Smartsheetでタスク・プロジェクト管理をはじめよう

はじめに

当サイトのコラムに度々掲載されるSmartsheetについてですが、まだまだどのような製品かご存知ない方もいらっしゃると思います。

今回はこのSmartsheetについて、概要と使いこなすための学習サイトをご紹介します。

Smartsheet初心者の方や少し興味をお持ちの方など、まずはご一読ください。

なお、製品を無料で試してみたい方、購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。

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概要

表を基本に多数のプロジェクトを一元管理

Smartsheetは、チームがプロジェクト管理、ワークフロー自動化、迅速な新規ソリューション構築などの作業を共有し、ビジネス目標に到達するためのダイナミックなワークスペースです。

Smartsheetは基本的に使いやすい表計算形式のプラットフォームを採用しており、さらにチームの効率性、有効性、拡張性を高めるコラボレーションソフトウェアをはじめ、さまさまなサードパーティーのソリューションとの統合が盛り込まれており、タスクやリソース、テクノロジーなど必要な全てを1カ所に集約できます。

個人やチーム間のやり取りもSmartsheet上に集約

チーム内で業務に関連した会話のやり取りがSmartsheet 上で行えます。業務の可視性が向上し、迅速に意思決定できるようになります。

グリッドビュー、カードビュー、ガントビュー、カレンダービューの4種類のビューがあり、それぞれで作業状況を記録・編集・表示できます。作業に合わせ、分かりやすいビューを使って、状況を簡単に共有できます。
フォームでデータを取得し、ワークフローや反復作業を自動化できます。
ダッシュボードやレポートをすぐに作成して共有できます。
お気に入りのチャットツールとのインテグレーションにより、重要な仕事に集中できるようになります。
Smartsheetは広大なエコシステムを持っており、貴社のSoR（Systems of Record）や日常的に使用している生産性アプリケーションにも接続でき、組織全体の全ての作業を単一のプラットフォームに集約できます。

シンプル＆パワフルな自動化フロー

Smartsheetでは、チームメンバーで共有可能な、シンプルでパワフルな自動化ワークフローを、数分で導入できます。アラートの送信、承認や更新の要求、シートの変更や事前に設定した時間をトリガーとした行のロックなど、作業の中で繰り返し行われるプロセスを自動化できます。

直感的なビジュアルエディターで複数のアクションや条件付きパスを組み合わせることで、ビジネスユーザーが独自のワークフローを自動化できるようになります。ビジネスニーズに対応したソリューションの迅速な構築を、コード不要の使いやすいプラットフォームで実現できます。

さらに、Smartsheetは管理者に可視性とエンタープライズレベルセキュリティーコントロールを提供しますので、小規模なチーム企業規模の展開まで、安心してご利用いただけます。

ユーザーやグループの管理、使用状況レポート、エンタープライズ構成オプションの間の合理的なナビゲーションを提供します。

シンプルな管理画面で、誰がライセンスを持っているのか、どのグループに属しているのか、どのインテグレーションにアクセスできるのか簡単に把握できます。

Smartsheetのベストプラクティスに基づいた推奨ステップを利用してアカウント構成を最適化することで、セキュリティーとアカウント設定の可視性を向上できます。組織の内外を問わず、コラボレーションする人たちがチームとして共同作業できるようになります。

Smartsheetのユースケース：コンテンツ制作管理

例えばコンテンツ制作作業にSmartsheetを使う場合、ディレクターはプロジェクトシートから制作プロセスを監督することができます。

自動化されたアラートやリマインダーを使用して、デザイナーがスケジュール通りに作業できるようにします。

レポートやダッシュボードにコンテンツタスクを含めることで、可視性を高めます。同僚、ベンダー、およびクライアントはシートにアクセスせずに、校正内容をを確認できるようになります。

固定可能なアノテーションや会話、および個々の承認を介して詳細なフィードバックを提供できます。何かを更新するときには自動ロックが利用できますし、バージョンの混乱も解消できるため、同時に複数の人が校正に入れます。こうしてプロセスのボトルネックを回遊できます。

マーケティングの業務に利用する場合、マーケティングチームの連携、フレキシブルなワークフローの構築が可能です。そして、戦略の立案からキャンペーンの実施と管理まで、あらゆるアクティビティーを一元管理できるようになります。戦略や実行状況についてチームメンバー、経営層、パートナー、エージェンシーその他の関係者とも、適切な権限・アクセス制限をした上で共有できます。その結果として、マーケティングエージェンシーとしての御社の活動を成功に導きます。

smartsheetプラットフォームはインテグレーション機能により、Adobe Creative Cloud、Slack、Google Workspace、JiraなどのSaaSと接続することができます。

Smartsheetはデジタル資産管理とリソース管理の機能を一つのバッケージにまとめた唯一の業務管理プラットフォームです。