Smartsheetのオプション機能紹介 – Control Center編
はじめに
Smartsheetでは、効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Control Center」についてご紹介します。
Smartsheetの強力なプレミアムアドオン機能である「Control Center（コントロールセンター）」は、特に大規模なプロジェクト管理や標準化されたプロセスを多数実行する必要がある組織にとって、非常に強力なソリューションです。
Control Centerとは？
Control Centerは、Smartsheetのプレミアムアドオン機能（Businessプラン以上で追加購入可能）です。
一言でいうと、「プロジェクトの自動生成とポートフォリオ（プロジェクト群）全体の一元管理」を実現するためのソリューションです。
多数のプロジェクトを手作業でセットアップしたり、プロジェクト間の進捗を個別に確認したりする手間を劇的に削減し、組織全体で**一貫性のある（＝標準化された）**プロジェクト管理と、リアルタイムでの可視化を可能にします。
主な特徴とメリット
Control Centerが解決する課題と、その主な機能（メリット）は以下の通りです。
課題1：新しいプロジェクトの準備が毎回大変…
- 特徴：プロジェクトの自動プロビジョニング（自動生成）
- あらかじめ定義した「ブループリント（設計図）」と呼ばれるテンプレート（必要なシート、レポート、ダッシュボードのセット）に基づき、新しいプロジェクト一式を自動で作成・展開します。
- 例えば、新しいプロジェクトの申請が承認されると、Control Centerが自動的に専用のワークスペース、タスクシート、ダッシュボードを作成します。
課題2：プロジェクトごとにルールや管理項目がバラバラ…
- 特徴：標準化と一貫性の担保
- 「ブループリント」を使用することで、全プロジェクトが同じ構造、同じ列、同じレポート定義を持つようになります。
- これにより、データの収集とレポート作成が標準化され、管理の品質が向上します。
課題3：全プロジェクトの状況をまとめて把握するのが困難…
- 特徴：ポートフォリオ全体の可視化
- Control Centerによって作成された全てのプロジェクトから、重要なデータ（進捗、ステータス、リスク、コストなど）を自動的に集約します。
- これにより、個々のプロジェクトドリルダウンできるだけでなく、ポートフォリオ全体の健全性を示すサマリーダッシュボードをリアルタイムで確認できます。
課題4：途中でルール変更（例：新しいタスク列の追加）が必要になると、全プロジェクトへの反映が地獄…
- 特徴：変更管理の自動化（グローバルアップデート）
- マスターとなる「ブループリント」に変更を加えた際、その変更を既に稼働中の多数のプロジェクトシートにも一括で反映させることができます。
- これにより、プロセスの改善や変更に迅速かつ柔軟に対応できます。
課題5：完了したプロジェクトがワークスペースに溜まっていく…
- 特徴：プロジェクトのアーカイブ
- 完了したプロジェクトを自動的に別のワークスペースに移動させたり、ロック（読み取り専用に）したりする「アーカイブ機能」があります。
- これにより、アクティブな作業環境を整理しつつ、過去のデータも安全に保管できます。
Control Centerの活用事例
Control Centerは、以下のような「繰り返し発生し、かつ標準化されたプロセス」を持つ業務に最適です。
- PMO（プロジェクト管理オフィス）
- 全社のITプロジェクトや戦略プロジェクトのポートフォリオ全体を管理・可視化。
- 新規店舗の展開 / 新規拠点開設
- 店舗A、店舗B、店舗C…と、開設ごとに発生する「標準タスクリスト」「スケジュール」「予算シート」一式を自動生成し、本部で全店舗の進捗を一覧管理。
- （事例：米ピザチェーンのMOD Pizzaが新店舗開設プロセスを標準化）
- 新製品開発 / ローンチ
- 製品ごとに必要な開発フェーズ、タスク、承認プロセスを標準化。
- M&A（企業の合併・買収）
- 統合プロセス（PMI）における各部門のタスク進捗を管理。
- 人事（新入社員オンボーディング）
- 新入社員ごとに必要な「入社手続きタスク」「研修スケジュール」「必要書類シート」を自動で割り当て。
- イベント管理
- 大規模イベントや、複数地域で開催するセミナーごとに必要な管理セットを自動生成。
Smartsheet 公式ヘルプ・リソース
さらに詳細な情報や操作方法については、Smartsheetの公式ヘルプページをご参照ください。
- Control Center (学習トラック)
- Control Centerの基本的な概念や使い方を学ぶための総合ページです。
SmartsheetControl Center | Smartsheet ヘルプ記事
- Control Centerの基本的な概念や使い方を学ぶための総合ページです。
- Smartsheet Control Center の概要
- 機能の概要について説明されています。
- 機能の概要について説明されています。
- Control Center の中核: ブループリントの概要
- Control Centerの核となる「ブループリント」について詳しく説明されています。
- Control Centerの核となる「ブループリント」について詳しく説明されています。
Control Centerは、Smartsheetの活用を「個別のシート管理」から「組織的なプロセス管理」へと引き上げるための強力な機能です。
まとめ
今後もさらに、Smartsheet のエキサイティングな機能や機能強化の最新情報をお届けします。重要な作業を最大化するのに役立てていただければ幸いです。
Implement DigitalではSmartsheetの導入・実装・運用を支援するサービスを提供しています。
ご興味がありましたらお問い合わせください。
また、製品を無料で試してみたい方、ご購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。
