Category: Smartsheet

はじめに 複数のメンバーが関わるプロジェクト管理において、Smartsheet（スマートシート）は非常に強力なツールです。しかし、共同編集が容易である反面、「いつの間にか重要な数値が変わっている」「誤って行を削除してしまったが、誰がやったか分からない」といったトラブルに頭を抱えてはいませんか？データの変更履歴が追えない状態は、プロジェクトの予実管理における不透明さを招き、セキュリティやコンプライアンスの観点からもリスクとなります。本コラムでは、Smartsheetにおける「アクティビティトラッキング（操作履歴の追跡）」の具体的な方法を解説します。単なる機能紹介にとどまらず、これらの機能を活用してチームの責任感を醸成し、業務プロセスを改善するためのプロフェッショナルな視点もあわせてご紹介します。 Smartsheetで追跡できる「2つの履歴」とその使い分け Smartsheetには、ユーザーの操作を追跡するために主に2つの強力な機能が備わっています。目的に応じてこれらを適切に使い分けることが、効率的な管理の第一歩です。 セル履歴の表示（Cell History）: 特定のデータ（セル）がどう変化したか「点」で見る場合 アクティビティログ（Activity Log）: シート全体で誰が何をしたか「面」で見る場合 それぞれの具体的な確認方法と、どのようなシーンで有効かを見ていきましょう。   1. 特定データの変化を追う「セル履歴の表示」 「このタスクの期限、元々はいつだったっけ？」「予算の数値が先週と違う気がする」このように、特定の箇所の変更履歴を確認したい場合は、「セル履歴」機能が最も手軽で迅速です。   確認手順と活用シーン 対象のセルを右クリックし、「セル履歴の表示」を選択するだけで、そのセルに対する過去のすべての変更履歴が表示されます。 確認できる情報: 変更日時、変更したユーザー名、変更前の値、変更後の値 活用シーン: 進捗ステータスが「完了」から「未着手」に戻された理由を確認したい時 予算や工数の数値推移を確認したい時 Note: 上記は、セルを右クリックした際に表示されるコンテキストメニューのイメージです。「セル履歴の表示」がどこにあるかを示します。   プロの視点：変更理由のコメント活用 単に履歴を見るだけでなく、変更頻度が高いセルについては「なぜ変更したか」を会話機能（コメント）に残すルールを設けることをお勧めします。履歴機能は「事実」を伝えますが、「意図」までは伝えません。Implement Digitalでは、重要なマイルストーンの日付変更時には、必ずコメントで理由を付記する運用を推奨しています。これにより、後から履歴を見た際に文脈が理解でき、無駄な確認工数を削減できます。   2. シート全体の動きを俯瞰する「アクティビティログ」 プロジェクトマネージャーやシステム管理者にとって、より重要なのが「アクティビティログ」です。これは、シートに対して行われたあらゆる操作を時系列で記録した監査証跡（オーディットトレイル）です。   アクティビティログで確認できること 右側の機能バーにある「アクティビティログ（時計のアイコン）」をクリックすると、以下の詳細な操作ログを確認できます。 行の追加・削除・移動 添付ファイルの追加・削除 共有設定の変更 オートメーション（自動化）による変更 データの閲覧状況（誰がいつシートを見たか） Note: アクティビティログのフィルタリング画面のイメージです。期間指定やユーザー指定でログを絞り込める様子を示します。   強力な機能「スナップショット」の活用 アクティビティログの中で特筆すべき機能が「スナップショットの要求」です。これは、特定の日時におけるシートの状態をExcelファイルとしてダウンロードできる機能です。「先月末時点でのプロジェクト状況を再現したい」といった場合に、バックアップとしての役割も果たします。 トラッキングデータを「業務改善」に活かす ここまでは機能的な操作方法を解説しましたが、私たちImplement Digitalは、これらのトラッキングデータを単なる監視ではなく、業務改善の資産として捉えることを提案しています。 ボトルネックの特定 アクティビティログを分析すると、特定のタスクで頻繁に「期限の変更」が行われている傾向が見えることがあります。これは担当者の怠慢ではなく、「そもそも無理なスケジュールが引かれている」あるいは「承認プロセスで滞留している」という構造的な問題を示唆している可能性があります。履歴を「誰が間違えたか」の追及に使うのではなく、「どこに無理があるか」の発見に使うことで、チーム全体のパフォーマンスを向上させることができます。 自動化によるプロアクティブな通知 事後的にログを確認するだけでなく、重要な変更（例：予算オーバー、最終期限の変更）が発生した瞬間に管理者に通知が飛ぶよう「自動化ワークフロー」を設定することも重要です。これにより、ログを確認しに行く手間を省き、問題発生時の初動対応を早めることが可能になります。 Note: 特定の列が変更された際にアラートを飛ばす自動化設定の画面イメージです。 まとめ Smartsheetのアクティビティトラッキングは、プロジェクトの健全性を保つための「守り」の要であり、同時にプロセス改善のヒントを得るための「攻め」のツールでもあります。 セル履歴: 特定のデータの「点」の変化を即座に確認する。 アクティビティログ: プロジェクト全体の「面」の動きを監査・管理する。…

はじめに Smartsheetでは、効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Control Center」についてご紹介します。   Smartsheetの強力なプレミアムアドオン機能である「Control Center（コントロールセンター）」は、特に大規模なプロジェクト管理や標準化されたプロセスを多数実行する必要がある組織にとって、非常に強力なソリューションです。 Control Centerとは？ Control Centerは、Smartsheetのプレミアムアドオン機能（Businessプラン以上で追加購入可能）です。一言でいうと、「プロジェクトの自動生成とポートフォリオ（プロジェクト群）全体の一元管理」を実現するためのソリューションです。多数のプロジェクトを手作業でセットアップしたり、プロジェクト間の進捗を個別に確認したりする手間を劇的に削減し、組織全体で**一貫性のある（＝標準化された）**プロジェクト管理と、リアルタイムでの可視化を可能にします。  主な特徴とメリット Control Centerが解決する課題と、その主な機能（メリット）は以下の通りです。   課題1：新しいプロジェクトの準備が毎回大変…   特徴：プロジェクトの自動プロビジョニング（自動生成） あらかじめ定義した「ブループリント（設計図）」と呼ばれるテンプレート（必要なシート、レポート、ダッシュボードのセット）に基づき、新しいプロジェクト一式を自動で作成・展開します。 例えば、新しいプロジェクトの申請が承認されると、Control Centerが自動的に専用のワークスペース、タスクシート、ダッシュボードを作成します。   課題2：プロジェクトごとにルールや管理項目がバラバラ…   特徴：標準化と一貫性の担保 「ブループリント」を使用することで、全プロジェクトが同じ構造、同じ列、同じレポート定義を持つようになります。 これにより、データの収集とレポート作成が標準化され、管理の品質が向上します。   課題3：全プロジェクトの状況をまとめて把握するのが困難…   特徴：ポートフォリオ全体の可視化 Control Centerによって作成された全てのプロジェクトから、重要なデータ（進捗、ステータス、リスク、コストなど）を自動的に集約します。 これにより、個々のプロジェクトドリルダウンできるだけでなく、ポートフォリオ全体の健全性を示すサマリーダッシュボードをリアルタイムで確認できます。   課題4：途中でルール変更（例：新しいタスク列の追加）が必要になると、全プロジェクトへの反映が地獄…   特徴：変更管理の自動化（グローバルアップデート） マスターとなる「ブループリント」に変更を加えた際、その変更を既に稼働中の多数のプロジェクトシートにも一括で反映させることができます。 これにより、プロセスの改善や変更に迅速かつ柔軟に対応できます。   課題5：完了したプロジェクトがワークスペースに溜まっていく…   特徴：プロジェクトのアーカイブ 完了したプロジェクトを自動的に別のワークスペースに移動させたり、ロック（読み取り専用に）したりする「アーカイブ機能」があります。 これにより、アクティブな作業環境を整理しつつ、過去のデータも安全に保管できます。 Control Centerの活用事例 Control Centerは、以下のような「繰り返し発生し、かつ標準化されたプロセス」を持つ業務に最適です。 PMO（プロジェクト管理オフィス） 全社のITプロジェクトや戦略プロジェクトのポートフォリオ全体を管理・可視化。 新規店舗の展開 / 新規拠点開設 店舗A、店舗B、店舗C…と、開設ごとに発生する「標準タスクリスト」「スケジュール」「予算シート」一式を自動生成し、本部で全店舗の進捗を一覧管理。…

はじめに 「Smartsheetでプロジェクト管理をしているが、タスクのスケジュールが変更になるたびに、関連するタスクの日付を手動で修正するのが大変…」「先行タスクが遅れた場合、後続のタスクにどれくらい影響が出るのか、一目で把握できずに困っている…」   もしあなたがこのような課題を抱えているなら、Smartsheetの「依存関係」機能がその解決策となります。   依存関係を設定すると、関連するタスクが自動的に連携し、先行タスクのスケジュール変更が後続タスクにリアルタイムで反映されるようになります。これにより、手作業による更新漏れやミスを防ぎ、プロジェクト全体のスケジュール管理を劇的に効率化できます。   本記事では、Smartsheetのガントチャートにおける依存関係の基本設定から、より高度な活用法、そしてプロジェクトの遅延リスクを可視化する「クリティカルパス」の表示方法まで、実践的な視点を交えて徹底的に解説します。この記事を読めば、あなたもデータに基づいた精度の高いプロジェクト管理を実現できるようになるでしょう。 Smartsheetの依存関係とは？プロジェクト管理における重要性 まず、Smartsheetにおける「依存関係」とは、あるタスクの開始日または終了日が、他のタスク（先行タスク）の開始日または終了日に影響を受ける関係性を定義する機能です。この関係性を設定することで、タスク間に論理的な順序が生まれ、プロジェクトの現実的な流れをガントチャート上に再現できます。 なぜ依存関係の設定が重要なのか？ 依存関係を設定するメリットは、単にタスクが線で結ばれて見やすくなるだけではありません。戦略的なプロジェクト管理において、以下の点で極めて重要です。 スケジュールの自動調整：先行タスクの日程や期間が変更されると、後続タスクの日程が自動で再計算されます。これにより、手動での修正作業が不要になり、ヒューマンエラーを撲滅します。遅延影響の即時可視化：あるタスクの遅れが、プロジェクト全体にどのような影響を及ぼすのかを一目で把握できます。これにより、問題の早期発見と迅速な対策が可能になります。リソース配分の最適化：タスクの開始可能日が明確になるため、「いつ、誰が、どのタスクに着手できるのか」が正確に把握でき、リソースの無駄をなくします。 これらは、いわばデータドリブンなプロジェクト管理の第一歩です。勘や経験だけに頼るのではなく、タスク間の論理的なつながりに基づいてスケジュールを構築することで、プロジェクトの成功確率を飛躍的に高めることができるのです。 Smartsheetで依存関係を設定するための基本ステップ それでは、実際にSmartsheetで依存関係を設定する手順を見ていきましょう。非常に簡単ないくつかのステップで設定が可能です。 準備：プロジェクト設定で依存関係を有効にする 最初に、対象のシートで依存関係機能を有効にする必要があります。 シート上部のメニューバーから 歯車アイコン[プロジェクト設定の編集]をクリックします。 [プロジェクト設定] ダイアログボックスの [依存関係設定]タブを開きます。 [依存関係の有効化]チェックボックスをオンにし、[OK] をクリックします。 これにより、「先行タスク」と「期間」という2つの列がシートに自動で追加されます（既に存在する場合はそれが利用されます）。 「先行タスク」列でタスクの順序を定義する 依存関係は、「先行タスク」列に先行させたいタスクの行番号を入力することで設定します。例えば、行番号3の「デザイン作成」というタスクが、行番号2の「要件定義」の完了後に開始されるべきタスクだとします。その場合、行3の「先行タスク」列のセルに「2」と入力します。これだけで、「要件定義」が完了しないと「デザイン作成」は開始できない、という基本的な依存関係（終了-開始）が設定されます。 ガントチャートで依存関係が自動的に可視化される 「先行タスク」列を設定すると、画面右側のガントチャートビューに、タスクバー同士を結ぶ矢印が自動的に表示されます。これが可視化された依存関係です。この状態で、先行タスク（例：「要件定義」）の期間を延ばしたり、終了日を後ろにずらしたりしてみてください。後続タスク（「デザイン作成」）の開始日も自動的に後ろにスライドするはずです。この自動調整こそが、依存関係機能の最大のメリットです。 【応用編】依存関係の種類とラグタイムの活用 基本的な設定方法をマスターしたら、次はより高度な設定に挑戦してみましょう。プロジェクトの複雑な要件に合わせて依存関係を使い分けることで、さらに精度の高いスケジュール管理が可能になります。 4つの依存関係タイプを使いこなす Smartsheetでは、以下の4種類の依存関係タイプを利用できます。多くのプロジェクトでは「終了 – 開始 (FS)」が主ですが、業務内容に応じてこれらを使い分けることがプロフェッショナルな管理の鍵となります。 依存関係タイプ 略称 説明 具体例 終了 – 開始(Finish-to-Start) FS 先行タスクが終了したら、後続タスクを開始できる。 要件定義」が完了したら、「設計」を開始する。(デフォルト設定) 開始 – 開始(Start-to-Start) SS 先行タスクが開始したら、後続タスクを開始できる。 「コーディング」の開始と同時に、「テストケース作成」を開始する。 終了 – 終了(Finish-to-Finish) FF…

はじめに Smartsheetでは、効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Dynamic View」についてご紹介します。   Smartsheetのオプション機能であるDynamic Viewは、シート全体のアクセス権を付与することなく、特定の関係者と必要な情報だけを安全に共有・編集するための強力なツールです。これにより、プロセスの機密性を維持しながら、部門横断的なコラボレーションを円滑に進めることができます。 Dynamic Viewの概要 Dynamic Viewは、SmartsheetのBusinessプランおよびEnterpriseプランで利用可能なアドオン（追加）機能です。基本的なシート共有機能とは異なり、行レベルや列レベルで、ユーザーごとに表示・編集できる情報を動的に制御します。例えば、プロジェクトリーダーはプロジェクト全体の情報を把握しつつ、外部の協力会社や個々の担当者には、それぞれに関連するタスクの情報だけを表示・編集させるといった使い方が可能です。これにより、機密情報への不必要なアクセスを防ぎ、セキュアな環境で共同作業を実現します。 主な特徴 Dynamic Viewは、きめ細かなアクセス制御と使いやすさを両立させる、以下のような特徴を備えています。 詳細なアクセス権設定: ユーザーのIDや設定した条件に基づき、特定の行や列のデータを「表示のみ」「編集可能」「非表示」に設定できます。 シンプルなビューの提供: 各ユーザーには関連する情報のみが表示されるため、情報過多による混乱を防ぎ、作業に集中しやすくなります。 プロセスに沿ったガイダンス: マルチステップのプロセスにおいて、明確なガイダンスやガードレールを設定し、ユーザーを導くことができます。 機密性の維持: 元となるシートへのアクセスを許可しないため、データの全体像を公開することなく、必要な部分だけを共有できます。 自動化との連携: Smartsheetの自動化ワークフローと組み合わせることで、リクエストの承認、タスクの割り当て、進捗の更新などを効率化できます。 利用事例 Dynamic Viewは、その特性を活かして様々なビジネスプロセスで活用されています。 ベンダー・外部パートナー管理: 発注管理において、各ベンダーには自社に関連する注文情報のみを公開し、価格や納期などを直接更新してもらいます。他のベンダーの情報は完全に非表示にできます。 作業リクエストとチケット管理: IT部門や総務部門へのサポートリクエストを一元管理。起票者には自分のリクエストの状況のみが見え、担当者は割り当てられたチケットに対応します。 人事評価プロセス: 従業員、マネージャー、人事部門など、関係者ごとに閲覧・入力できる項目を制限しながら、評価プロセスを円滑に進めます。従業員は自身の評価のみを、マネージャーは部下の評価を入力・閲覧できます。 クリエイティブ制作の依頼: 制作依頼フォームからの入力をトリガーに、担当デザイナーに必要な情報だけを共有し、制作物の進捗管理を行います。 これらの例のように、Dynamic Viewは、関係者が多く、かつ個々の権限を細かく管理する必要がある業務において、セキュリティと効率を大幅に向上させます。 まとめ 今後もさらに、Smartsheet のエキサイティングな機能や機能強化の最新情報をお届けします。重要な作業を最大化するのに役立てていただければ幸いです。Implement DigitalではSmartsheetの導入・実装・運用を支援するサービスを提供しています。ご興味がありましたらお問い合わせください。   また、製品を無料で試してみたい方、ご購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。▶︎ ︎Smartsheetの無料トライアル

はじめに 「このタスク、完了したらあの人に通知して…」「毎週金曜には進捗レポートをまとめて…」プロジェクト管理や日々の業務では、こうした定型的な作業が数多く発生します。一つひとつは小さくても、積み重なると大きな時間的負担となり、時には通知漏れや更新忘れといったミスにも繋がります。もし、そんな「いつもやっている作業」を自動化できたらどうでしょう？今回は、多くの企業で導入されているプロジェクト管理ツール「Smartsheet」の強力な機能である「自動化」に焦点を当て、その概要から具体的なメリット、そして活用する上での注意点までを、分かりやすく解説します。 そもそもSmartsheetの「自動化」って何？ Smartsheetの自動化機能は、一言で言えば特定の条件（トリガー）が発生したときに、あらかじめ設定したアクションを自動的に実行する機能です。プログラミングの知識は一切不要で、「もし〇〇が起きたら、△△を実行する」というルールを設定するだけで、誰でも簡単にワークフローを構築できます。【自動化の具体例】アラートと通知: タスクのステータスが「完了」になったら、関係者に自動で通知メールを送信する。 タスクの期限が3日前に迫ったら、担当者にリマインダーを送る。 更新リクエスト: 新しい行（問い合わせなど）が追加されたら、担当者に詳細情報の入力を依頼する。 承認リクエスト: 予算申請の金額が入力されたら、上長に承認を依頼する通知を送る。承認・却下の結果はシートに自動で記録される。 行の移動・コピー・ロック: ステータスが「完了」になったタスク行を、別の「完了済みシート」に自動で移動させる。 承認された行をロックして、誤って編集されないようにする。 【実践編】5ステップで簡単！自動化ワークフローの作り方 では、実際にどのように自動化を設定するのでしょうか。ここでは、タスク管理シートで「ステータスが『完了』になったら、関係者に通知する」という最も基本的なワークフローを作成する手順を例に解説します。 ステップ1：自動化メニューを開く まず、自動化を設定したいシートを開き、画面上部のメニューバーから「自動化」>「ゼロから作成」をクリックします。 ステップ2：トリガー（きっかけ）を設定する ワークフローの編集画面が開きます。最初に「このワークフローをいつ実行しますか？」と聞かれます。これがトリガー（きっかけ）の設定です。今回は「ステータスが変更されたとき」がトリガーなので、「行が変更された場合」を選択し、「完了」という特定のステータスを指定します。 トリガーブロックの「実行するタイミング」で「行が変更された場合」を選択します。 「列の選択」で「ステータス」列を指定します。 「値」で「完了」を選択します。 ステップ3：アクション（実行する内容）を選択する 次に、トリガーが満たされたときに何を実行するか（アクション）を設定します。今回は関係者への通知が目的なので、「ユーザーにアラートを送信」を選びます。 ステップ4：アクションの詳細を設定する 誰に、どのような内容の通知を送るかを具体的に設定します。 送信先: 通知を送る相手を指定します。「担当者」列に入っている人や、特定のメールアドレスを選択できます。 メッセージをカスタマイズ: 通知メールの件名や本文を自由に編集できます。{{列名}}のように二重中括弧で列名を囲むと、その行のデータを件名や本文に自動で挿入できて便利です。（例：{{タスク名}}が完了しました） ステップ5：ワークフローに名前を付けて保存 最後に、このワークフローが何をするものか分かりやすい名前（例：「完了タスクの通知」）を左上の入力欄につけて、右下の「保存」ボタンをクリックすれば完了です！ 【応用】こんなアクションも追加できる！ Smartsheetの自動化では、以下のような多彩なアクションを組み合わせることも可能です。 アクションの種類 主なアクション 用途の例 関係者に通知する アラートを送信 更新リクエストを送信 承認リクエストを送信 変更の通知、情報の入力依頼、申請の承認依頼 シートを変更する 行をロック/ロック解除 行を移動 行をコピー 日付を記録 完了した行を編集不可にする、アーカイブシートに移動、操作ログを記録 データを変更する 担当者を割り当てる セルの値を変更 新規タスクに担当者を自動で設定、ステータス変更時に日付を自動入力 その他のアクション ドキュメントを生成 シートの情報を使って、PDFやDocuSignで契約書や請求書を自動作成（有償）…

はじめに 2025年にリリースされたSmartsheetの新機能と、今後リリースが予定されている機能についてご紹介します。 2025年（5月現在）にリリースされた主な新機能 Smartsheetは、ユーザーエクスペリエンスの向上、コラボレーションの強化、業務効率化を目的とした多くの新機能を2025年にリリースしました。 新しいビューの導入と強化 テーブルビュー直感的でモダンなグリッドスタイルのインターフェースで、リアルタイムの共同作業、スマートな業務管理、大規模なデータ処理に対応します。自動保存、クイック検索・フィルタリング、改善された数式編集などの機能が含まれています。(一般提供開始: 2025年4月1日) タイムラインビュープロジェクトを時系列で追跡し、製品リリーススケジュールなど日付ベースのイニシアチブ管理に適したビューです。 ボードビュースプリントプランニングなど、アジャイルおよびカンバンベースのワークフローを効率化します。カード上で直接チェックボックスを操作できるようになりました。(2025年4月16日) データ連携と管理の強化 データ統合パネル (テーブルビュー内)シートを外部データソースに接続するための新しい方法が提供されました。(2025年4月10日) チェックボックス機能の向上ユーザーエクスペリエンスと生産性を向上させる新しいチェックボックス機能が発表されました。(2025年4月22日) コラボレーションとコミュニケーション機能の向上 未読コメントフィルターコミュニケーションを効率化し、重要な情報を見逃さないようにするためのフィルター機能です。(2025年4月10日または4月15日) 新しいビューでの会話における絵文字絵文字リアクションやメッセージへの絵文字挿入が可能になり、コミュニケーションがより豊かになりました。(2025年5月12日) APIの機能強化 ユーザー削除APIの強化プランからユーザーを削除するためのAPIコントロールが強化されました。(一般提供開始: 2025年4月30日) ユーザーの非アクティブ化・再アクティブ化APIの強化ユーザーのステータス管理に関するAPIコントロールが向上しました。(一般提供開始: 2025年4月1日) 操作性と生産性の向上 新しい合理化されたコンテンツ作成エクスペリエンス新規アイテムの作成、ファイルのインポート、ピボットの構築、削除済みコンテンツの復元などの操作が効率化されました。(2025年4月7日) ファイルライブラリの承認機能レビューサイクルを簡素化し、フィードバックを効率化します。(2025年5月1日) ワークスペースパネルでのエクスポート機能ワークスペースから直接データをエクスポートできるようになりました。(2025年5月13日) フィルターの適用と無効化の容易化重要な情報に焦点を当てやすくなりました。(2025年2月20日) ボード上のスイムレーンの整理の容易化ボードビューの整理がより簡単になりました。(2025年2月19日) AIを活用した機能 データの集計やグラフの作成、タスクの洗い出しなどを効率化する生成AI機能が搭載されました。 その他 コレクション機能ワークスペース内の情報を整理し、特定の情報や作業に集中できるようにアクセス制御を容易にする機能です。 Resource Management と Smartsheet の連携強化ワークフローの効率化が図られました。(2025年1月23日) 管理センターの合理化低アクセスのレポートが削除され、管理センターが使いやすくなりました。(2025年3月11日) 今後リリース予定の主な機能 Smartsheetは、今後も継続的にプラットフォームの強化を予定しています。 データリンク複雑な数式を必要とせずに、シート間でシームレスなデータ参照を可能にする機能です。 動的なドロップダウンチームが構造化データとやり取りする方法を効率化する機能です。 列リンク機能Smartsheet全体での列のリンクと参照を簡素化し、重複を削減する機能です。 AI搭載の数式ジェネレーターテーブルビューの数式編集エクスペリエンスの一部として提供予定で、複雑な数式の作成を支援します。 Microsoft Teams との連携におけるアクセス許可の更新2025年5月に実施予定です。 これらの新機能や改善により、Smartsheetはチームの業務遂行能力と生産性の向上をさらに支援していくことを目指しています。詳細や最新情報については、Smartsheetの公式ウェブサイトや製品リリースニュースをご確認ください。 ＜ご参考＞ Smartsheet 製品リリース ニュース https://jp.smartsheet.com/content-center/product-news/release-notes Smartsheet コミュニティ –…

はじめに Smartsheet ダッシュボード内に動的なグラフを作成すると、データの傾向や指標をリアルタイムで視覚化できるため、より情報に基づいた意思決定が可能になります。グラフをダッシュ​​ボードに効果的に統合するためのステップバイステップ ガイドをご紹介します。 1. レポートウィジェットを追加する まず、ダッシュボードにチャート ウィジェットを追加します。 ダッシュボードの右上にある「鉛筆アイコン」（ダッシュボードの編集）をクリックします。 右側のツールバーで、「+」アイコンをクリックして「グラフ」を選択します。 注意: ダッシュボードを編集するために必要な権限があることを確認してください。 2. データソースを選択する グラフを設定する前に、グラフが表すデータを選択する必要があります。 「データとグラフタイプ」セクションで「データの追加」をクリックします。 表示されるダイアログの左側で目的のデータを含むシートまたはレポートを選択します。 同じダイアログの右側でデータ範囲を選択したら、「OK」をクリックします。  ヒント: 後でデータ範囲を変更する必要がある場合は、ウィジェットを編集し、「データの編集」をクリックして調整します。 3. 適切なグラフタイプを選択する データを選択したら、それを表す最適なグラフの種類を決定します。Smartsheet は、データの構造に基づいてグラフの種類を提案する場合があります。ただし、「グラフ ウィジェットの編集」フォームの右側にあるオプションから別の種類を選択することもできます。 グラフタイプ 説明 折れ線グラフ 平滑線グラフ ステップライングラフ 時間の経過に伴う数値の変化を示すのに最適です。 縦棒グラフ 横棒グラフ 積み上げ縦棒グラフ 積み上げ横棒グラフ 数値を直接比較するのに適しています。 円グラフ ドーナツグラフ 個々の数値がデータセット全体とどのように関連しているかを示すのに最適です。 注意：グラフが期待どおりに表示されない場合は、「行/列の切り替え」を選択してみてください。また、円グラフとドーナツグラフではゼロ値が表示されないことに注意してください。 4. サポートされているグラフタイプを理解する Smartsheet ではさまざまな種類のグラフが提供されています。 折れ線グラフ 平滑線グラフ ステップライングラフ 横棒グラフ 積み上げ横棒グラフ 列 積み上げ縦棒グラフ 円グラフ ドーナツグラフ 散布図  グラフウィジェットは以下の列タイプのみをサポートします。…

はじめに Smartsheetでは、使用方法の効率化と柔軟性をさらに高めるために、いくつものオプション機能を用意しています。今回は「Resource Management」についてご紹介します。 Resource Managementの特徴 Resource Managementは、プロジェクトのリソース管理を効率化するためのツールで、特にチームメンバーやリソースの可視化、計画、調整に役立ちます。主な特徴は以下の通りです。 1. リソースの可視化 リソースの稼働状況をリアルタイムで把握できます。チームメンバーの作業負荷、進行中のプロジェクト、タスクの割り当てなどを一目で確認できます。 ガントチャートやカレンダーでリソースの利用状況を視覚的に表示でき、リソースの重複や不足を早期に発見できます。 2. リソース計画と予測 プロジェクトに必要なリソースを計画し、最適な配分を行えます。リソースの過剰割り当てや不足を避けるための予測機能が充実しており、リソースの最適化が可能です。 3. リアルタイムの更新とコラボレーション プロジェクトメンバーや管理者は、リアルタイムでリソースの状況を更新・共有できます。これにより、チーム全体の協力体制が強化されます。 コメントやアクション項目をタスクに直接追加でき、チーム内でのコミュニケーションが円滑になります。 4. リソースの追跡とレポート作成 リソースの進捗を追跡し、効果的なレポートを生成できます。タスクの進行状況やリソースの利用状況を分析することで、プロジェクトの効率性を向上させることができます。 5. リソースのスキルマッチング チームメンバーのスキルを管理し、プロジェクトに最適なリソースを割り当てることができます。これにより、スキルに合ったタスクを割り当てることができ、パフォーマンスの向上が期待できます。 6. 統合とAPI連携 Smartsheetは他のツールやアプリケーションと連携が可能で、既存のワークフローに組み込みやすくなっています。例えば、Google WorkspaceやMicrosoft Officeとの統合、Zapierなどの自動化ツールを使って他のシステムとデータを連携できます。 7. リソースのパフォーマンス分析 リソースの稼働状況やパフォーマンスをデータとして蓄積し、分析することで、今後のプロジェクトに活かせるインサイトを得ることができます。 8. リソースプールの管理 複数のプロジェクトや部門を跨いでリソースを管理することができ、リソースプールの最適化が行えます。これにより、リソースの過剰割り当てや不足を防ぎ、全体的なリソース利用の効率を向上させます。  これらの機能を通じて、SmartsheetのResource Managementはリソースの管理や最適化を効果的に支援し、プロジェクトの成功に貢献できます。 詳しくは下記をご欄ください。https://jp.smartsheet.com/platform/resource-management?utm_source=chatgpt.com Resource Managementの新機能 2024年12月にSmartsheet と Resource Management の間のプロジェクト フェーズを統合する新機能を導入し、2 つの製品間でより統一されたシームレスなエクスペリエンスを実現できるようになりました。ユーザーは、Smartsheet でフェーズ列を設定し、開始、計画、実行などのフェーズをResource Managementに直接同期できるようになりました。この統合により、フェーズレベルでの時間、予算、リソース使用率の詳細な分析が可能になり、効率が向上し、意思決定が向上します。 フェーズ列を設定するには、シートの右側のナビゲーションにある [Resource Management] アイコンをクリックします。新しいシートの場合は、オプションの列まで下にスクロールし、[フェーズ] で [新しい列を追加] をクリックします。すでにResource Managementに接続されている既存のシートの場合は、メニュー…

はじめに Smartsheetは、プロジェクト管理、タスク管理、ワークフローの自動化など、様々な業務に活用できる強力なワークマネジメントツールです。その中でもダッシュボード機能は、プロジェクトの進捗状況や重要な指標を一目で把握できる視覚的なインターフェースを提供し、データに基づいた意思決定を支援します。Smartsheetのダッシュボードは、様々な種類のウィジェットを組み合わせて自由にカスタマイズすることができます。この記事では、ダッシュボードで利用可能な8種類のウィジェットの設定例と設定内容を具体的に解説し、それぞれのウィジェットの特徴を活かした効果的な活用方法をご紹介します。 1. メトリック シートの1 つ以上のセルのデータを表示できます。 設定例 設定項目 データとレイアウト アイテム 説明 データソース 元になるシートを指定します。 レイアウト URL がインデックスに登録されているかどうかレイアウトを以下から選択します。 ・上下に並べて表示 ・左右に並べて表示 タイトル アイテム 説明 タイトルを表示 タイトルの表示・非表示を指定します。 タイトル タイトルを入力します。 タイトルのスタイル設定 タイトルのスタイル（フォントサイズ、カラー）などを指定します。 ウィジェットの動作 アイテム 説明 ウィジェットの動作 クリックしたときの動作を以下から選択します。 ・何もしない ・データソースを開く ・別のサイトを開く ・Smartsheetアイテムを開く 2. グラフ シートやレポートのデータのをグラフで表示できます。 設定例 設定項目 データとグラフタイプ アイテム 説明 データソース 元になるシートを指定します。 含める列 含める列を指定します。 列名をカテゴリラベルとして使用 列名をカテゴリラベルとして使用するかを指定します。 最初の列を系列ラベルとして使用 最初の列を系列ラベルとして使用するかを指定します。 行/列の切り替え 行と列の切り替えを行います。 グラフタイプ…

はじめに Smartsheetのダッシュボードは、チームが必要とするすべての情報を一箇所に統合​​し、重要なデータをリアルタイムで表示できるコミュニケーションツールです。ダッシュボードの構成要素である簡単に構成できるウィジェットには、シートやレポートからのリアルタイム データが表示されます。今回はダッシュボードの作成方法と編集方法について紹介します。 新しいダッシュボードの作成方法 (1) 作成する場所（シートまたはワークスペース）に移動し「作成」をクリックします。 (2) メニューから「ダッシュボード/ポータル」を選択します。 (3)「名前を入力し「OK」をクリックします。 (4)ダッシュボードが作成されます。 ダッシュボードの編集方法 作成されたダッシュボードの所有者または管理者であれば、ウィジェットを追加したり、ダッシュボードの背景色を変更したりできます。追加の編集ツールには、ショートカットメニューからもアクセスできます。 (1) ダッシュボードを編集するには画面の右上隅にある編集アイコンをクリックします。 (2)右側のナビゲーション バーで、次のいずれかのアイコンをクリックします。　ダッシュボードのテーマ：ダッシュボード全体の色テーマやキャンバスの色を指定します。　ウィジェットの追加：ダッシュボードにウィジェットを追加します。　ウィジェットの設定：ダッシュボードでウィジェットを編集します。 (3)「ダッシュボードのテーマ」を選択した場合、以下のようにテーマと背景色を指定することができます。   (4)「ウィジェットの追加」を選択した場合、以下のように様々なウィジェットを選択することができます。   (5)「ウィジェットの設定」は既にダッシュボードに配置したウィジェットの編集を行う場合に利用します。以下は画像ウィジェットの編集画面となります。   (6) ダッシュボードの編集が完了したら「保存」をクリックします。 (7) 保存されたらダッシュボードが表示されます。　  以下は画像ウィジェットを1個配置したシンプルなダッシュボードです。 まとめ Smartsheet のダッシュボードには、データを統合し、洞察を視覚化し、効果的に共同作業を行うための強力なツールが用意されています。高度なカスタマイズ オプションを活用して、チームのニーズに合わせた動的でインタラクティブなダッシュボードを作成できます。これらの機能を活用してワークフローを変革し、より適切な意思決定を促進しましょう。 Implement DigitalではSmartsheetの導入・実装・運用を支援するサービスを提供しています。ご興味がありましたらお問い合わせください。 また、製品を無料で試してみたい方、ご購入のご相談などについては下記サイトをご覧ください。▶︎ ︎Smartsheetの無料トライアル