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はじめに Smartsheetでは、効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Dynamic View」についてご紹介します。   Smartsheetのオプション機能であるDynamic Viewは、シート全体のアクセス権を付与することなく、特定の関係者と必要な情報だけを安全に共有・編集するための強力なツールです。これにより、プロセスの機密性を維持しながら、部門横断的なコラボレーションを円滑に進めることができます。 Dynamic Viewの概要 Dynamic Viewは、SmartsheetのBusinessプランおよびEnterpriseプランで利用可能なアドオン（追加）機能です。基本的なシート共有機能とは異なり、行レベルや列レベルで、ユーザーごとに表示・編集できる情報を動的に制御します。例えば、プロジェクトリーダーはプロジェクト全体の情報を把握しつつ、外部の協力会社や個々の担当者には、それぞれに関連するタスクの情報だけを表示・編集させるといった使い方が可能です。これにより、機密情報への不必要なアクセスを防ぎ、セキュアな環境で共同作業を実現します。 主な特徴 Dynamic Viewは、きめ細かなアクセス制御と使いやすさを両立させる、以下のような特徴を備えています。 詳細なアクセス権設定: ユーザーのIDや設定した条件に基づき、特定の行や列のデータを「表示のみ」「編集可能」「非表示」に設定できます。 シンプルなビューの提供: 各ユーザーには関連する情報のみが表示されるため、情報過多による混乱を防ぎ、作業に集中しやすくなります。 プロセスに沿ったガイダンス: マルチステップのプロセスにおいて、明確なガイダンスやガードレールを設定し、ユーザーを導くことができます。 機密性の維持: 元となるシートへのアクセスを許可しないため、データの全体像を公開することなく、必要な部分だけを共有できます。 自動化との連携: Smartsheetの自動化ワークフローと組み合わせることで、リクエストの承認、タスクの割り当て、進捗の更新などを効率化できます。 利用事例 Dynamic Viewは、その特性を活かして様々なビジネスプロセスで活用されています。 ベンダー・外部パートナー管理: 発注管理において、各ベンダーには自社に関連する注文情報のみを公開し、価格や納期などを直接更新してもらいます。他のベンダーの情報は完全に非表示にできます。 作業リクエストとチケット管理: IT部門や総務部門へのサポートリクエストを一元管理。起票者には自分のリクエストの状況のみが見え、担当者は割り当てられたチケットに対応します。 人事評価プロセス: 従業員、マネージャー、人事部門など、関係者ごとに閲覧・入力できる項目を制限しながら、評価プロセスを円滑に進めます。従業員は自身の評価のみを、マネージャーは部下の評価を入力・閲覧できます。 クリエイティブ制作の依頼: 制作依頼フォームからの入力をトリガーに、担当デザイナーに必要な情報だけを共有し、制作物の進捗管理を行います。 これらの例のように、Dynamic Viewは、関係者が多く、かつ個々の権限を細かく管理する必要がある業務において、セキュリティと効率を大幅に向上させます。 まとめ 今後もさらに、Smartsheet のエキサイティングな機能や機能強化の最新情報をお届けします。重要な作業を最大化するのに役立てていただければ幸いです。Implement DigitalではSmartsheetの導入・実装・運用を支援するサービスを提供しています。ご興味がありましたらお問い合わせください。   また、製品を無料で試してみたい方、ご購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。▶︎ ︎Smartsheetの無料トライアル

はじめに 「このタスク、完了したらあの人に通知して…」「毎週金曜には進捗レポートをまとめて…」プロジェクト管理や日々の業務では、こうした定型的な作業が数多く発生します。一つひとつは小さくても、積み重なると大きな時間的負担となり、時には通知漏れや更新忘れといったミスにも繋がります。もし、そんな「いつもやっている作業」を自動化できたらどうでしょう？今回は、多くの企業で導入されているプロジェクト管理ツール「Smartsheet」の強力な機能である「自動化」に焦点を当て、その概要から具体的なメリット、そして活用する上での注意点までを、分かりやすく解説します。 そもそもSmartsheetの「自動化」って何？ Smartsheetの自動化機能は、一言で言えば特定の条件（トリガー）が発生したときに、あらかじめ設定したアクションを自動的に実行する機能です。プログラミングの知識は一切不要で、「もし〇〇が起きたら、△△を実行する」というルールを設定するだけで、誰でも簡単にワークフローを構築できます。【自動化の具体例】アラートと通知: タスクのステータスが「完了」になったら、関係者に自動で通知メールを送信する。 タスクの期限が3日前に迫ったら、担当者にリマインダーを送る。 更新リクエスト: 新しい行（問い合わせなど）が追加されたら、担当者に詳細情報の入力を依頼する。 承認リクエスト: 予算申請の金額が入力されたら、上長に承認を依頼する通知を送る。承認・却下の結果はシートに自動で記録される。 行の移動・コピー・ロック: ステータスが「完了」になったタスク行を、別の「完了済みシート」に自動で移動させる。 承認された行をロックして、誤って編集されないようにする。 【実践編】5ステップで簡単！自動化ワークフローの作り方 では、実際にどのように自動化を設定するのでしょうか。ここでは、タスク管理シートで「ステータスが『完了』になったら、関係者に通知する」という最も基本的なワークフローを作成する手順を例に解説します。 ステップ1：自動化メニューを開く まず、自動化を設定したいシートを開き、画面上部のメニューバーから「自動化」>「ゼロから作成」をクリックします。 ステップ2：トリガー（きっかけ）を設定する ワークフローの編集画面が開きます。最初に「このワークフローをいつ実行しますか？」と聞かれます。これがトリガー（きっかけ）の設定です。今回は「ステータスが変更されたとき」がトリガーなので、「行が変更された場合」を選択し、「完了」という特定のステータスを指定します。 トリガーブロックの「実行するタイミング」で「行が変更された場合」を選択します。 「列の選択」で「ステータス」列を指定します。 「値」で「完了」を選択します。 ステップ3：アクション（実行する内容）を選択する 次に、トリガーが満たされたときに何を実行するか（アクション）を設定します。今回は関係者への通知が目的なので、「ユーザーにアラートを送信」を選びます。 ステップ4：アクションの詳細を設定する 誰に、どのような内容の通知を送るかを具体的に設定します。 送信先: 通知を送る相手を指定します。「担当者」列に入っている人や、特定のメールアドレスを選択できます。 メッセージをカスタマイズ: 通知メールの件名や本文を自由に編集できます。{{列名}}のように二重中括弧で列名を囲むと、その行のデータを件名や本文に自動で挿入できて便利です。（例：{{タスク名}}が完了しました） ステップ5：ワークフローに名前を付けて保存 最後に、このワークフローが何をするものか分かりやすい名前（例：「完了タスクの通知」）を左上の入力欄につけて、右下の「保存」ボタンをクリックすれば完了です！ 【応用】こんなアクションも追加できる！ Smartsheetの自動化では、以下のような多彩なアクションを組み合わせることも可能です。 アクションの種類 主なアクション 用途の例 関係者に通知する アラートを送信 更新リクエストを送信 承認リクエストを送信 変更の通知、情報の入力依頼、申請の承認依頼 シートを変更する 行をロック/ロック解除 行を移動 行をコピー 日付を記録 完了した行を編集不可にする、アーカイブシートに移動、操作ログを記録 データを変更する 担当者を割り当てる セルの値を変更 新規タスクに担当者を自動で設定、ステータス変更時に日付を自動入力 その他のアクション ドキュメントを生成 シートの情報を使って、PDFやDocuSignで契約書や請求書を自動作成（有償）…

はじめに 2025年にリリースされたSmartsheetの新機能と、今後リリースが予定されている機能についてご紹介します。 2025年（5月現在）にリリースされた主な新機能 Smartsheetは、ユーザーエクスペリエンスの向上、コラボレーションの強化、業務効率化を目的とした多くの新機能を2025年にリリースしました。 新しいビューの導入と強化 テーブルビュー直感的でモダンなグリッドスタイルのインターフェースで、リアルタイムの共同作業、スマートな業務管理、大規模なデータ処理に対応します。自動保存、クイック検索・フィルタリング、改善された数式編集などの機能が含まれています。(一般提供開始: 2025年4月1日) タイムラインビュープロジェクトを時系列で追跡し、製品リリーススケジュールなど日付ベースのイニシアチブ管理に適したビューです。 ボードビュースプリントプランニングなど、アジャイルおよびカンバンベースのワークフローを効率化します。カード上で直接チェックボックスを操作できるようになりました。(2025年4月16日) データ連携と管理の強化 データ統合パネル (テーブルビュー内)シートを外部データソースに接続するための新しい方法が提供されました。(2025年4月10日) チェックボックス機能の向上ユーザーエクスペリエンスと生産性を向上させる新しいチェックボックス機能が発表されました。(2025年4月22日) コラボレーションとコミュニケーション機能の向上 未読コメントフィルターコミュニケーションを効率化し、重要な情報を見逃さないようにするためのフィルター機能です。(2025年4月10日または4月15日) 新しいビューでの会話における絵文字絵文字リアクションやメッセージへの絵文字挿入が可能になり、コミュニケーションがより豊かになりました。(2025年5月12日) APIの機能強化 ユーザー削除APIの強化プランからユーザーを削除するためのAPIコントロールが強化されました。(一般提供開始: 2025年4月30日) ユーザーの非アクティブ化・再アクティブ化APIの強化ユーザーのステータス管理に関するAPIコントロールが向上しました。(一般提供開始: 2025年4月1日) 操作性と生産性の向上 新しい合理化されたコンテンツ作成エクスペリエンス新規アイテムの作成、ファイルのインポート、ピボットの構築、削除済みコンテンツの復元などの操作が効率化されました。(2025年4月7日) ファイルライブラリの承認機能レビューサイクルを簡素化し、フィードバックを効率化します。(2025年5月1日) ワークスペースパネルでのエクスポート機能ワークスペースから直接データをエクスポートできるようになりました。(2025年5月13日) フィルターの適用と無効化の容易化重要な情報に焦点を当てやすくなりました。(2025年2月20日) ボード上のスイムレーンの整理の容易化ボードビューの整理がより簡単になりました。(2025年2月19日) AIを活用した機能 データの集計やグラフの作成、タスクの洗い出しなどを効率化する生成AI機能が搭載されました。 その他 コレクション機能ワークスペース内の情報を整理し、特定の情報や作業に集中できるようにアクセス制御を容易にする機能です。 Resource Management と Smartsheet の連携強化ワークフローの効率化が図られました。(2025年1月23日) 管理センターの合理化低アクセスのレポートが削除され、管理センターが使いやすくなりました。(2025年3月11日) 今後リリース予定の主な機能 Smartsheetは、今後も継続的にプラットフォームの強化を予定しています。 データリンク複雑な数式を必要とせずに、シート間でシームレスなデータ参照を可能にする機能です。 動的なドロップダウンチームが構造化データとやり取りする方法を効率化する機能です。 列リンク機能Smartsheet全体での列のリンクと参照を簡素化し、重複を削減する機能です。 AI搭載の数式ジェネレーターテーブルビューの数式編集エクスペリエンスの一部として提供予定で、複雑な数式の作成を支援します。 Microsoft Teams との連携におけるアクセス許可の更新2025年5月に実施予定です。 これらの新機能や改善により、Smartsheetはチームの業務遂行能力と生産性の向上をさらに支援していくことを目指しています。詳細や最新情報については、Smartsheetの公式ウェブサイトや製品リリースニュースをご確認ください。 ＜ご参考＞ Smartsheet 製品リリース ニュース https://jp.smartsheet.com/content-center/product-news/release-notes Smartsheet コミュニティ –…