一元管理。起票者には自分のリクエストの状況のみが見え、担当者は割り当てられたチケットに対応します。
- 人事評価プロセス:
- 従業員、マネージャー、人事部門など、関係者ごとに閲覧・入力できる項目を制限しながら、評価プロセスを円滑に進めます。従業員は自身の評価のみを、マネージャーは部下の評価を入力・閲覧できます。
- クリエイティブ制作の依頼:
- 制作依頼フォームからの入力をトリガーに、担当デザイナーに必要な情報だけを共有し、制作物の進捗管理を行います。
これらの例のように、Dynamic Viewは、関係者が多く、かつ個々の権限を細かく管理する必要がある業務において、セキュリティと効率を大幅に向上させます。
まとめ
今後もさらに、Smartsheet のエキサイティングな機能や機能強化の最新情報をお届けします。重要な作業を最大化するのに役立てていただければ幸いです。
Implement DigitalではSmartsheetの導入・実装・運用を支援するサービスを提供しています。
ご興味がありましたらお問い合わせください。
また、製品を無料で試してみたい方、ご購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。