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はじめに Smartsheetでは、数式と関数を使用して、単一のシート内または複数のシートを跨いで計算や参照を実行することができます。また記号やドロップダウンフィールドを自動化することもできます。前回は基本編として数式と関数の設定方法の概要を紹介しましたが、今回は応用編として子階層のデータを取得する方法、設定した数式を他の行にも適用する方法、シート間の数式の使用方法を紹介したいと思います。 子階層のデータを取得する Smartsheetは階層でインデントを設定出来ますが、親階層のセルで子階層のデータを関数で取得することが出来ます。 (1)具体的にはCHILDREN()関数を使用しますが、例えば子階層の合計値をSUM関数で取得する場合は以下のような数式を設定します。 =SUM(CHILDREN()) 以下は子階層「商品1」〜「商品5」の定価合計値を親階層に設定する例です。 (2)数式を設定すると以下のように子階層の合計値が表示されます。 設定した数式を他の行にも適用する 設定した数式を他の行にも適用するには、いくつか方法があります。 ドラッグフィル ドラッグフィルは値または数式を1つのセルから他のセルにコピーします。 なお、数式でドラッグフィルを使用すると、セル参照は自動的に新しい配置が反映されます。 例えば上記のようなシートがあり「商品1」の「割引後価格」を以下のような数式で設定します。 =定価1 – (定価1 * 割引率1) 設定した「商品1」の「割引後価格」をドラッグフィルで「商品2」〜「商品5」にも適用してみましょう。 (1)該当セルを選択し、右下にカーソルを合わせると十字マークが表示されます。 (2)そのままドラッグしながらコピーしたい列までカーソルを移動しドロップします。 「商品5」の数式を確認すると、セル参照が新しい配置(5行目)が反映されていることが確認出来ます。 列の数式 列の数式を使用すると、すべての行に数式を適用することができます。 ただし数式に行番号が指定されたセルを指定することは出来ませんので、@row、列参照、 シート間参照を使用する必要があります。 それでは「消費税」を列の数式で設定する例で説明していきます。 (1)「商品1」の消費税を以下の数式で設定します。 =割引後価格@row – (割引後価格@row * 0.1) ※数式に行番号を指定すると列の数式が設定出来ませんので”@row”を指定しています。 (2)数式を設定したセルを選択後、右クリックしメニューの「列の数式に変換」を指定します。 (3)「商品2」〜「商品5」の「消費税」が表示されました。 ※列の数式が設定されると列ヘッダに「fxマーク」が表示されます。（この列が列の数式を設定していることを把握出来ます。） 列の数式を編集したい場合は、セルを選択後、右クリックでメニューを表示し「列の編集」を、「列の数式」から「セルの数式」に戻したい場合は、「セルの式に変換」をクリックします。 シート間の数式 Smartsheet では数式を使用して複数のシート間で計算を実行することも可能です。 今回は以下のようなシートで東京の売上高を別シートの売上データから集計する数式を設定していきます。 (1)東京の売上高セルを選択し=SUM(まで入力します。 (2)「別のシートを参照」をクリックします。 (3)「別シートを参照」ダイアログが表示されますので、「東京エリアの売上」シートを検索し選択します。 (4)売上高の行をすべて選択し「参照の挿入」をクリックします。 (5)SUM関数の数式が完成していることを確認し、Enterキーを入力します。 (6)以下のように東京の売上高の数式が完成しました。 まとめ 今回はSmartsheetの数式と関数の応用的な使用方法について説明しました。数式を使用して計算やデータ処理を自動化し、プロジェクト管理を効率化することができます。是非活用してください。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。

はじめに Smartsheetでは、数式と関数を使用して、単一のシート内または複数のシートを跨いで計算や参照を実行することができます。また記号やドロップダウンフィールドを自動化することもできます。本記事では数式と関数の基本的な使い方を紹介します。 権限レベル Smartsheetでは、シートのオーナーや管理者はシート全体を完全に制御でき、ロックされたフィールドとロックされていないフィールドの両方で数式の作成や編集が可能です。一方、編集者はロックされていないフィールドのみで数式を作成および編集することができます。ロックされたフィールドとは、保護されたセルであり、最初に保護を解除しなければ変更できません。 数式を設定可能なフィールドタイプ Smartsheetでは、以下のフィールドタイプで数式を設定できます。 文字列/数値フィールド 連絡先リストフィールド 日付フィールド ドロップダウンリストフィード チェックボックスフィールド 記号フィールド ％割り当てフィールド ただし、フィールドが依存関係やリソース管理に使用されている場合、ユーザーは数式を設定できません。 数式の設定が制限されたフィールドタイプ Smartsheetには、数式を設定できないフィールドがいくつかあります。 リソース管理で使用されている連絡先リストフィールド システムフィールド デフォルトカラム 「添付ファイル」「コメント」「行アクションインジケーター」 依存関係とリソース管理に使用されるフィールド 「開始日」「終了日」「期間」「先行タスク」「%完了」 Smartsheetで数式を作成する際には、これらの制限を念頭に置くことが重要です。これにより、エラーや予期しない結果を回避することができます。 演算子と関数 演算子 Smartsheetの数式では以下の演算子を使用出来ます。 演算子 説明 + 追加 – 減算 * 乗算 / 除算 ^ 指数 < より小さい > より大きい >= より大きいか等しい <= より小さいか等しい = 等しい <> 等しくない 関数 SmartsheetはSUM、AGV、IFなど様々な関数が使用出来ます。 使用可能な関数については、Smartsheet 関数リストを参照してください。 数式の設定方法…

はじめに Smartsheetのアラート・リマインダーを使用することは、時間を節約し、重要な情報が関係者に適時共有されることを保証する効果的な方法です。 本記事ではSmartsheetこのアラート・リマインダー機能を活用する方法について説明します。 アラート アラートは、シート内の重要な情報の変更や更新をリアルタイムで通知する反応型の方法です。これにより、新しい動向に迅速に対応し、タスクや責任を管理することができます。 リマインダー リマインダーは、シート内の重要なタスクについて自分自身や他の人にプロアクティブにリマインドする方法です。重要な日付や時間に対してタスク所有者に事前通知することで、急ぎの対応を避け、プロジェクトがスケジュール通りに進行することを確認できます。 シート全体に定期的なリマインダーを設定する あなたのチームはシートのアイテムを更新することにはかなり優れていますが、更新を行うことを忘れることがあります。また、プロジェクトが必要な日付に近づいているときには、アラートを受け取りたいと思っています。そこで 毎週金曜日に未完了タスクの担当者にリマインダーを通知するワークフローを作成していきます。 ワークフローはゼロから作成する方法とテンプレートギャラリーから選択して作成する方法がありますが、今回はテンプレートギャラリーを利用します。 自動化メニューの「テンプレートからワークフローを作成…」を選択します。 テンプレートの中から「特定の日付にユーザーにリマインダーを送信」を選択します。 リマインダーワークフローを選択したため、アクションパネルはすでに「ユーザーにアラート送信」が選択されています。なぜなら、誰かにアラートを送信することとリマインダーを設定することは同じアクションだからです。 ワークフローに名前を付けてトリガーを定義します。このワークフローは毎週金曜日に実行したいので、トリガーが「日付に達した場合」に設定されていることを確認した上で「1回実行」ドロップダウンから「カスタム」を選択します。 デフォルトはすでに「次の間隔で繰り返す」は1週間に設定されています。したがって、「繰り返しパターン」ドロップダウンから「金曜日」を選択するだけです。なお、このリマインダーを金曜日以外の別の曜日にも送信したい場合は、複数の曜日を選択できることも出来ます。 リマインダーを通知送する時間を指定します。ここでは17:00を選択します。なお、タイムゾーンはシートオーナーのタイムゾーンであることを知っておくことが重要です。 ワークフローの条件を1つ設定しましょう。条件パネルで、「フィールドを選択」から「ステータス」を選択し、「未開始」と「進行中」の値を設定します。 リマインダーの通知先を担当者に設定します。「特定のユーザーに送信」のドロップダウンから「セル内に含まれているの連絡先に送信」を選択して列を設定してください。 最後に保存をクリックし、ワークフローの作成は完了です。 注意点 設定した条件を満たすシート内のすべての行に対してワークフローが同時にトリガーされます。 日付のない行は、日付フィールドベースのワークフローに含まれません。 トリガーのタイムゾーンは、シートのオーナーのタイムゾーンと同じになります。 シートが空の場合、ワークフローをリマインダーを通知しません。 行レベルで一回のみのリマインダーを設定する シート内の特定の行に対し一度だけリマインダーを通知することも可能です。この場合は対象の行全体を選択後、右クリックで行のメニューを表示し「リマインダーの設定…」を選択します。 これにより「新しいリマインダー」ダイアログが開き、1回限りのリマインダーを設定できます。このウィンドウでは、この行に割り当てられたユーザーが、締め切り前にリマインダーを受け取るよう指定できます。これにより、締め切りが過ぎる前に必要なフィールドを更新することができます。 このリマインダーはシートに共有された人または任意の連絡先列に送信することができます。複数選択連絡先列がある場合、行レベルのリマインダーは、セル内のすべての名前に送信されます。 次に、必要な日付列を指定する必要があります。 「日付リンク」をクリックし、任意の日付列を選択するか、このアラートを送信する特定の日付を指定できます。 リマインダーが設定された行には、行アクション指示列にベルアイコンが表示されます。一度限りのリマインダーは繰り返しのないタスクに適していますが、チームがタスクを適切に更新するようにする必要があります。 まとめ アラートやリマインダーをワークフローで自動化することで、的確かつ正確な情報を受け取り、ユーザーがその情報を最新の状態に保つことができます。全体的にこれらの自動化を使用することで、エラーや遅延、締め切りの見落としなどのリスクを最小限に抑えながら、より速く効率的に作業することができます。 Implement DigitalではSmartsheet運用支援サービスを提供しています。 ご興味がありましたらお問い合わせください。